提高办公室档案管理工作效率的思考

提高办公室档案管理工作效率的思考

袁灿波

东莞市松山湖中心医院 广东东莞 523000

摘要：通过长时间的努力，国内发展环境大变样，这对各行各业而言无疑是利好消息。能否抓住难得机遇，关键要看办公室档案管理优秀与否。从实践的角度来说，管理效果并不理想。如不及时作出调整，企业发展势必磕磕绊绊。本文结合笔者的自身学习和工作经验，谈谈如何进一步提高档案管理工作效率，希望能给大家带来一些参考与启发。

关键词：档案管理；工作效率；提高策略

前 言

一代伟人马克思曾说过，要客观看待事物的两面性。国门的进一步打开，既拓宽了发展空间，也加剧了竞争局面。要不想被市场所淘汰，需要提高决策的前瞻性。档案是做决策的重要依据，但由于管理不当，以至于无法发挥最大效力。面对如此境况，是置之不理？还是勇于突破？必然选择后者。行动要坚定有序，先对办公室档案管理现状有个清楚认识，再分析提高工作效率的意义，最后有针对性地制定策略。

一、办公室档案管理工作现状分析

（一）人员能力不足

办公室档案管理工作一直在创新，而档案管理人员能力却没有太大的增长，这无疑给问题的产生提供了温床。具体表现有：档案乱堆乱放，很难形成一个整体。档案编码不规范，查找时间大大延长。没有严把档案借阅关，致使档案资料破损、丢失。档案管理尚且如此，更不要说档案应用了。

（二）管理制度落后

管理制度具有很强的约束力，是实现规范化管理的关键所在^[1]。当然，知道是一回事，做又是另一回事。经过调查发现，建立健全管理制度的企业并不多。造成这一切的原因是多方面的，如管理层存在认知偏差，人员任命过于随意，并且不重视管理制度建设。即便是管理层幡然醒悟，主动参与其中，也因跟踪不及时、不到位而导致效果不佳。基层人员秉持“当一天和尚撞一天钟”的态度，自然不会积极推动档案工作的转型升级。更有甚者，为了一己私利，对外透露核心机密，企业信誉和经济效益双双下降。

（三）管理设备缺失

近些年，党和国家致力于推进信息化发展。企业纷纷响应号召，着力打造信息管理系统。客观的说，基本实现信息化管理，但能发挥的作用十分有限。之所以这样说，是因为管理设备并不齐全。计算机是标配，但型号不同，功能大不相同。使用老式计算机，工作效率和质量都无法保证。没有配备先进的电子扫描机，就无法快速把纸质文件转化成电子文件。不重视信息管理系统的升级改造，不管是整理分析，还是搜索调取，效率都很低。随着档案数量的不断增加，管理设备缺失的问题还会进一步放大。

（四）档案利用率低

在企业经营发展过程中会产生大量资料，涉及到的内容十分广泛，种类还多种多样，无疑增加了整理归类的难度。就算是档案管理人员倾尽全力，把这件事做好，查询、借阅方面的问题也躲不开，这也是为何档案利用率始终不高的原因。

二、提高档案管理工作效率的意义

（一）顺应时代发展需要

顺时代者昌，逆时代者亡，这是恒古不变的道理。可是，深知此道的人并不多，以至于办公室档案管理和新时代相脱节，如不及时做出应对，企业落入发展陷阱也只是早晚的事。创新档案管理工作，不是一句空话，也不是一个口号，而要切实落在实处。企业一定要对内外部环境进行深入分析，并将分析结果作为做决策的重要依据，多措并举提升档案管理水平^[2]。目标达成之时，就是顺应时代发展之日。

（二）促进可持续发展

企业的可持续发展目标能否实现，取决于档案管理工作是否给予充分支持。详细记录各项经济活动，按照相关规范及要求进行整理归档，转化成电子文档，录入信息管理系统，同时将纸质文件放到指定位置，并做好防潮防火措施。保证档案资料的完整性和真实性，企业制定的决策才能具有前瞻性和战略性。

三、提高档案管理工作效率的策略

（一）加强档案管理意识

俗话说得好：“意识决定行动。”要想切实提升办公室档案管理工作效率，树立全新的档案管理意识是关键。管理者要率先纠正错误看法，深刻认识到档案管理的重要性。不管事情大小，都要亲力亲为，给基层员工做一表率。为进一步加快员工的思想转型，需要企业发起宣传攻势。线下发放宣传资料的同时，线上推送相关信息，并发起话题讨论。夯实思想基础后，便可凝聚力量奋勇前行。

（二）提高人员综合素质

档案管理人员的素质强弱直接关系到档案工作效率的高低，因此，企业要不断提高人员的综合素质^[3]。培训工作开始前，企业要做好摸排工作，了解员工的实际情况及具体需求。经过多方面考虑，制定切实可行的培训计划。在内容和方法上要注重创新，这样才能让档案管理人员能力有质的提升。需注意的是，授人以鱼固然有效，但远不及授人以渔。企业要设立专门的奖项，充分调动员工的学习积极性。每隔一段时间，或组织一场考试，或举办一场比赛，以检验员工的学习成果。经过了一系列的学习，档案管理人员的能力有了长足的进步，这时就可以组织实战演练，不断修正错误，助推档案规范化管理。

（三）建立健全管理制度

繁杂性是办公室档案管理工作的一大特点，要想保质保量完成管理任务，需要建立健全管理制度。首要任务就是，对档案管理岗位进行重新梳理，避免职责交叉。对人员能力进行测评，根据结果安排岗位。努力提升人员和岗位的契合度，有助于激发人员潜能，进一步提升档案管理工作效率。接下来就要让管理内容变得充实。具体来说，严格按照要求对各项经济活动记录进行分门别类，并统一进行标号。把属性相同的档案放到一起，并做好标记。采用不同的方法安置不同属性的档案，譬如纸质档案应置于干燥通风的场所，并进行避光处理。电子资料要存放在三个地方，分别是计算机、存储设备、网盘。简化借阅流程，提高借阅效率。做好相关记录，方便浏览借阅情况。借阅时间一到，档案管理人员立刻找借阅人，要回档案资料。如果借阅人尚未用完，就要约定好归还时间。如果已经用完，就要对档案进行全面检查。如果出现损坏的情况，就要着手进行修复，并追究相关人员的责任。

（四）实现信息化管理

信息技术是档案管理人员的得力帮手，在人机配合下，档案管理工作效率得到进一步提升。当然，能否获得预期效果，还要看信息化建设是否给力。引用先进的扫描设备，推进无纸化办公进程。往系统中添加搜索技术，显著提高搜索效率。合理运用大数据技术，掌握用户的实际需求，从而做到精准服务。有一点不得不提，信息管理系统要和其他系统连接紧密，这对提高档案资料的完整性大有裨益。

总结

新时期有新要求，广大档案人应有新作为。然而事与愿违，很多档案人的思想依然停留在过去，致使管理效率不高。为了充分发挥档案的作用，需要坚持“四步走”策略。第一步，重视宣传工作，加强管理意识。第二步，注重培训实效，提高人员素质。第三步，健全管理制度，规范管理行为。第四步，善用信息技术，提高管理效能。

参考文献

[1]张永诚.新时代办公室档案管理工作优化策略[J].办公室业务,2021(18):156+171.

[2]常茸茸.新时期办公室档案管理的有效性研究[J].办公室业务,2021(13):125-126.

[3]胡大利,邢磊.解析新时期办公室档案管理的创新思路[J].兰台内外,2021(05):40-42.