创新档案管理，实现档案管理信息化武雯雯

创新档案管理，实现档案管理信息化武雯雯

武雯雯

新疆维吾尔自治区有色地质勘查局七0六队新疆阿勒泰

摘要：随着我国经科学技术的不断发展，信息化技术已经被运用到各行各业，而档案作为记录重要信息的特殊载体，其发展理应走向信息化。档案管理的发展必须与社会和经济相适应，这就需要改革和创新档案管理理念，实现档案管理的信息化发展。

关键词：档案管理；信息化；创新

为了实现档案管理信息化，不仅需要对档案管理理念进行创新，同时还要充分的运用科室技术，并在实践中运用新的档案方式。但在当前现代化的档案管理方式中，现代网络安全也为档案管理信息化带来了较大的影响，对电子档案管理工作提出了更高的要求，虽然近年来档案信息化建设速度较快，但档案管理信息化的真正实现还任重道远。

一、实现档案管理信息化的优点

1、提高了工作效率

传统的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整齐全，避免漏写或漏抄。在用笔规范及字迹方面要求严格，在分类和统计方面要做到准确无误。而在应用计算机软件进行档案管理之后，在文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等方面就变得十分方便快捷，无论是起草文件还是办理传递都变得简单易行，有效的提高了办公效率。

2、方便资源的共享

在传统的档案管理中，资源的共享是一个复杂的过程，由于档案的特殊性，其无法做到资源共享，且档案管理中不允许复制，因而需要共享则必须亲自到相应的档案管理部门，这就使得档案的资源共享较为复杂和难以实现。信息化档案管理则使得档案管理的资源共享更加便捷，档案管理机构可以在网络将不涉及机密的档案进行资源共享，对于档案的需求者只需要在网络上就可以获取自己需要的档案资料，相比传统档案管理而言，信息化档案管理的资源共享更显其便捷性。

3、信息保存的持久稳定性

传统的纸质档案在时间不断推移过程中极易发生损坏，对这些损坏的档案信息进行修复难度较大，需要耗费较多的人力、物力和财力。在档案管理信息化建设过程中，有效的规避了传统档案管理工作中的各种弊端，利用计算机系统来实现档案信息的存储，档案保存的更具长久性和稳定性。

4、提高了传递的速度和传递的安全性

在传统的文件传递方式主要靠邮政快递，受到时间和空间的限制，在过程中常常会发生工作人员私存问卷或者在文件的传递过程出现丢失的情况，同时还会出现传递延误的情况，这些都给档案人员的归档和其他人员的检索工作带来了很多不便。而实现档案管理信息化后，应用计算机网络技术来对档案进行传递，不仅提高了传递的速度，也保证了文件在传递过程中的安全性。

二、档案管理的现状

1、档案管理的保密性受到网络媒介的影响

随着现代网路技术的迅猛发展，为信息资料共享带来很大的便利性，同时也对档案管理实现保密性和安全性带来巨大的挑战。在现代档案管理中出现的安全性和保密性受到挑衅，主要原因是现代的档案管理人员安全性意识还不够，同时受到黑客的影响，给档案管理安全性带来极大的挑战，在管理的过程中还需要在管理技术运用方面进行创新和完善。

2、档案管理部门之间缺乏合作意识

在档案管理过程中，由于竞争激烈促使内部的管理员工之间缺乏合作的意识，从而影响档案管理各部门之间有效开展沟通和交流。这也是现阶段中实现和提高档案管理信息化需要处理和解决的关键问题。加强不同管理部门之间的合作意识，也是实现档案管理安全和效率的有效途径。

3、电子档案管理方式有待提高

随着现代电子档案的增多，促使人们必须对管理方式展开认真的思考。其中主要是对电子档案的数据处理方式和数据保存方式以及在网络流通的环境中如何实现安全创新。传统档案文件传递中，由于人为因素的影响，导致档案文件出现丢失情况，而且档案文件传输的也不及时。这也为有效的档案管理工作带来困难。

三、推进档案信息化的策略

档案信息化管理的实现需要一个循序渐进的过程，需要采取必要的措施才能使得档案信息化管理落到实处。

1、建立健全档案规范体系

要想实现档案管理的信息化发展，就必须实现档案管理的规范化和标准化发展，建立规范的档案管理体系。在以往，我国的档案管理质量较低，档案管理的重要性没有得到应有的重视，要想推广档案管理的信息化发展，就必须建立标准，统一且行之有效的档案管理体系，这是实现信息化档案管理的前提。然而我国现如今档案管理仍处于较低的水平，这就更加需要推进档案管理规范体系的建立和发展，只有这样，才能保证档案管理的不断发展，为其逐步走向信息化发展奠定基础。

2、完善档案管理安全措施

档案管理工作主要是依靠人来执行一切工作，无论是传统的档案管理还是信息化的档案管理，安全性也主要是依靠人的主动性，这就会增加档管理工作的安全性，档案管理工作的信息化也会增加影响档案的保密性，因此为了能够促进档案管理的信息化进程，需要提高档案管理工作的安全性，避免黑客的对于系统的威胁，提高数据资源的安全性。

3、健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4、提供技术支撑

技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理的软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

结束语

档案管理的过程中强化信息技术的应用，提高档案的处理效果，这对管理人员的素质也有了更高的要求，管理人员不仅要熟练的操作计算机，同时还需要提高档案管理工作人员还要掌握网络安全防护知识，保障档案资料的安全性和及时性，因此需要提高档案雇你人员的培训力度，促进档案管理工作的信息化进程，使其不断的适应当前社会的发展。

参考文献：

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