局域网共享文档在OA生成文件中的简明应用

局域网共享文档在OA生成文件中的简明应用

杨静

东台市许河镇文化广电服务中心杨静

摘要：本文旨在论说，在当下计算机和网络技术的条件基础上，如何在某一机关、某一局域内运用共享文档，调动群体因素，协同众手为机关文件、材料的草拟、创建和制作带来方便和高效，是计算机信息处理功能在办公自动化中的实际应用和具体操作，不属纯理论的阐述，而是技能操作性强，极富有实用、应用性。

关键词：计算机信息处理；共享文档；OA生成文件；简明应用

本文旨在论说，在当下计算机和网络技术的条件基础上，如何在某一机关、某一局域内运用共享文档，调动群体因素，协同众手为机关文件、材料的草拟、创建和制作带来方便和高效，是计算机信息处理功能在办公自动化中的实际应用和具体操作，不属纯理论的阐述，而是技能操作性强，极富有实用、应用性。

1.共享文档在OA生成文件中简明应用的可能、可行和可靠性

1.1首先，现代计算机和互联网技术的快速发展，为办公自动化带来了无限的方便和技术优势，可以这样讲，当下的办公，如果没有计算机和网络的介入，那不能算是现代意义的办公，那样的办公节奏、效率和文明程度等，都将大打折扣，计算机和网络技术激发的OA工作环境，为我们办公带来了无限轻松、无限乐趣和无限文明。

1.2其次，计算机局域网技术，为某一机关、某一区域内部提高工作效率，快速完成机关公文的草拟、创建和制作提供了极大的技术支撑和大开了方便之门。除大环境条件下互联网的信息传输、交流和利用外，机关内部（局域网内）所有办公的计算机都可以自由地参与文档的制作和文件的生成工作，极大地提高了机关办事效率，既节省了工时，又节约了成本，是机关内部提高工作效能的重要途径。

1.3再就是，计算机运用于办公自动化，其性能的稳定性相当成熟，利用网络基础和网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息处理平台和办公自动化系统环境，在普通机关内部都是非常容易和简单可行的。

2.共享文档在OA生成文件中简明应用的具体设置和操作流程

物理支持层面为当下的计算机和网络技术，重点是局域网的支撑和利用。作为计算机信息处理中心，有一台与机关所用计算机机台规模匹配的服务器即可。“共享文档”设置步骤是：打开“我的电脑”，选择某盘（有条件的可统一指定某盘为共享文档盘）双击，鼠标右击新建文件夹，按约定准确为文件夹命名，选中该文件夹，鼠标右击选中“共享和安全”，在新建文件夹属性“共享”对话框中，复选“共享此文件夹”，按所需要求设置和确定该文件夹属性，点击“确定”即完成“共享”意义的新文档。

局域网内不需要将机台按人员层次结构设立严格的权限规定，所有办公用计算机都是平等的工作一分子（但内部必须有明确的代号代码或者确定的具体名称，机台不得有雷同代号代码和名称），这样每台计算机都可以成为类似总台意义的中心机台，或者是每一项“工作流”发起者的指挥机台，极大地方便群体协作意义下的分工负责制。能够让机关内每一台计算机都能完成各自所承担工作内容的所有文件、材料协作完成任务，以达到真正意义上的OA模式化。

“工作流”是指一组人员（各个操纵局域内机台者）为完成某一项工作内容文件、材料的草拟、创建和制作业务，所进行的邀约、响应、分配、协调和最终的信息组合工作。到时，工作流的发起者，有权对本次工作流制定工作时间表、序时交流共享信息的时刻表，以及层递式修改、补充、完善工作的时刻表，以便总揽相关人员（机台）的协作信息和必需资料，完成本次工作流目标任务，确定终稿。

3.共享文档在OA生成文件中简明应用的主要优点

3.1大大提高了文件、材料草创的速度

共享文档的运用可以解决这一客观难题，调动众多写手能够在极短的时间内完成分工协作的子任务，在多机台同期操作的条件下，快速完成办公任务。

3.2解决了节省人力、物力难题。

现实办公生活中，许多文件、材料的草拟时期，难免需要集中人手，举行类似会议或座谈式的结伴苦守和煎熬。而共享文档的运用，不需要那样无限制地耗费人力和物力，并且能够最大限度地调动参与人员的智慧，更加彰显团队精神，协同完成草拟任务。

3.3适应现代节奏，文明办公。

使枯燥无味的文件、材料草拟、创建、制作过程变得轻松、自如和颇具情趣。分机台操作，不仅让办公者有独立思考的空间和自由权，同时，还可以通过域外互联网的msn、qq视窗等辅助的互动交流，让这份工作变得轻松自如、趣味横生。

3.4真正体现现代OA精神，降耗节本。

文件、材料形成过程中，难免需要反复修改和补充素材，难免会反复将半成品文件、材料输出打印、分送多头进行再修改或者再审核等等，这样的过程是一个极大浪费OA设备耗材的过程，正确运用共享文档，可以完全免去这一烦琐的过程，符合构建节约型社会风尚的要求，更好地把OA风格传递到办公业务的细微之中。

4.共享文档在OA生成文件时应注意的几点

4.1局域网稳定性决定着“共享文档”运行质量的优劣。任意机台的病毒感染都会迅速传染和侵入局域网内机台，造成网域瘫痪。

4.2重要文件、资料的保密性欠缺，只要使用任一机台，就能饱览一切信息和资源。

4.3共享可以完全完美共享，但在文稿草创初期，切忌无组织地进行文档修改和无次序子文件定稿，容易产生信息（文稿）确定不明朗和修改稿反复引用出错等低等错误。

5.结论

充分利用计算机和网络资源，更好地发挥计算机和网络技术在OA中的作用，进一步降低办公成本、缩短工作时间，较全面地、迅速地、协同地完成办公文件、材料生成事务，真正让计算机这一20世纪最伟大的发明创造为人类的进步和发展作出应有的贡献，让“共享文档”为我们的办公生活增添清新、完美、亮丽色彩，进一步方便办公人员快速进行文件、材料的草拟、创建和制作，加快办公节奏，节省开支、节约资源，办好我们的公。

参考文献：

[1]薛学勤等《全国计算机等级考试一级B教程》，北京：高等教育出版社，2003.2。

[2]姜浩，王晓蔚，张飒兵《办公自动化应用computor》南京：南京大学出版社，2002.7。