作者简介：

作者简介：

寇晓洁（1970.07—），女，汉族，籍贯：陕西西安人，工作单位：西安市莲湖区公证处，三级公证员，学士学位，专业：法学专业。

邮寄地址： 西安市莲湖区西关正街92号 莲湖文化大厦四楼，寇晓洁(收)，电话：18092240912。

关于公证档案工作的思考

寇晓洁

(西安市莲湖区公证处   陕西省西安市   邮编： 710082)

摘要：公证档案是公证机构在执业过程中形成的、由公证机构保管的与公证业务有关的各种文件材料。这些档案资料是公证机构各项工作的原始记录，具有凭证、参考和鉴定价值，对公证机构、公证员及其他从事公证业务的人员具有重要意义。

关键词：公证档案；管理工作；问题分析；策略思考

引言：公证档案是公证活动的真实记录，是公证机构依法履行公证职能的重要依据，是公证行业诚信建设的基础。近年来，随着我国经济社会的不断发展，在经济、民事活动中产生了大量的公证业务。在为公民、法人提供公证法律服务的过程中，公证机构产生了大量的业务档案。因此，对公证机构业务档案进行系统规划和规范管理，既是实现国家档案局《档案工作条例》要求的重要举措，也是提高我国公证工作质量和服务水平，促进公证事业发展的需要。

1.公证档案管理存在的问题

1.1归档范围和保管期限设定不合理

公证档案的保管期限可分为三种：永久保管、长期保管和短期保管。对公证档案进行长期保管的，以60年为期限，短期保管以20年为期限。《管理办法》只规定了公证档案的保管类型区分，并没有规定公证档案的保管期限。另外，一些公证档案的保管期限也有不合理之处。比如，对于涉及法律事实的声明（出生、死亡、婚姻状况、财产等），将其保管期限设置为永久。但是，涉及未婚、离婚或财产转移等情形，通常属于当事人在一定时期内的某些状况，这些状况会随着时间的推移而发生变化，因此将这种公证档案保管期限设为永久并没有太大的意义。

1.2电子档案管理存在困难

在公证人员的工作过程中，会有很多与录音、录像相关的公证材料。例如，在办理遗嘱证明、继承权证明、房屋买卖证明等公证事务时，公证机构使用音像设备，对办理过程进行了录音和视频，并以光盘的方式对其进行存储和管理。这就给公证机构的档案工作带来了新的需求，但是目前，公证机构在业务能力、保管技术、设施设备等方面仍然存在着较大的问题。

1.3档案保管存在安全隐患

由于公证机构的工作场地和档案库的空间都比较狭窄，存在公证档案与其他文件混存的问题。但因其数据量巨大，绝大部分的公证机构都采取了委托托管的方式来进行档案保管。当前，档案寄存机构对档案的保管方式、管理模式、库房条件等各有不同，一些保管机构未能满足档案库房的建设需要，这给保障档案的本体和信息安全带来了很大的威胁。

2.对公证档案工作有关思考

新修改的《国家档案法》于2021年开始实施，标志着国家档案法制建设的新阶段。新修改的档案法律在加强档案管理，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力的建设方面，都作出了清晰的规定，这些都是我们在新时代做好公证档案工作的基本原则。因此，有必要从公证人员的行业管理视角，对公证人员的档案管理工作进行更深入地了解，从而提高公证人员对公证档案管理的科学化和制度化水平，从而为公证人员的管理工作提供可靠的档案支持。

2.1制度建设方面，抓紧做好公证档案管理办法修订工作

《中华人民共和国公证法》对公证档案进行了具体的规范，其中一条就是：公证机构应当对公证档案进行有效地搜集与保管，对其进行分类立卷、归档；对法律、行政法规规定必须进行公证的其他档案，如在公证书有效期届满时，应根据有关规定，将其转交给当地的档案馆。由于我国公证档案在内容范围、载体形式、管理方法及使用方法上都有了较大的改变，因此，我国于1988年颁布的《归档办法》及《管理办法》已经不能满足我国公证档案管理的实际需求，亟待修改和改进。因此，应该立足于公证档案的管理实践，以问题为导向，并反映出业务需求，对公证档案的归档范围进行更多的界定，对保管期限表的设置进行详细的阐述，对销毁的程序和方法进行详细的规定，并对各个层次的管理职责进行强化。目前，全国人民代表大会常务委员会正对公证法进行执法检查，而作为公证法执法检查组的成员单位，国家档案局将会对公证档案工作进行积极地合作，并以此为机会，促进完善《公证档案管理办法》和《公证文书立卷归档办法》。

2.2在队伍建设方面，加强公证机构专兼职档案人才队伍建设

在公证机构的工作人员配置方面，各公证机构之间存在着很大的差异。在大型的公证机构通常都会有7到9名专门的档案管理人员，而中等和小型的公证机构，则只有1到2名专职人员来对其进行日常档案业务的管理。例如，北京市方圆公证机构的档案部门就有8个人，专门负责档案的收集、整理和数字化，使其档案的存档品质得到了很好的提高。而一些小型公证机构只有1位专职的公证人员，这对公证机构的工作质量有很大的影响。为此，就需要以公证机构为中心，把对公证人员的培训工作列入公证机构每年的项目中，以达到提升公证机构工作队伍建设的目的。

2.3在管理方式方面，探索公证档案集约式管理的有效实现形式

当前，我国公证机构的档案被分散在多家寄存单位，分布较为分散，情况复杂，一些公证机构在寄存单位上的花费高达上千万元，这对公证机构的保管和使用造成了不利影响。因此，当前提出一种以区域为单元，对公证档案进行集中管理的方案，即：在此基础上，以司法行政机关或公证机构为主导，以公证机构的名义，与档案寄存机构在档案保管、档案数字化等方面进行统一的谈判，从而达到减轻公证机构的财政压力，保证对公证机构进行标准化管理的目的。另外，还可以探讨设立公证档案专用室，以彻底解决公证档案的保管问题。

2.4在工作手段方面，进一步提升公证档案电子化水平

公证档案的电子化是公证档案保管困难的一项基本解决措施。当前，我国公证档案电子化尚处在起步阶段，所以要从长期来看，主动将其列入档案管理工作的总体发展计划和谋划之中。为此，应当在《管理办法》中对公证档案电子化的发展规划、平台建设、安全保障等内容作出规定，并加速建立与之相对应的法律制度以及相应的标准方法，鼓励发展良好的公证档案组织进行积极、有意义的探讨，同时也要适时地对其进行总结。

总结语：总而言之，公证档案是国家档案和机关事业单位档案的重要组成部分，也是当前公证人员办理业务过程中经常使用到的重要辅助依据之一。因此，对公证档案进行深入细致地分析，有利于帮助公证人员了解和掌握公证机构在开展业务工作过程中形成的各类档案材料，并有效地将其归档保管起来，在日后需要使用时能够快速查找，避免因查找困难而造成不必要的损失。

参考文献：

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[2] 金红.加强公证档案管理工作的对策[J].黑龙江档案,2015(04)

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