更新档案管理理念实现档案管理科学化

更新档案管理理念实现档案管理科学化

李延英

李延英（陕西延安市疾病预防控制中心716000）

【摘要】档案及其管理工作在每个单位起着关键作用，它为单位提供各类基础信息，为财务制度改革、人事制度改革等提供依据。所以，应重视档案管理科学化、规范化、现代化。

【关键词】档案管理；现状；对策分析

随着各项制度的改革，档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及档案服务的对象等，是我们档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。

1档案现状及存在的问题

1.1对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

1.2档案交接手续不严密，重视不够

档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的不完整。

1.4档案管理人员对档案的重要性宣传不到位

一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

1.5档案管理人员对档案重要性认识不足

认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致档案材料不全或缺失。

2、档案管理对策及思考

针对以上存在的问题，就档案管理工作提出以下几点思考及对策。

2.1严格按程序交接

档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。档案管理是管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

2.3健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2.4建章立制，有章可循，规范操作

积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。

2.5积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感

积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

2.6加快档案信息化进程，提高工作效率

如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立档案数据库，使档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

3体会和设想

多年的档案管理工作实践，体会到：要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献

[1]闫华,吴桂宏,张美莲.要重视和加强社保档案的管理[J].中国水电医学,2007,03.

[2]贾丽丽,阴宏光.浅谈档案价值鉴定存在的问题和对策[J].黑龙江档案,2007,03.

（收稿日期：2012—05—08）