产品档案分类管理的探讨

产品档案分类管理的探讨

刘光萍

（西安西电电气研究院有限责任公司陕西省西安市710075）

摘要：产品档案指的是产品在制造、设计以及质量检验等过程中，所构成的具备保存价值的文件材料。企业产品档案在以前并不为人所重视，直到前段时间，电力设备制造业迅猛的发展，产品档案才开始得到人们的重视。笔者以大连某电力公司为例，深入研究了企业产品资料，对于产品档案分类管理方面表达了自己的见解，对于产品档案分类管理模式提出了自己的意见。

关键词：电力设备制造业；产品档案；电器制造

随着科技的发展，我国企业档案不断增加，而档案作为承担企业日常生产经营的重要记载方式，其数据的传输与存储已经成为企业急需解决的重要问题。与此同时，随着计算机技术的不断革新，企业的档案信息化建设也开始面临着更高难度的挑战。

1电力设备制造业的产品档案分类管理需求

电力设备制造业生产经营有一项非常基本的技术工作就是研究档案管理，特别是科技档案管理，档案是维持企业运转的关键数据，属于企业科技进步的必备元素，可以强有力的推动企业的进步，档案对于电力设备制造业来说非常的重要。产品档案管理就成为了企业中非常重要的环节。进行产品开发、销售的企业所构成的产品资料，不实施统一规范归档管理的制度的缺点主要体现在以下几个方面：

首先是电力产品的多样化导致传统的产品资料的管理方式难以达到产品信息精确和规范的管理标准。资料的安全性也无法得到确保。其次是各种合同、检验报告等资料在不同部门管理，容易出现漏洞，过程不衔接。最后是电力产品数量的与日俱增，大规模的生产使得上述问题变得不可忽视。结合上文，笔者认为应该对电力产品资料实施正规化、统一化的监管——构成产品档案管理制度。

最近一段时间，在市场经济正在快速发展，电力设备制造业难以像以前一样进行行业垄断，尤其是电力产品制造企业多年累积的技术优势开始慢慢削弱，正在经历着市场的残酷洗牌，企业产品独领风骚的时代早已不在。所以，电力设备产品一定要以“质优价廉”等卖点去赚取市场份额，争取获得更多的经济收益，要做到这点就需要做好各个步骤，尤其要做好电力设备制造业的产品档案管理。

2电力设备制造业的产品档案分类原则

电力设备制造业的产品档案主要由以下几种类型：一是环保档案，是指在安全、文明、清洁的生产过程中形成的档案；二是科学技术研究档案，是指在自然科学的研究活动中形成的档案；三是产品生产档案，是指设计、生产部门在产品设计、制造、加工、检验、装配等生产活动中形成的档案；四是设备仪器档案，是指作为固定资产的设备、仪器、仪表在安装调试、使用维修中形成的科技文件材料；五是标准化档案，是指各种专业机构在推行标准化、通用化、系列化过程中制订和颁布的各类技术标准；六是其他专业性质的档案。电力设备制造业的产品档案通常来讲能够按照上述原则进行分类，可是又不能通过这么做来彻底替代电力设备制造业的产品档案分类。原因在于电力设备制造业的产品情况比较复杂，综上所述，电力产品生产档案在很长一段时间内，基本上没有任何的记录，直到最近几年，因为企业麾下的产品制造迅猛发展，产品生产档案才能够进入电力设备制造业科技档案。

3电力产品档案分类具有的问题和难点

笔者研究了电力设备制造业的产品档案分类管理，在这篇文章笔者以大连某电力公司为例。此公司的主要业务是电力产品制造，属于较为多样化的企业。大连电力电器集团公司主要经营者各种电器设备的销售以及维修，此公司生产了很多种产品，具有非常复杂的资料档案。

产品资料通过档案部门展开归档的管理，第一步就是做好产品档案的分类。产品档案的分类就是按照产品档案的本身的特点以及其包含的内容，把一部分产品的档案划分成各种各样的类别层次，进而构成存在一定平行关系和从属关系的不同层级的产品档案库藏系统。

只有先编制科技档案号，才能构成产品档案。科技档案号指的是科技档案案卷的编号或代号，属于档案部门用来体现案卷内容特性和管理特性的一组符号。依照我国相关的规范以及标准，档案号需要填写分类号（项目代号或目录号）、全宗号、案卷号。分类号指的是科技档案所提醒的工程、产品、设备、课题的代字或代号。全宗号属于各单位按照本单位法人的变更状况自行设定、需要向国家档案馆移交的档案。其全宗号另定。案卷号指的是科技档案按一定顺序排列后的流水号。目录号通常指的是分类目录号。

4电力产品档案分类的解决途径

经过长时间的对电力设备制造业的产品档案总体内容构成、组成特性和规律的钻研，而且在遵守分类规律的前提条件下，给出了严谨认真的电力产品档案类目体系。电力产品档案档号是由全宗号+目录号+分类号+案卷号构成。目录号：用以表示档案的形成或完成年度、顺序号和建设项目的类型等，称之为“目录代号”。全宗号的确定：大连供电公司的下属企业是大连电力电器集团公司，全宗号应为所属大连供电公司全宗下的全宗号。

因为我国相关的法律法规并没有确立电力产品档案的分类，《科学技术档案案卷构成的一般要求》中3.6档案分类，按照档案的时间、来源、形成、内容特点和相互联系，把档案区分成各种类别的逻辑方法。产品是通过型号作为标识的。所以，型号分类法就是产品档案的基本分类方法，也就是把一个型号产品的产品档案当做分类单元，对档案展开类别划分，是依照使用性质、电力产品的品种等特性对电力产品档案实施科学的分类。比较普遍的有：一是年度——型号分类法。将电力产品型号换为十进制。通常用在专业化生产方式和产品的通用化、组合化程度较高的工业生产产品档案方面。二是性质——型号分类法。以型号为根本，按使用性质对电力产品进行类别划分，之后再按型号分类。三是系列——型号分类法。以型号作为分类的根源，按不同系列对电力产品档案进行类别划分，之后再按型号实施分类。

笔者认为性质--型号分类法是大连某电力公司所选用的公司产品档案归档办法，这么做能够确定科学的电力设备制造业生产信息系统，让电力设备制造业更有效的进行生产、经营及管理等工作，也能够更加科学合理正规的进行分类。

确定科学的电力产品档案管理制度，能够在很大程度上帮助对电力设备制造业开发新的产品，进行技术方面的革新，提升电力设备制造业的经济效益，让电力设备制造业能够获得更好的发展。电力设备制造业的进步离不开科学合理的产品档案管理制度，如果做不好这项工作，将会给企业带来难以弥补的损失，也不利于和谐社会的建设。

结束语

综上所述，科学合理的对电力产品档案进行分类，能够让电力产品生产企业可以更加合理的进行产品档案的管理。而企业若想真正的走向国际化，就必然要建立其完善的档案信息化体系，以加强自身的市场竞争力。另外，电力产品档案分类管理工作如果进行的到位的话，既能够确保产品档案的更加稳定以及安全，也可以让电力产品档案更加方便、快捷、有效地发挥其自身的价值，让企业获得更好的经济效益的同时，也能够为我国的经济建设做出贡献。

参考文献：

[1]李雪，杜琴.新形势下加强企业档案现代化管理的思考[J].江西电力职业技术学院学报.2012（03）

[2]吴以琳.如何进行新时期企业档案管理探讨[J].办公室业务，2013（15）：190-190.

[3]周洪艳.企业项目档案全过程管理的探讨[J].兰台世界，2013（s2）：104-104.

[4]陈晓燕.关于如何加强企业档案管理工作的探讨[J].科技信息，2012（27）：243-243.

[5]黄杰瑶.创新企业档案管理模式探讨[J].广西电业，2013（5）：51-52.