浅谈企业合同管理存在问题与对策

浅谈企业合同管理存在问题与对策

范秀丽

中国石化管道储运有限公司襄阳输油处湖北襄阳441002

摘要：随着我国经济迅速发展，市场经济的不断深入，市场竞争越来越激烈。企业管理作为企业运营的重要组成部分，其对于企业的发展具有重要意义，而合同管理作为企业管理的关键环节，也必须予以高度重视。由于各种因素的影响，导致在合同管理过程中出现各种问题，影响企业管理。本文通过简单分析合同管理的必要性，阐述了合同管理存在的一些问题，提出了几点解决措施，希望为有关工作人员提供参考。

关键词：企业；合同管理；问题；对策

引言

在经济全球化的时代背景下，企业为了适应社会环境就需要提高自身竞争力，以免被时代所淘汰。在企业经济往来中，合同是具有法律约束意义的重要协议，其在企业中占据至关重要的地位。因此，加强对合同的管理是大势所趋。对于企业来讲，企业需要履行合同上的义务，并依照合同上的规定，开展经济活动。所以，在实际合同管理中要善于发现问题，并探索解决措施。加强合同管理，不仅有利于维护企业经济利益，还能促进企业健康、持续发展。

1加强合同管理的必要性

企业合同管理工作开始于合同签署，终于履行完毕，因此，合同管理贯穿于企业经济管理活动的整个过程，管理工作不仅包括对合同执行情况的监督，还包括过程中的控制与协调，合同管理是为了企业认证履行约定，保证合同内容得以完全实现，企业获得应有的利益。合同管理的必要性主要体现在三方面：一是维护合同双方的正当权益，降低法律风险，维护企业生产经营秩序；二是合同管理有利于增强企业的法制观念，促使合同各方在生产经营中严格遵守合同规定，在产生冲突矛盾时，按照合同规定的违约责任进行索赔，或运用法律手段维护自身的合法权益；三是在企业中加强合同管理有利于完善社会主义市场经济。合同具体标明了双方的权利、义务以及责任，规范了市场交易体制，完善了市场经济。

2企业合同管理现状

2.1合同管理不够重视

在企业运营管理过程中，企业的决策者或管理者没有认识到合同管理的重要性，造成企业管理中合同管理环节缺失，或者合同管理不完善。由于企业的决策者或管理者的不重视，造成管理人员对合同管理力度不足。在签订合同时，管理人员未大量充分收集资料，进行深入调查研究，就签署合同，进而导致履行合同的时候就会发生合同纠纷。企业管理者不重视，造成合同管理制度不完善，管理流程不连贯，在合同签署之后，没有对合同履行情况进行监督，造成企业利用受到损坏，甚至把合同随意存放，没有妥善管理，造成合同丢失。

2.2缺乏健全的合同管理制度

企业合同风险管理牵涉的范围非常大，并且对企业的对外经营起着非常重要的作用。而如果企业的合同管理制度存在较多的漏洞，无法使企业的合同管理得到有效的引导，就可能给企业的利益带来严重的损害。可具体表现为在人员安排上,没有专业的人员任职、在职人员缺乏专业素养和法律素养，而且其管理职责不明确。在后期工作中,企业对合同履行状况的监管机制不完善以及合同专业存档保存制度不健全。出现合同纠纷,未能及时处理,造成合同双方在经济上的重大损失。

2.3合同签订不规范

在合同签署过程中没有形成科学合理的合同管理工作程序，在合同签署时没有采用正规的书面合同，或是合同的文本不规范，造成协议标注不明确，存在合同漏洞，造成合同出现风险问题。在合同约定条文中没有签订双方的权利与义务进行具体详细的规定，无法对双方产生相应的约束，以及在当前合同管理中，索赔管理工作得不到重视，存在漏掉违约处罚或处罚不明确、相关责任条款过于笼统、文字使用不严谨容易产生歧义等问题，导致违规事件发生时双方发生争议，难以确定责任主体，合同难以有效履行。合同签订不规范还会产生各种风险点，如表1所示，其风险影响较大，影响企业经营效益。

3完善企业合同管理的对策

3.1提高对合同管理的重视度

首先企业管理者要明确合同管理在企业管理中的重要性，了解合只有企业管理者提高对合同管理的重视度，才能保证合同管理工作的正常进行，提出各自计划及决策来完整合同管理制度；其次，企业应当对合同管理与企业经营管理、企业发展的重要性加强宣传攻势，让企业全体员工充分认识到加强合同管理对自身以及企业发展的重要作用；最后，企业还应当对各级人员加强合同管理认识的教育与培训，可以通过讲解合同纠纷案索赔典型案例来使其充分认识到合同管理的重要性以及一旦合同出现问题所带来的严重后果。例如，在襄阳处，聘请湖北长久律师事务所律师讲解青岛“11.22”事故及相关案例，提高员工防范意识，并为沿线基层员工送去《劳动合同法》、《职业病防治法》，提高对合同管理的重视度。

3.2完善企业合同管理组织和制度

针对缺乏健全的合同管理制度的问题，企业要建立一套符合自身经济发展的合同管理组织和制度。例如明确合同需要由法律部门、运销、设备、管道、安全、人力资源、经营、计划、科技、工程管理等部门财务、法律各司其职，对合同进行专业化管理，实行合同准备、订立、履行、终结全生命周期管理和风险防控。制定《合同相对人资信调查和风险防控指引》从合同相对人的主体资格、国家公示的信用情况和经营资质等方面，配合业务部门进行合同相对人资信调查。针对金额较大的合同成立谈判小组，与合同相对人进行合同谈判。制定《公司一般合同签订审查和风险防控指引》规范签订合同，并确保合同内容和交易结构的合法性、合同功能的完整性、合同条款的严谨性、合同上下文的统一性和合同文本的简洁美观性。制定《公司合同履行过程管理和风险防控指引》实行建设工程合同、物资采购合同、外购服务合同和支出类合同分类管控，并建立控制对象具体化、控制流程统一化和控制内容差异化的管控机制。也可以通过学习国外先进管理模式，与先进企业进行交流，引进其管理模式，并与自身企业发展战略相结合，制定有效、科学的合同管理制度。

3.3规范合同管理流程

首先管理者要对管理流程熟悉掌握，合同管理主要分为四个管理环节：合同准备、订立、履行、终结。例如在准备时要了解合同背景、准备标准文本等，在订立中，要经过文本起草、合同审批、合同签署等过程。所以签署合同双方必须把握合同中点，明确各方的权利、义务和责任，保证合同流程的规范化。对于索赔管理要清楚表明，对模糊不清，表达不准确的地方进行修改，保证一旦发生索赔事件，按照合同规定进行索赔。合同履行过程中监督、跟踪合同的履行，收集、掌握合同履行中的情况；依据法律法规、合同约定和合同事件现状，结合法律部门意见，进行合同履行相关的提示、催告、督促和通知；规范填写《合同履行过程控制大事记》，保存应当保存的合同履行过程管理资料。合同变更、解除、违约、不可抗力等合同履行过程事件发生后及时报告和处置。合同履行期限届满，主权利义务履行完毕后，合同履行完毕，应当及时对合同履行过程中的经验和教训进行总结，对风险点进行标识，提高法律风险识别和控制能力并进行合同履行完毕和终结操作、对相对人进行后评价等。

结束语

为了在市场激烈竞争中，不被淘汰，企业必须增强竞争力，加强合同管理，在合同管理中遇到问题时，积极寻找解决办法，提高对合同管理的重视度，完善企业合同管理组织和制度并规范合同管理流程，以避免合同风险，提高企业的效益。

参考文献

[1]陈圆.浅谈企业劳动合同管理存在的问题及对策[J].经贸实践,2015,(16):362.