浅谈医疗设备文档管理

浅谈医疗设备文档管理

漆向龙

漆向龙(新疆昌吉州人民医院设备科831100)

【中图分类号】R197.39【文献标识码】B【文章编号】1672-5085（2013）04-0396-02

【摘要】目的加强医院医疗设备的档案管理。方法建立医疗设备档案的意义。从医疗设备档案管理的特点，对医疗设备档案管理进行收集、归纳综合性管理方法来有效的管理医疗设备档案。结果建立和完善医疗设备档案的科学管理，发挥医疗设备档案的服务作用。结论要根据医疗设备档案的特点，加强制度化、规范化管理、多形式、多途径开发利用医疗设备档案资源。加强医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，其管理水平的好坏是保证临床、教学、科研等工作的顺利进行，为医疗安全提供有力的保障。

【关键词】医疗设备档案管理

医疗设备档案，是指在从申请到、论证、购买到失效的全过程所产生的各种载体资料。包括文字、图纸、照片、光碟、软件包等。为了确保这些资料的真实性，完整性、建立规范的医疗设备档案管理是非常有必要的。

一、建立医疗设备档案的意义

第一，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考.

第二，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于使用频率和操作的频繁性，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出

二、医院设备档案的必要性与其形成

医疗设备档案是从医疗设备从购买到使用最后到报废全部记录。设备档案在医院购置过程中主要有以下内容：1、申请设备材料、可行性的论证报告。有关调查材料、批复文件；2、谈判记录、招标记录、协议；3、到货通知、提货单、发票影印件；装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸；4、开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告；5、设备使用操作章程、维修管理办法、制度；6、人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录；7、设备报废申请及处置结果。所以说建立和健全医疗设备档案能为领导和专家的论证及设备的引进提供有了的证据。为同类设备的更新换代提供依据。也为设备维修人员提供有力保障的维修信息，可以避免因不规范的操作造成的事故，为医疗安全提供有效地保障。

三、医疗设备的归档内容与范围

我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。完整的设备档案包括：设备的购置申请、论证报告、批文、招标公告、投标邀请书、开标记录、招标报告表、中标公示、中标通知书、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件（说明书、合格证、保修单、操作手册等）以及设备转交、转让、报废等资料。

四、建立和完善医疗设备档案的科学管理

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化，以更好的为其部门提供方便、及时、有效地服务。医疗设备必须坚持统一集中管理的方法，这样才能保证其完整性和利用率。

1、建立完善的管理网络

医疗设备档案的计算机管理系统医疗仪器设备档案的收集、整理完善、保存是一项任务重、工作量大又慎密细致的工作,目前多存在着资料管理的不完整性、任意性、资料查找的不方便、盲目性等缺点。要改变运行模式,又要面对信息激增的挑战,最行之有效的对策就是采用以计算机技术和现代通讯技术为基础的自动化信息管理系统,标准化工作是医院医疗仪器设备档案计算机管理工作的基础和前提。要编制一套科学、合理、简便、实用的仪器档案管理程序,可按科室检索、时间检索、金额检索、类别检索等,在编制过程中应充分考虑检索及统计的全面性、方便性和实用性。

设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。根据《档案法》的规定依法治档，强化各级管理人员的依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录；每次使用后都做好相关的资料以便以后查阅方便。没年将整理好的资料报给相关负责人，经查实后存入档案中，在医院中医疗设备档案形成一个有效地管理网络。

2、确定医疗设备的归档范围

我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容：(1)设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。(2)将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。

3、建立健全的归档制度

为了建档的完整性,在设备购置前必须获取全面的资料。从设备论证到开箱验收的整个过程中,要注意技术资料收集齐全。当医疗设备到院后,档案管理人员和设备维修人员要共同开箱验收并当场填写验收报告,将随机资料收集整理好一并装入档案盒,登记建档。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入档案。

五、总结

现今信息时代,对医疗仪器设备档案管理提出了新的要求,要充分发挥计算机管理的优势,开发医疗设备档案智能管理系统,从过去的手工记帐静态管理模式向计算机智能化动态管理模式的转变。档案管理人员将档案定时分类地输入数据库管理系统,通过网络使不同部门能够及时、完整、方便地查询医疗设备的原始档案和相关资料,随时掌握全院医疗设备的运行动态。利用计算机检索、统计、报表的高效性,为医疗设备效益分析提供资料,及时向医院管理层提供科学的分析报告,为医疗设备合理、高效使用、维修、保养、科学管理及计划引进、合理选型提供依据,做到档案管理组织落实、责任落实、制度落实、措施落实、服务落实,从而使医疗设备档案的管理工作正规化、科学化、智能化、网络化，更好的为现代医院发展提供服务。