新时期机关事业单位人事档案管理的基本策略研究左森

新时期机关事业单位人事档案管理的基本策略研究左森

左森

广西壮族自治区昭平公路管理局广西梧州543000

摘要：人事档案集中反映了一个人的行为轨迹，尤其是学习工作中的各种表现，是考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考资料。可见，人事档案管理工作是新时期人才战略不可或缺的工作之一。

关键词：新时期；机关事业单位；人事档案；措施；分析

1导言

如今，为了能够顺应新时期背景下的发展趋势，我国机关事业单位的人事管理制度也出现了十分明显的改革与创新。在机关事业单位的日常管理工作中，人事档案是其中非常重要的一项工作内容，为了可以将其管理价值全面地发挥出来，机关事业单位不仅要建立起一套完善的人事档案管理机制，同时还要在原有的管理模式中引入一些先进的管理措施与方法，争取能够让人事档案的管理工作开展得更加规范与高效。

2机关事业单位人事档案管理工作的重要性

2.1人事档案关系到职工工作与生活的全方面

人事档案对于职工来说，可以为其提供办理政审手续，比如，护照；还可以为其提供婚姻状况的证明。职工档案是对职工个人的学习情况、工作经历、生活状态和工作成绩的真实记载，也是职工享受各种社会待遇的有效根据。人事档案关系到职工的切实利益。因此，档案管理工作应该随着社会的发展不断地进步与完善。

2.2人事档案具有重要的社会价值

在市场经济的不断发展下，信息已经是重要的社会资源，也是机关事业单位人力资源的合理配置的基础依据，企业与职工间的沟通与联系离不开信息的存在与传递，而人事档案就是这些信息真实存在的最佳载体，正确认识人事档案的重要性，不仅为企业与职工提供良好的工作信息，而且还可以增强人员的社会化管理，促进社会的整体发展。

3事业单位人事档案管理存在的问题

党的十八大报告对人事制度改革提出了新思想、新观点和新要求。这为人事制度改革带来了良好的机遇。人事档案管理是人事制度改革的依托，没有科学的人事档案管理机制，科学的人事制度改革也是空中楼阁。

3.1思想认识不高

长期以来，许多人对档案管理工作的重要性的认识存在误解，包括相当一部分管档人员在内都认为自己的工作不是单位的主要工作，领导也认为只要“守好摊”，“不丢失”，不泄密”，“能应付外调、查档就行了。这就造成人事档案管理长期处于管理内容陈旧，管理方法落后，管理程序被动应付的状态，难以发挥人事档案应有的作用，为干部人事制度服务又从何谈起？因此，加强领导，提高认识已经迫在眉睫。

3.2管档人员素质有待提高

由于领导和管档人员的重视不够，管理水平低下、管理手段落后也是意料之中。十八大以后，我国人事制度改革已经向纵深方向推进，人事档案资料作为人事变动的一手资料的重要性凸显。由于管档人员对档案材料的收集、整理、归档、装订等投入精力不足，加之业务能力不高，计算机水平较差等原因，很难满足人事制度改革的需要。其实，随着网络时代的到来，事业单位人事档案管理的科学化、信息化程度也应随之提高。实践也证明，没有一个科学的人事档案信息管理系统是很难适应新时期人事制度改革大潮的。因此，采用先进的现代化技术手段管理事业单位人事档案既有利于档案的保管，又提高了管档人员的工作效率。

3.3资料收集片面

目前，我国个别事业单位人事档案收集归档工作仍存在执行不严、力度不够，被动敷衍等不良现象。尤其是对个人在工作中出现的问题不能真实记录，高唱赞歌的现象比比皆是。如果一个人的人事档案材料收集片面，缺乏真实性和准确性，这就很难历史地、客观地评价一个人。试问，如此质量的人事档案价值何在？因此，在收集资料的过程中，不仅要收集还要甄别。高质量的个人档案资料应该包括一个人的基本档案（年龄、学历、任职、晋升、工资等），业绩档案、能力档案、信用档案、继续档案等。只有做到对这些资料的全面收集，遴选、甄别，才能客观、公正地评价一个人。才能充分发挥人事档案的社会价值。

3.4人事档案利用率较低

有些事业单位领导档案意识缺乏，对人事档案的重要性认识不足，这就直接导致人事档案质量偏低。因此，在人事决策方面人事档案也没有多大利用价值。弃之不用似乎无可厚非。即使是利用，范围也很有限（只限于年龄、学历、任职、晋升、工资等），方式也很单一（只有需要者找上门来才提供利用），这种被动服务的工作状态使人事档案的功能越来越弱化，甚至形成恶性循环。

4加强机关事业单位人事档案管理水平的相关措施

4.1提升单位领导对人事档案管理工作的重视程度

机关事业单位的领导人员要对人事档案管理给予应有的重视，采用发展的态度来审视人事档案所能够产生的间接性益。从机关事业单位的未来发展角度来分析，人事档案管理不仅是帮助单位发掘人才和留住人才的重要方式，同时还是创新管理工作、改善经营弊端的有效举措。首先，机关事业单位中的人事档案管理部门要积极配合档案人员的工作，并且要根据实际的管理情况来对原有的软硬件设施展开进一步的完善；其次，单位领导要深入到员工身边来了解他们在生活中所遇到的种种问题和困难，并且要按照国家的统一规定来为他们解决职称与薪资待遇问题；最后，单位领导要经常开展档案管理工作的考核与检查工作，根据档案管理人员所提供的意见信息来形成一个高效且规范的管理制度。

4.2加快人事档案管理方法的创新速度

目前，我国的机关事业单位正在积极地进行着观念与管理方法上的改革，促使着人事档案的管理工作正由之前的分散式管理转变为当前的社会化的集中式管理，通过各种方式来将单位内部的人事档案信息资源进行整合，从根本上实现统一开发与统一管理。在此种形势下，机关事业单位中的档案部门、人事部门以及劳动部门均要对自身的管理现状做出适当的调整，从而更好地满足于在当前市场经济条件下的政府职能需求。此外，机关事业单位的领导还可以聘请一些高水平的管理讲师来到单位中来展开指导工作，将一些先进的管理理念与技术带入到机关单位的内部，从根本上减少档案管理工作中出现的差错与纰漏。

4.3提高人事档案管理人员的综合素质

在机关事业单位的人事档案管理工作中，档案管理人员起到了非常重要的作用。通过上文中的介绍可知，在绝大多数机关事业单位中均存在着档案管理人员的素质水平低下的情况，从而严重影响到了人事档案管理工作的顺利开展。基于此，为了能够有效促进机关事业单位人事档案管理工作效率的发挥，单位领导需要从如下三个方面来进行改善：首先，单位领导要经常性地开展内部培训活动，并且要根据大多数档案管理人员的意见与建议来对当前的档案管理制度展开及时的调整和优化，确保档案管理人员的综合素质能够达到应有标准；其次，单位领导要积极鼓励档案管理人员去参加技术培训与学习活动，并且要给予工作表现良好且专业技术水平较高的档案管理人员以适当的精神和物质奖励；最后，单位管理者要通过榜样的力量来带动起其他员工的工作积极性，通过经常举办内容丰富的文体活动，让档案管理人员在紧张的工作之余可以得到较好的放松，同时促进机关事业单位形成一个良好的工作氛围。

5结论

人事档案管理是事业单位人力资源管理工作重要内容之一。克服过去人事档案管理中存在诸多问题，建立真实、可靠、动态、适用的人事档案信息，加快我国人力资源的综合管理和开发利用体系是人事档案管理者不懈追求。我们相信：事业单位要抓住党的十八大干部人事制度改革的机遇，去迎接制度创新、观念更新的时代挑战，按照党的十八大报告所描绘的干部人事制度改革“作战图”，积极探索事业单位人事档案现代管理模式，为实现伟大的中国梦贡献力量。

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