老年大学档案工作探讨

老年大学档案工作探讨

王凤鸣

关键词：老年大学；档案工作；管理方法；数字化管理

随着人民生活的提高，医院医疗条件的改善,人民的寿命正在逐渐延长，也导致我国的老龄化的进程进一步加快。老年大学是顺应时代，适应老龄化问题、丰富老年人文化生活，响应“终身学习”的号召的一种体现。档案是重要历史记录,它真实的记录和反映了学校在各个时期的人事变动、教学管理、学员信息、成绩、声音影像、宣传刊物等原始资料,是为现在老年大学提高教学质量、规范教学行为的重要基础。因此，我们需要做到一下几点：

一、观念上的更新

传统档案管理模式已经落后,不能够顺应时代的潮流，阻碍着档案管理工作的发展，它存在资料不易存储、占用空间大、查阅困难，费时费力，而且随着时间的推移，纸质版的、声音版的档案资料都容易失真，等等诸多问题都对档案管理工作有着严峻的考验。但是，在科技化、信息化的飞速发展的今天,互联网等高科技技术进入到各个领域、各行各业，它对档案管理的信息化也有了新的要求，同时也提供了新的工作方式方法，作为一种新型的档案信息管理方式,它把各种载体的档案资源统统转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,形成一个有序结构的档案信息库,以计算机系统为平台进行操作管理，运用网络化的形式互相连接,可以实现实时录入、查询、修改、利用，同时也能实现资源共享。

二、硬件、软件上的配备

要实现档案数字化管理,相应的硬件配置必不可少,例如互联网、计算机、扫描仪、刻录机、高拍仪、数字照相机、数字摄影机等数字化设备,以保证能够实现对纸制的档案、文书、照片等档案资料进行数字化处理和存储。同时,要与软件系统相辅相成，以实现在平台上进行数据处理、信息传输、交换和资源共享。

三、技术上的提升

(一)资料处理

在对纸质档案资料进行数字化管理的时候要保证其原始性和真实性，要尽可能采用扫描仪进行图片扫描或利用高拍仪、照相机进行拍照的方式，做到对纸质档案内容的保真。对于录音录像等影像资料,除保持数据原样永久存储外,还要利用刻录机刻录复本进行备份存储。要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用,以达到灵活建档实现数字化目的。

(二)制度规范

根据有关的档案法律法规，结合老年大学工作实际，强化特殊性，修订和完善规章制度和档案管理工作的岗位责任制，切实做到以制度管人、管事。档案的信息化管理是一个科学化、系统性的过程，是需要相关的严格的规章和制度体系支持的，在这个基础上，一方面，按照现代档案管理信息化的相关标准，不断的对档案管理工作要求进行有目的的调整，从而提高档案管理的效率性和效果，另一方面，健全和完善档案管理体系，明确档案管理人员岗位责任制，对于存在的问题第一时间进行解决，提高档案管理效率。

(三)人才提升

人才是数字化档案管理建设的关键。这就需要一批档案理论知识强，业务能力也高的高素质、复合型人才,以推进档案管理的数字化进程。由于老年大学的特殊性,在档案管理的实际工作中会存在多方面的因素限制,专职档案管理人员很不足,大多数由办公室人员兼职，有的则由一些年龄大的老同志来承担。人员构成和能力参差不齐,偏老龄化,计算力操作能力低，学习能力也下降，导致推进档案的数字化管理进程受影响。规模较大的老年大学，档案资料相对较多，应设专门的档案室，同时配备专职的档案管理工作人员，规模较小的老年大学，可以有办公室人员兼职档案员，来承担老年大学各类档案的收集、整理、分类、保管的工作。从长远发展角度出发，档案信息化建设的应该不断地加大对档案管理信息化建设人才的引进，吸引高素质人才加入到档案管理的实际工作中，同时，与时俱进，改革创新，搭建良好的信息化人才管理平台，定期组织培训教育，激发档案管理人员的潜能，充分发挥出自己的聪明才智，为档案管理信息化水平的提高做出自己最大的贡献。

参考文献

[1]张惠菊.老年大学档案的形成及其特点[J].云南档案,2007(06).

[2]李婉月.开放档案工作研究[D].武汉大学,2004年