浅谈档案管理工作的优化方法

浅谈档案管理工作的优化方法

田强波

哈尔滨市人口和计划生育药具管理站黑龙江哈尔滨150000

摘要：事业单位的发展，不仅能够推动社会经济发展，也会为人们提供更加优质的服务。在事业单位的管理工作中，档案管理是一个重要组成部分，随着单位体制改革的深入进行，有必要优化档案管理工作。只有对事业单位档案管理进行有效且合理的优化，事业单位才能得到进一步的发展。事业单位档案管理是发展的基石，如果事业单位想要得到进一步的发展，就要根据现阶段事业单位档案管理工作面临的问题，积极找出相应的解决办法和措施。

关键词：事业单位；档案管理；优化方法

前言

事业单位是从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会组织，汇集了专业人员开展专业服务活动，是社会经济顺利运转的重要力量，档案管理就是对档案信息进行收集、整理、保存，并且开展一系列服务活动。档案管理在事业单位日常管理和全面发展中占据着重要地位。然而，目前事业单位在档案管理上存在不足，影响到自身的长远发展，急需改进和优化。

1.事业单位档案管理工作中出现的问题

1.1档案管理受重视程度低

事业单位对档案管理工作还不够重视，导致档案工作在事业单位中普遍受关注度相对较低，在管理运用上也很简单。以人事档案为例，由于工作人员受专业技术限制，流动性较小，一般在新进人员建档后，除了升职等较少的场合需要一些档案变动之外，基本上都处于档案保存的静止状态。因此，主要的精力都放在专业职能的落实上的事业单位在对待档案管理时表现出可有可无的态度。档案管理没有得到应有的重视，一是会造成档案信息的不完整，例如，有的事业单位不按照正常周期完成档案更新任务，甚至只要上级不检查就不开展档案完善工作，造成了相关资料不但杂乱而且缺少重要的信息，一旦面对档案查询或调用等工作要求时，手忙脚乱或不能给予充分满足的情况就常常发生。二是会削弱档案工作人员的管理意识和工作积极性，不但会降低档案工作的日常效率，而且会在面对事业单位的机制变革时，因为缺少创新意识和创新能力而难以适应新的环境，对事业单位的健康成长带来不利影响。对此事业单位领导部门有必要做出一些调整和开设事业单位监理部门，以做到对档案管理的高度重视。

1.2档案管理人员专业能力不足

管理人员是档案管理的落脚点，而这些人员以新入职员工为主，不仅缺乏专业知识，而且不具备工作经验。事业单位的业务培训不到位，导致工作人员的管理意识薄弱，没有掌握档案的分类管理方法。再者就是档案员身兼数职，在档案工作中投入的时间和精力都严重不足，档案收集的完整程度和齐全程度得不到保障，档案丢失，应归未归的现象时有发生。此外，多数档案员仅接受了简易的任职培训，业务能力弱，以致多数事业单位档案规范化水平低。特别是与行政机关单位不同，事业单位除文书档案、人事档案、会计档案外，还有科技档案和专业档案。科技档案和专业档案是反映专门领域活动的档案，对档案员的业务能力要求更高。档案员专业技术水平较弱，流动性强，已成为了事业单位提升档案管理水平的直接制约因素。

1.3基础设施设备建设不完善

因为对管理工作不重视，导致事业单位内的管理设施匮乏，一些设备的引入，如计算机、扫描仪等，不是为了提高工作效率，而是能用就行。具体到档案部门的布局，存在办公区、存储区、查阅区不加区分的现象，不仅影响管理工作的开展，还容易丢失档案信息。现在档案工作需要升级发展，因此需要在更加先进的基础设施支持下才能达到更高的高度。例如，要使得档案管理脱离“信息孤岛”的困境，实现信息的广泛共享和交流来加大档案信息的价值体现，就需要在硬件设施设备上升级，增加计算机硬软件等提供必要的处理能力和信息流通渠道。而当前的状况显示，事业单位在这一领域的工作中对设施、设备的配备都不是很好。其中，在设施上，事业单位将旧有的办公室直接用作档案管理室的情况很常见，基本的防火安全工作要求都难以保证，安全设施购备不全，没有设置灭火器、烟感器、监控系统，增加了火灾、失窃的发生风险。；在设备上，最多会配备一两部电脑作为基本的录入保存工具，而防止一些纸质材料变异的除潮除湿装备等非常少见。另外，在面对信息化时代发展环境时，事业单位在档案工作上也逐渐开始进行了一定的信息化改造，但主要是进行了计算机数据储存和联网信息传递，很少采用专业档案管理软件来替代原有的人工管理，因此，难以提升管理效率，在档案服务上落后于当前事业单位发展的需要。

2.优化事业单位档案管理工作的方法

2.1树立重视档案管理的思想

重视档案管理，严格落实把控档案管理工作是事业单位向社会经济负责的前提条件。事业单位应该从领导开始重视档案管理的重要性，正确树立档案在单位中的位置，为了提升档案管理的建设效果，必须要提升对档案管理的认知程度，从行政上推动档案管理的发展。明确规定档案管理的工作内容，根据单位整体的工作计划与方向，详细规划档案管理的业务目标并制定考核标准，推动档案管理工作步入正轨。完成上述工作后，建立与完善单位内部的针对性档案管理方案，保证其有序开展，通过对制度的执行力突出档案管理的重要意义，使其发挥在单位中应有的效益，不断深化改革档案管理相关内容，优化事业单位档案管理满足单位的发展需求。

2.2提高管理人员的工作素质

管理档案工作的改善，最终还要落实在工作人员的身上。只有管理力量的强化和升级，档案管理的各项创新改进活动才能得到及时的开展，管理规定也才能一一落实到位。因此，为了强化档案管理力量，首先要配备专门的档案员，事业单位要求每一个人都要有极强的责任意识，超强的自我约束能力。同时监管体系也要设置一些惩罚制度和规定，对于违反规定和规范的人，要做到严肃处理。领导干部要做到以身作则，对工作认真负责，严格要求自己。相反，如果档案管理部门领导干部，缺乏责任感，那么下属工作人员很难做到依旧以认真负责的态度对待工作。同时要以专职人员来保证专业管理，通过对专业工作人员的职业道德和专业素质培训上加大工作力度，使专业工作素质提升来推动日常档案管理工作效率的提升，利用专业创新意识的培育来打开档案工作的新格局。

2.3对档案管理相关设施升级

在提高档案管理意识，摆正管理位置的前提下，事业单位应当按照上级部门要求，逐步提高对这一工作的经费投入，在设施和设备上加大支持和保障力度，有计划、有层次地逐步构建完成专门的档案储存空间。事业单位还要对档案室进行升级改造，办公区、存储区、查阅区要分别设置，保证内部环境干净整洁。各种装具和设备的配置，应该符合规范标准，满足日常管理工作的需求，并加强防火防盗工作。在档案室内部，不能有给水管道、排水管道穿越，也不能设置消防栓，为管理活动创建良好的氛围。

3.结语

在新时期，事业单位档案管理工作迎来新的发展机遇，为了得到更好的发展，我们要对解决当前档案管理遇到的问题。档案管理是事业单位管理工作的一个重点，目前管理中存在的问题多，主要是缺乏对档案管理的重视、档案管理的工作人员专业素质不足、基础设施设备建设不完善等，对此，应该营造重视档案管理的工作气氛、完善管理体系、创新管理方法、落实业务培训，并对档案室升级改造，如此才能提高管理效率和质量，推动事业单位健康发展。

参考文献：

[1]郑勇.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].福建质量管理，2016.03：38

[2]郑立彬.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].科技传播，2016.15：163-164.