档案信息化建设与档案管理的几点思考

档案信息化建设与档案管理的几点思考

张丽

云南省泸西县档案馆云南省泸西县652499

摘要：档案的规范化和信息化是档案管理的最终方向，档案管理在高新技术是以计算机管理为基础的，是能够不断增强我国档案管理能力和工作绩效的重要抉择，特别是21世纪信息普及的大前提下，提高电子档案安全性和规范性更加必要。所以，这篇文章根据档案的信息化建设与管理研究讨论，同时给出了几点相关建议，为促进档案的规范化和信息化建设指明方向。

关键词：档案；信息化；管理

前言

21世纪由于经济的提升，信息化环境也随之而来，我们所生活的环境不断从落后的工业化阶段演变为先进的信息化社会，在如今信息发展的如此快速，谁能够优先了解到第一讯息、完整讯息，谁就能优先获取信息的控制权，主动权，也说明了，信息是能够促进社会不断进步发展的关键改革因素。信息的重要传递方式就是通过档案，档案中有各种各样的讯息，以往的纸质档案所具有的功能以及更不上时代发展的步伐。所以，为了促进社会的发展，为实际生产提供必要的服务，要提高档案管理信息化水平就是大势所趋了，同时要采用配套的管理方案，推动我国档案管理信息化的发展步伐。

一、档案信息化建设的基本内容

1、档案管理信息化的硬件配备

之所以称硬件，就是能够推进我国档案管理信息化的前提配备，比如计算机、相关管理软件、局域网、数据库等，是促进档案管理信息化进程能够持续进行的关键因素。所以，发展档案管理信息化，前期要安排好档案管理信息化的硬件设备最为重要，为推动后期档案工作的规范有序的进行做好预期准备，主要涉及几个方面：一是深入开展对计算机的推广工作，配备足够多的计算机能有效促进计算机档案的高效率的完成、推动档案管理系统信息化的稳步发展，所以，在档案管理信息化发展进程中，应该具备足量的计算机；二是局域网的普及和数据库发展，局域网在档案管理工作中的信息转换、传递中起着重要作用，然而数据库却影响着资源分享，不能完成信息资源传递和分享的档案信息化发展是不符合规范的，所以，档案管理信息化发展进程中，加大力度普及局域网和设立档案管理信息数据库，按照标准对电子档案进行统筹规划，达到资源共享，来增强档案管理信息的利用率；三是相关配置软件以及系统的建设，是能够有效促进档案管理信息化的主要技术保障，具有档案信息查询、存档和输入等职能，所以，在档案管理信息化发展进程中，要积极建设信息系统和相关配置软件的建立，发展和普及通用软件和系统，来不断推动档案管理信息化的进程。

2、档案信息化的软件建设

之所以称软件就是与硬件设备不同，能够推进我国档案管理信息化能够顺利进行和完善的软性前提条件，为档案管理信息化未来的进步和发展打下坚实的基础，其中涵盖三方面：一是法律要求，只有有法可依，有完善的法制体系的存在，才有可能推动我国档案管理信息化的稳步前行，在我国的国情依法治国的要求下这是必要的；二是档案管理体系的制度规范性，没有规矩，无以成方圆，健全的档案管理体系离不开坚实的制度来维护，是在法制的前提下我们必须要实施的操作步骤；三是人才的发掘，没有人去操作，任何程序难以实现，人才是关键，他的素质影响着档案体系的建立。

二、信息化背景下的档案管理建议

1、调整档案管理方式，健全档案信息资源管理体系

档案管理在信息化发展的大前提下跟传统的纸质化系统大不相同，虽然纸质文档能及时翻阅、查找和资源分享等长处，但是通常伴随着文档数量多，材料复杂，总是存在着各种不便，对于资料的保密性和搜索效率难以保证。所以，建立健全文档管理体系主要有两方面：一是熟悉掌握管理制度，坚定执行可实施方案，如果中间流程发生情况，极有可能导致档案信息资源的完整性和可行性；二是不断建立健全档案信息管理的制度以及法制进程，有效推动档案管理体系的整个工作流程，完善制度体系的建立。

2、提高档案管理服务意识，创新档案管理服务方式

信息化管理的主要目标就是达到档案资源管理的共享性，为社会提供服务。所以，在档案管理信息化的发展进程中，加大力度提高档案管理人员的工作意识，更新档案管理模式，主要内容有：一是提高档案管理工作人员的操作意识，更换传统档案管理的服务理念，“注重保管，忽视服务”，将需要公开的档案资源，不仅有公开的必要，还有不定时的改进策略；二是不断加强档案资源的查询信息的能力，档案信息体系的完善主要是为了查阅资源的便利。

3、完善技术维护体系，推动档案管理

档案管理体系的发展重要的一个特征就是广泛应用于先进技术。其中两项就是：一是有效的利用专业高新技术项目人才，对常规的档案管理体系进行调节、更新和整改，促进档案管理的安全性能；二是切实推进档案管理的可行性战略方案，减少工作漏洞，并且有效地将纸质资源中出现的照片、文字信息利用数字化技术进行电子档的管理。

三．档案信息化建设的内容

（一）配置基础设施

在相关设施的各种软硬件都配置妥当的基础上，我们才可以更加高效的去推动档案管理体系的建设。只有完善档案信息体系网络化，才能达到档案资源的传递和转换，档案信息体系网络化是配备基础信息的关键因素。因此，要加大力度的完善局域网，同时推广计算机资源的文档管理。

（二）完善档案讯息资源

以往的档案管理体系对于过量的文档资料，难以系统的管理，加上调用资料的繁琐程序，以此加大力度健全档案管理体系是很必要的。普及档案信息的数据库，有序的整理相关档案资料，以及更明确的分类方式，达到数字化系统，能较好的推动档案管理体系的建立健全。

（三）基本系统的建立

提高应用的工作效率，推动开发系统满足软硬件的兼容性和通用性，来配合政务网以及互联网各网站的推广应用。

（四）标准化的普及

在档案管理体系的发展进程中，一定要严格按照标准对档案管理的各个步骤来规范操作。因此来提高工作效率，完善档案管理信息的建设。

四、对档案信息化建设的相关建议

（一）完善档案管理信息化的体系

1.需要熟知管理制度，扎实推进《电子文件管理暂行办法》的实施。同时，要不断的健全管理制度，对每个部门开展联动机制来实现对文件管理的操作，来达到各方面监察电子档案。

2.提高电子政务的工作水平，完善电子政府以及档案管理体系的建设。

（二）电子文档和信息资源共享

1.切实可行的工作方案，实行有力的监管和排查，以此推动数字化技术的平稳进行。

2.纸质材料和电子材料一并存档，图文有理有据。

（三）健全技术的支持

1.健全设施的投放，重视技术的发展；

2.利用其它先进专业技术来维护本系统。

（四）创新服务

1.档案讯息的网络搜索，把无隐私信息，推广到网络平台，人们可以快捷查询想要的信息。

2.把资源分配整理，同时健全相关信息。

五.结束语

由上面所提到的，档案管理体系是很有必要设立的。所以，要有效促进我国档案体系的建立，要准确掌握档案管理体系建立需要的硬件配置和软件要求的大致内容，为了在以后的档案管理体系进程中及时的掌握信息，做出技术、管理等方面的应对方案，因此既要推动档案管理体系建设，又要较好利用档案资源，促进社会的良好发展。

参考文献：

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[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014，23：150-151.

[3]宋英梅.谈档案信息化建设与档案管理[J].科技创新与应用，2012，30：318.