档案信息化管理的必要性和当前档案信息化管理的不足及发展策略姜红卫

档案信息化管理的必要性和当前档案信息化管理的不足及发展策略姜红卫

姜红卫

乳山市经济开发投资公司山东乳山264500

摘要：传统的档案管理主要包括对档案资料的收集、整理、开发和利用，在此基础上引入现代信息技术，强化传统档案管理工作，也就是所谓的档案管理信息化。档案管理信息化建设的主要内容包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。总体来讲，档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，同时也是信息的储存、检索、管理方式和载体变化的过程。当今社会是一个信息化的社会，档案管理的信息化建设对于我国的现代化建设具有十分重要的推动作用，因此，从事档案管理的工作人员一定要重视档案管理的信息化建设工作。

关键词：档案管理；信息化管理；发展策略

1档案管理信息化建设的意义

1.1实现资源共享

当今社会，信息的重要性不言而喻，通过信息的共享能够最大限度发挥出信息的价值，进而推动社会的发展进步。通过对档案管理进行信息化建设，能够为档案信息的共享提供一个优质的平台，更好的促进各类档案信息作用的发挥。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。

1.2提高工作效率，节约资源

在传统的档案管理工作中，绝大部分的工作是依靠人工对档案资料进行收集、整理、储存和利用。由于档案资料异常多，在档案管理工作中需要投入大量的时间、人力、物力，才能做好整个档案的管理工作，不仅整个档案管理工作效率低下，而且由于自然人的局限性，难免会出现错误，影响档案管理工作的顺利实施。传统的档案管理方法已经不能适应信息化社会的发展要求，在档案管理中的弊端越来越突出。对档案管理进行信息化建设能够大大提高档案的存储量，同时还能够提高档案管理的工作效率，促进建设节约型社会。

1.2可以提高档案信息利用率

在传统档案管理方式下，查询、借阅档案需要办理繁琐的手续，给档案利用带来诸多小便。档案信息化管理在对电子义件归档的同时进行主题词标引、著录如有需要可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息，可以大大减轻档案工作人员的劳动强度缩短台询时间提高工作效率。此外信息化档案可以通过复制并存储于小同介质之中。利用者只要获得允许，就可以随时通地调出杏阅所需的档案信息。

2当前档案信息化管理的不足

虽然档案信息化管理工作取得了一定的成绩，但一定程度上，在主观和客观两方而都存在一定的问题：

2.1数据异构性

通常来说在档案馆当中所接收到的信息是来自于社会各个不同部门和单位的，但这些内容之间的数据库是存在着一定的异构性的。因此，复杂的内部结构和特殊的属性会导致各种不同的数据在处理过程中出现更高的难度，这对于提升工作效率来说将产生一定的不利影响。

2.2分散性较强

档案馆是信息资源的直接拥有者，需要每天都面对大量的数据内容，然后需要对这些内容进行科学的划分和管理，从而促使信息的价值能得到最大限度上的发挥。但由于信息内容来自于不同的部门和单位，因此信息的分散性也比较强，当前阶段只有更加深入的挖掘档案才能促使档案的价值得到发挥，这是现阶段工作中所存在的最大问题。通常来说档案的价值判断是存在着一定的主观意识的，但同时也需要从客观的角度上进行价值大小的判断[1]。但这样的判断方式中难免会存在着一定的矛盾点，从而导致档案信息的真正价值始终难以挖掘。

2.3管理人员素质低

目前档案馆室普遍存在着人员少、文化素质低、身体素质差的现象。特别是档案管理人员多数不是专职档案员，能熟练使用电脑的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之义少，致使档案信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息不能得到充分挖掘和利用。

3档案信息化发展策略

3.1制定档案信息化发展规划

在档案管理的信息化建设中，要结合档案管理的实际情况制定档案信息化发展规划，为档案管理的信息化建设指明正确的发展方向。为了制定切实可行的档案信息化发展规划，要对档案的发展有一个全局的掌握，进而对档案的信息化发展进行统筹规划、合理安排。同时，还要制定保障档案信息化发展的相关措施，确保档案信息化网络建设朝着健康、稳定、有序的方向发展。在档案管理的信息化建设中，要制定其发展的总体框架、规划、措施、技术支持、标准规范等内容，确保档案管理的信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

3.2确保电子档案信息价值的实现

对档案资料进行保管储存，并确保档案资料价值的实现是每一个档案管理部门的重要职责。档案管理的信息化建设要以实现档案资料价值为目标，不仅要将先进的信息技术应用于为外界提供更优质的信息服务，更要确保档案资料价值的真正实现。通过档案的信息化建设，可以将档案资料进行数字化处理，并进一步的储存于磁盘、光盘、硬盘等储存介质中，从而对档案信息进行有效的储存。对档案资料进行信息化，能够进一步确保资料的安全性、共享性，从而为实现档案资料的价值提供有力的支持。

3.3拓宽档案管理的服务范围

对档案管理进行信息化建设，能够最大限度的扩展档案管理的服务范围，为更多的企业、事业单位以及学校等提供更大范围的档案服务。因此，要不断丰富档案馆中所储存的信息，不仅要有各类历史信息，还要有政府的现行公文信息，不断的扩充、拓展和丰富档案管中的信息种类，积极推荐各类档案信息的数字化，丰富档案管的数据储备，为档案管理的信息化建设提供数据支持。

3.4提升档案信息化建设人员素质

档案管理人员是最直接接触到档案信息资料的人，他们的素质高低也将直接的影响到档案信息化建设的效果。如果档案管理人员的素质整体比较低，那么久无法正常的解答前来咨询的人的问题，也无法利用网络计算机方式进行档案的科学管理。因此，当前阶段一定要重视起对于档案管理人员的素质培养和专业素质的提升。档案管理人员则要明确自己的工作目的和意义，要以服务群众为工作重点，时刻的摆正自己的位置，并且要突破传统的思想限制，积极的吸取一些优秀管理精华，只有不断的提升自我素质才能更好的为档案管理工作的开展提供可靠的保障。对此，档案馆方面还应当建立起定期的教育机制，为管理人员提供学习的机会，促使他们能在自己的工作岗位上不断的提升自我。

结语

总而言之，档案管理的信息化建设势在必行，为了适应信息化时代的要求，现阶段的档案管理一定要经过信息化的转换，这样才能提高档案管理的工作效率，进而发挥出档案资料的价值。本文对档案管理信息化建设的意义进行了详尽的阐述，在此基础上，对档案管理的信息化建设提出了具有一定实际意义的对策，对档案管理的信息化建设具有一定的促进作用。

参考文献：

[1]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛，2013（11）：148-149.

[2]陈书琴.新时期深圳市高校档案管理信息化建设研究[D].西安：陕西师范大学，2016.

[3]郑婷婷.档案管理信息化建设的探讨[J].黑龙江史志，2015（5）：174-174.

[4]姜华.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].黑龙江科技信息，2016（17）：165-165.