信息时代档案管理工作面临的问题及对策毕美芬

信息时代档案管理工作面临的问题及对策毕美芬

毕美芬

云南省泸西县档案馆云南省泸西县652499

摘要：在20世纪末期，我们已经进入了电子信息化时代，使用电子信息技术来处理一些文档、数据、资料等这么方面的东西更加快捷方便，电子信息技术也已经深入到了我们的生活当中来了，并且我们的日常生活离不开电子信息技术。在现在的一些办公方面使用的电子信息技术的面很广，档案管理方面以前使用的是传统的纸质档案，这种档案管理起来十分的麻烦，给档案管理工作带来很多的麻烦。信息时代使用电子信息档案管理，但是我国的电子档案管理还处于起步阶段，档案管理方面还存在很多的问题，本文研究信息时代档案管理工作面临的问题及对策具有十分重要的现实意义。

关键词：信息时代；档案管理；问题；对策

前言

我国的各行各业、经济、文化、科技、生产生活等方面发展的速度非常快，档案作为记录这些信息的工具受到显得十分重要，对其的管理工作必须要做好。如果管理工作出现问题对于社会、集体和个人的影响还是很大的，所以我们要切实的抓好档案管理工作，在电子信息化时代，档案的管理已经在由传统的纸质档案向着电子档案的方向发展，但是档案的管理依然存在较多的问题。本文首先讲述了电子信息技术在档案管理中起到的作用，然后重点分析了档案管理工作中存在的主要问题，最后针对这些问题提出了提高档案管理的一些对策和建议。

1、电子信息技术在档案管理工作中起到的作用

自从电子邮件、电子档文件等出现以来，它的高性能就注定要取代传统的纸质档案管理方法，电子文件和档案具有传送方便、保存方便、修改方便等特点。对于电子信息化的档案来说，城建的档案管理者只需要在网上建立一个档案库，将一些档案信息分类放在这些档案库中保存起来即可。如果对于自己保存的城建档案的安全性能不放心，可以设置网络安全密钥，增加城建档案的安全性，电子版的城建档案可以无限制的放在那，一般的档案也不会占用多少内存，所以管理起来十分方便。并且将电子档案的资料分类存放之后，查找起来也是十分的方便。城建的有关档案管理部门对外的服务模式也由传统的模式变成了现在的电子信息模式。

2、我国的档案管理工作中存在的主要问题

我国的很多的档案馆都是在20世纪八十年代建立，基本就是改革开放以后建立的，那是后建立的档案馆只有那些大城市才能具有MIS系统。而电子信息档案建立的时间是在20世纪90年代。但是那是建设的电子档案存在很多的问题，并且局限性很强，所能容纳的内容很少，和现代化的电子信息档案的标准存在很大的差异。主要存在以下几个问题：

2.1电子档案的标准化不够完善，有待提高

对于档案的全面信息化管理模式要想实现，就需要将城建档案的管理工作细致化、科学化以及规范化。但是我国的电子档案的管理还处于一个刚刚起步的阶段，和一些发达国家的城建档案信息化管理还有着很长一段距离。因为我国的电子档案没有统一严格的标准化，导致本来同样的电子档案，复制到其他地方不是格式有问题就是内容存在差异，和预期的效果有较大的差别。因为没有统一的城建档案标准，导致城建档案的信息化管理上有很大的困难。

2.2城建档案信息网络的技术还有待提高

信息网络技术十分强大，使用起来能让很多事变得十分方便，如果将网络信息化技术科学合理的使用到城建档案的管理中来，将会给管理工作人员带来很多的便利，同时也能大大减少城建档案管理者的工作时间。但是现在的城建档案管理部门认为网络电子信息档案不够安全，信息容易泄露，基本上没有使用网络信息技术，还是十分传统的纸质、光盘、硬盘来保存档案，随着社会的发展，已经城建信息资料的使用量的加大，传统的保存方法以及不能满足使用者的需要，需要合理科学的利用网络技术来改变这一局面。2.2.2档案管理的制度比较落后，管理缺乏标准规范

2.3档案的管理工作缺乏标准化规范化

档案管理工作的主要任务就是要让档案变得标准规范，但是现阶段很多的档案管理人员忽略了档案管理工作的本质。在电子网络信息化时代，不少发达先进一点的地方档案已经开始全面的电子档案管理，电子档案想要修改十分简单，对于电子信息档案的管理者来说，可以将自己需要的资料、数据、图纸以及相关信息资料进行分类、整合处理，从而变成自己所需的形式，汇总在一起这样无论是管理上还是预览查看都十分的方便。电子档案按照类别分类存放，创建一个文件夹，并注明资料的类别，在别人查阅还是管理者自己以后要添加相关信息十分方便快捷。总的来说，电子信息档案具备几大特点：管理方便、保存方便、查阅方便、灵活以及不需要占用空间。但是这就导致了很多的电子档案管理人员在管理修改档案信息不按照规范化的流程来，导致一些档案信息出现错误、不规范标准的现象。我国的档案管理普遍存在缺乏标准规范的档案管理制度，档案管理不科学合理，档案管理的操作不规范，负责档案管理工作的人工作态度不够认真。很多地方的档案管理还是沿用以前的档案管理制度，不管适不适合当地档案管理的特点，生硬的套用，导致档案管理工作效率低、质量差，满足不了现在化的单位和个人对档案记录整理再到管理的要求。

2.4档案管理者专业素质有待提高

现在很多的档案管理工作者在给客人服务是态度比较差，还缺乏相应的专业技能，在做档案资料收集整理工作时没有正确的方法，效率很低，质量也比较差。在做档案管理工作时态度也不认真，造成不少档案信息出错。我国的档案管理人员缺乏将网络信息技术和档案管理相结合的专业技术，导致档案管理工作效率低。没有专业的档案管理软件，档案管理的思想和手段都比较落后，总之档案管理工作者的专业技能和素质有待提高。

2.5电子档案安全性和保密性工作管理有待加强

电子档案虽然可以提高管理的效率，同时还可以在电脑将这些信息、看法以及意见添加进去，保存在电子档案中，十分方便。档案管理者还可以把档案中的一些公共信息资料制作一个链接，别人只需要在网上打开这个链接就可以预览，十分方便。电子档案，可以供很多人一起看，而传统的纸质档案就不行，还可以将一些需要预览电子档案资料的人员创建一个群主，将档案信息资料放在群文件中供大家预览查看。但是电子档案存在一个非常重大的隐患，就是电子档案信息的安全问题，电子档案的保密性如果做的不好，就容易引起信息泄露，给企业单位乃至个人带来巨大的损失。同时现在有不少的网络黑客窃取电子档案信息来做一些违法乱纪的时间。我国的电子档案信息的保密工作做的还远远不够，网上经常有报到电信诈骗，窃取客户的银行账号密码来盗取客户的钱，等都是因为档案信息出现泄露，有的可能是档案管理部门个别人将信息泄露卖给别人，也有是窃取网上的电子信息。总之我国的电子档案信息保密性管理这一块还存在很大的问题。

3、做好档案电子化的管理的具体策略

3.1加强城建档案的标准规范建设

在信息技术高速发展的时代，想要实现电子档案的共享的前提就是要创建一个完善的管理机制和一个统一化的电子档案标准。并且电子档案的建立要能够结合当地档案管理的需求。

3.1.1城建档案管理工作还从开始抓起，档案中采集的信息要规范化，建立相应的说明书，以此来保证档案管理和与此相关的的所有工作。

3.1.2对于档案的数字化管理工作，我们要特别注意，在进行档案接收时，要严格进行把关，保证只有优质的档案才可以入库，对于后期管理，也要采取科学、合理的管理方案。

3.1.3引进一些外国的先进管理技术来管理城建档案，尽快制定出一套适合自己的档案信息化管理方案。

3.2加强电子档案信息系统安全化建设

一旦档案使用了网络信息技术，就要加强这一方面的档案安全管理工作，保证档案资料信息的准确性和保密性，加强档案库的防盗系统建设，防止黑客破解，来窃取相关资料从事非法活动，同时电子网络的系统要经常更新维护，加强电子档案的安全性管理。

3.3培养专业的档案管理队伍

在档案电子发展的趋势下，要求其相关从业人员一定要具有健全的计算机技术，同时还要求管理人员在熟练掌握档案管理专业技能的基础上，还要深入地了解计算机技术以及相应的安全技术。开展针对档案管理工作者的专业培训，增强自身的技能。

4、结束语

综上所述，本文就电子档案管理发表了自己的一些见解和看法，希望能给大家提供一些参考和帮助。

参考文献：

[1]柳青，董娟，林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育，2005，04：45-46.

[2]于元元.信息时代档案编研工作面临的问题与对策[J].黑龙江档案，2005，04：52-53.

[3]徐淑凤，董娟，付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2004，05：119-121.

[4]朱乔芙.信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析[J].科技传播，2015，19：104-105.