浅谈计划生育技术服务站档案管理的信息化

浅谈计划生育技术服务站档案管理的信息化

吴亚娟1李庆红2

吴亚娟1李庆红2（1伊春市计划生育技术服务站153000;2哈尔滨市第五医院150040）

【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2012）7-0403-02

【摘要】计划生育技术服务站档案是在计划生育工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是计划生育技术服务站的宝贵财富。加强对这一信息资源管理对计划生育技术服务站领导决策科学化和计生技术服务站现代化建设极为重要。准确把握新时期计划生育技术服务站发展的特点，加强计生技术服务站档案管理,是计生技术服务站档案实行现代化管理的根本任务。

1档案信息化管理

1.1内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高计划生育技术服务站的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。

1.2内容

一是数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。

二是工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调控和干预。为保证文档一致性，计划生育技术服务站办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

三是档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下，通过计划生育技术服务站网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.3条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快计划生育技术服务站局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息，提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

2计划生育技术服务站档案信息化管理的重要性及必要性

2.1飞速发展的社会信息化决定了必须加速计划生育技术服务站档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强，对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。经受着现代科技发展浪潮的巨大冲击，面对这种挑战和冲击，各级计划生育技术服务站只有顺应时势，抓住这一前所未有的发展机遇，变压力为动力，加快档案信息化建设，尽快实现档案管理现代化，才能在挑战和冲击中抓住历史发展的机遇，使档案管理利用工作完全适应新形势发展的要求。

2.2实现计划生育技术服务站档案管理现代化是解决自身存在问题，提升管理和利用水平的根本途径。近年来，各级计划生育技术服务站在实现档案管理现代化方面虽然做了一些工作，取得了一定成效，但总体来看，现代化程度并不高，有些单位还比较落后，主要是管理意识，设备和技术方法比较落后，基本处于经验管理和手工操作状况，档案管理和利用水平较低。解决上述问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率，完全实现管理现代化，从根本上提高档案的管理利用水平。

2.3实现计划生育技术服务站档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要。医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而人事工作是做人的工作，只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，才能确保实现计划生育技术服务站事业的可持续发展。为能迅速、准确、全面系统地提供人事档案材料。提高档案管理工作的效率和科学水平，实现档案管理现代化就显得十分迫切和必要。实现档案管理现代化。不仅有利于发现、培养和造就大批人才。为计划生育技术服务站事业发展服务，而且将会大大提高自身的工作效率。使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。档案管理人员可以从繁琐的手工劳动中解放出来。以充分的精力学习研究新的科学技术和业务知识，进一步提高科学管理水平，促进档案事业的发展。

3实现档案管理现代化的关键是要进行管理创新

3.1管理意识创新。实现档案现代化管理，需加大宣传力度，调动各级干部和各有关工作人员积极支持和参与。一个现代化计划生育技术服务站档案管理系统，又必须具备有现代化管理水平的档案管理者。否则，现代化档案管理无法实现。计划生育技术服务站档案工作者在现代化档案管理工作中，不仅要具备自己档案管理专业知识的培养，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。计划生育技术服务站档案现代化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现计划生育技术服务站档案管理工作规范化、制度化、科学化现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题。档案管理现代化的形势，迫使档案工作人员发奋工作，刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。

3.2管理手段创新。计算机是现代化管理手段不可缺少的工具。用计算机储存整个计划生育技术服务站的各种业务、行政上的档案方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，加快了工作效率。同时，利用微机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密度。微机的储存量丰富而广泛，由计算机编印出的文件分类、主题等目录，有一整套安全可靠的检索系统，无论是对计划生育技术服务站本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。所以，计划生育技术服务站应从实际情况出发，创造条件，力争全用电子计算机管理工具，形成网络系统，实现档案管理的自动化、现代化。

3.3管理内容创新。计划生育技术服务站要改变档案管理各自为政的固有观念，要设立专职机构和专职人员进行专项管理，克服档案分散管理的弊端，保证档案的齐全完整率，使计划生育技术服务站的历史能在档案中得到全面涵盖。计划生育技术服务站档案的真实、准确，直接影响计划生育技术服务站本身的形象和荣誉，档案的记载内容直接关系档案的利用效果。计划生育技术服务站档案本身具有专业性，更不容有虚假成分。否则对查阅、利用档案的人来说会产生不良后果和影响。因此，必须及时准确地收集和整理各类信息，以免因时间长而被遗漏造成损失。同时，档案收集要放开眼光，由封闭式管理走向开放式管理，宜尽早进入网络信息系统，扩大信息来源，丰富自己的档案管理经验。

3.4管理方式创新。档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。计划生育技术服务站档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号、及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是现代化计划生育技术服务站档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。

3.5管理信息创新。档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此，计划生育技术服务站档案管理工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为计划生育技术服务站各项工作，特别是为计划生育技术服务站、教学、科研服务。编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。开展编研工作为临床、科研、领导决策提供主动服务，收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。

4计划生育技术服务站档案信息化建设存在的问题及措施

4.1基础设施有待完善。大部分计划生育技术服务站的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了计划生育技术服务站档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。

4.2技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

4.3相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

4.4加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

4.5重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉计划生育技术服务站业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。

4.6加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。

参考文献

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