数字化档案是档案事业发展的方向

数字化档案是档案事业发展的方向

刘丽华

广东省人才服务局广东广州510000

摘要：随着科学技术的发展，档案管理工作发生了很大的变化，档案信息数字化成为我国档案管理的发展趋势。档案信息数字化不仅是档案管理工作的内在要求，也是用户对档案信息的需要，能提高档案管理工作的质量和效率。从档案信息数字化的内涵和特点出发，分析我国档案信息数字化的现状和问题，对我国档案信息数字化的未来方向进行阐释，以供参考。

关键词：数字化档案；档案事业；发展的方向

1导言

档案数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

2数字化档案发展面临的问题

全球信息化的快速进程与计算机技术的飞速发展，使人们对档案管理工作的要求更高。在这场信息革命中，档案管理工作实现了信息的整合及交流，极大推进了档案信息数字化的建设。这是一项系统工程，纵向来说，它既与传统的信息技术有着很深的联系，同时也代表了未来的前进方向，横向来看，档案管理的服务对象在不断扩大，其服务功能也随之更加明显。但是，在数字化档案不断发展的过程中，还存有以下问题：

2.1“双套制”保存，造成资源浪费

“双套制”保存，即是指把相同内容的纸质文件与电子文件同时进行保存。有些单位的网络自动化系统里，各个部门在网上传递，承办档案文件，有效提升了工作效率，但是在文件办完之后，又发以纸质文档来加以保存，相同的内容用两种形式并发和保存，造成人财物力的多重浪费，很容易影响到电子文件的广泛应用以及档案事业的发展。

2.2不兼容

办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化，规范化，实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。

2.3价值鉴定

在传统档案价值鉴定理论中，文件应该结合其凭证与参考价值进行保管期限的确定，而相对来说，数字档案因制作更方便，使之能产生较以往更多的文件。同时，由于用户的需要，文件数据及信息被不断的修改与补充，故而很难划定固定的保管期限，且眼下数字档案的凭证价值尚还没有法律的保障。

2.4安全保密

随着网络技术的逐渐普及，办公自动化的运用也越来越广泛，各部门的工作都在网上被反映出来，但是如果无法保证网络安全问题，必然会影响到办公自动化的发展。

2.5数字化档案利用率不高

办公自动化虽已受到普及，不过还是有一些单位并没有提高电子文件的管理意识，延续的依然是传统档案管理观念及其模式，在借阅与检索文档时，都是用人工的方式来完成。而在这整个过程中，计算机都不过是辅助性系统，其功能仅是用于文字的录入、编辑与打印，并没有得到最大化的利用。

2.6原始凭证的发挥

传统纸质档案主要是用具体的内容将其社会活动的历史记录用单位或是个人的形式记录下来，因此，记录性很强。档案的原始记录性使得档案的真实性与凭证性价值更高，而数字档案因其是电子形式，很容易被不留痕迹的修改掉，尤其是网络上的文件。随着网络技术的快速发展，一段时间后，很难再找到原始

3数字化档案管理方式

在数字化档案管理过程中，存在各种各样的问题，档案管理人员必须要对其仔细研究，并采取有效措施解决问题，确保能够提高档案管理质量。具体数字化档案管理方式包括以下几点：

3.1数字化档案管理系统建设

数字化档案管理系统是一项工程，其涵盖的内容较广，主要包括：系统设计、基础设备选择、数字化软件开发、数字化档案整理、数字化档案扫描、数字化档案系统管理、数字化档案光盘备份等等，在一整套的系统软件中，必须要遵循可兼容性原则，保证能够有效实施数字化档案管理工作。同时，数字化档案管理人员还要利用双服务的系统，保证能够在数据储存的过程中利用高速扫描仪器对其进行扫描，在一定程度上，可以达到双备份的目的。另外，数字化档案管理人员还要对电子档案管理工作进行分类，在制定完善的管理机制基础上，提高档案管理信息共享水平。

3.2办公系统的衔接方式

在数字化档案管理期间，相关管理人员要重视自动化办公系统与数字化档案管理的衔接，保证能够完善档案管理数字化改革机制，在查询接口中加入查询档案资料的功能，进而实现财务部门、人事部门与其它管理系统的无缝对接。同时，要摒弃传统的“双套制”管理方式，为电子与纸质的文件搭建一个通道，使其能够以文本的方式或是映像的形式共存。另外，档案数字化管理人员还要结合档案工作与数字档案的特点，制定完善的数字化档案管理制度。

3.3数字化档案管理工作

档案是一种具有高特殊性的文字资料，部分档案资料可以公开，但是部分档案资料是不可以公开的，尤其是一些数字化的档案，对于档案信息的保密性要求较高，因此，数字化档案管理人员要利用软件与硬件，对其进行双重的保护，确保能够提高档案管理工作质量，使其使用寿命得以延长，在一定程度上，能够提高信息储存质量，延长电子文件的保存期限。同时，数字化档案管理人员还要制定专门的存储电子文档管理制度，使得数字化档案工作质量有所提高，尤其是数字化档案管理软件，相关管理人员要设置密码与防火墙，在增强其安全性的基础上，促使其发展效率的提升。

4数字化档案管理事业未来发展方向

随着科学技术的进步，数字化档案管理工作也在不断改善，但是，还是存在较多可以发展的潜在空间，档案管理人员必须要重视档案管理事业未来发展方向的分析。首先，数字化档案管理工作在未来发展过程中，会向着无纸化管理的方向发展，在数字化档案中储备着大量的信息，能够提高档案管理人员工作的便利性，进而增强其数字化发展力度。其次，在数字化档案管理过程中，经济效益会有所提高，主要因为无纸张的档案管理工作不仅可以节省物力资源，还能减少人力成本的支出，避免出现浪费现象。最后，在数字化档案管理期间，档案管理办公效率会有所提高，在减少文件保存问题的情况下，而已有效增强数字化档案管理工作信息控制中心的建设强度，使其数字化发展质量提高。

5结语

综上所述，科学技术的快速发展，使档案管理工作模式与方法都有了较大改变，档案数字化是我国档案管理工作中的新特点，它有其独特的内涵，极大影响到了档案管理工作，档案信息的数字化是高科技发展的产物。档案数字化并非单纯将馆藏进行数字化处理，它是全新基础设施与信息环境的体现，是档案和社会交融以及与国际接轨的新走向，同时也是未来档案事业发展的趋势。建设数字化档案是一项比较繁杂的工程，在这个过程中，需要的不仅是档案界的努力，更离不开信息化水平的提升以及来自社会的支持。

参考文献：

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