新时代档案工作现状及任务研究

新时代档案工作现状及任务研究

王丽波刘雪

济宁能源发展集团有限公司山东济宁272000

摘要：随着新时代的到来，新技术不断涌现，作为档案工作者，必须认清形势，转变观念，创新档案工作模式。因此，适时进行新时代档案工作现状及任务研究具有一定的现实意义。鉴于此，本文章从新时代档案工作现状以及其任务展开研究，并对相关问题加以阐述，对有效提升新时代档案管理工作水平提出了一系列优化建议，希望新时代档案工作在传统档案工作的基础上发扬创新，并形成新的管理思路和管理模式。

关键词：新时代；档案工作；现状；任务

1信息时代档案管理的新特点

1.1信息来源更为多元化

过去档案信息主要来源于纸质文件，由于馆藏存储空间有限，加上管理方式落后，档案部门只能选择性地收集档案信息，档案信息来源非常有限，一些具有历史研究价值的文档资料由于各种原因而未被归档收录，继而遗失。档案信息化则使档案材料不再局限于纸质文件，大量包括影音、图像、文字等各种类型的档案内容都可以以电子文档的形式储存在小小的硬盘当中，使档案存储空间和信息来源得到极大的拓展，一个U盘即可存储相当于小型图书馆的档案内容，为档案收集管理带来了极大便利。

1.2信息处理更为高效

通过计算机操作，档案工作人员可在最快时间内按照不同的标准对收集的电子档案进行归纳整理，并且在不需要打乱原有纸质档案排序的情况下，保持电子档案与纸质档案的对应。既提高了档案归档整理的效率，降低了人员工作量，又避免了人工操作下可能出现的页码错编和跳号、缺号等问题。信息技术使档案的检索利用也变得更容易，只需通过简单的计算机搜索操作，可按照档案的类型、归档时间、关键词等快速检索到所需档案，从根本上解决过去档案查询繁琐和费时费力的问题。档案信息化管理的高效还体现在档案信息的传输，通过计算机和互联网即可将电子档案进行快速传输，不受时间和地域的任何限制。

1.3档案管理更加安全

传统的纸质档案易受潮、易损坏，不利于档案的长期保存，而电子档案则完全消除了这方面的顾虑。各种档案资料可以电子文档的形式存储在硬盘当中，既方便又安全，对于一些重要的档案还可进行多备份，在很大程度上避免了档案可能出现的损坏，可使档案长期保存。此外，电子档案的安全保密性也更好，通过各种密码保护和权限设置可有效确保档案信息的安全，降低了档案丢失和信息泄露的风险。

2信息化时代下档案管理工作中存在的问题

2.1管理方法过时

目前，档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理，档案信息主要依靠纸质文件记录，但在这个数据快速增长的时代，需要处理的数据信息越来越多，主要依靠纸质文件记录档案，很容易丢失或缺页，档案数据不完整，单位的长久发展会受到影响。同时，信息化手段管理也仅仅处于录入信息，只进行了简单的分类整理，不方便今后资料的查阅与调用，导致出现形式化、单一化的录入数据方式。

2.2档案管理不受重视

大多数人认为档案管理只需将信息录入，不需要整合，甚至某些企业的档案管理员还担任了公司里其他职位，不能一心做档案管理工作。同时，多数企业领导也认为档案工作不重要，不能给公司带来实际经济效益，没有发展的必要。但档案管理往往是公司进行工作中最重要的一环，缺了档案管理工作就难以进行。如，若数据管理人员长期忽视他自己的工作，企业员工的资料可能会丢失，长期合作伙伴的资料也可能被泄露，企业今后发展需要某些数据进行工作时却发现数据遗落，无法正常工作。长期下来，企业可能会进入衰败期，甚至走向灭亡。

2.3档案管理信息更新不及时。信息化时代背景下，企

业需要将档案管理置于重要地位。因为数据增长速度过快，档案管理部门需要不断更新工作技术以及升级设备。一旦档案管理部门工作效率得不到提高，很容易影响整个公司工作进程，造成延误各项工作进程的现状。多数公司都配备了信息化的档案管理设备，但相应管理人员专业知识缺乏，认知良莠不齐，不能很好地加以利用，造成了资源的浪费。信息更新不及时，设备利用率低，导致了工作效率低这一局面。

3新时代档案管理工作任务的建议

3.1完善档案工作制度体系

新时代档案管理工作的首要任务就是完善档案工作制度体系，具体表现为以下几个方面：第一，加强档案管理制度，修订完善档案管理相关的法律法规，使得档案管理工作有法可依。第二，完善数字电子档案相关的标准与规范，使得数字电子档案管理工作更规范。第三，建立相应的奖惩机制，使得档案管理者能够提升开展档案管理工作的积极性，进而推动档案工作的建设发展。

3.2推进档案工作数字化建设

推进档案工作数字化建设是新时代档案管理工作的重要任务之一，具体表现为以下几个方面：第一，提升档案工作的标准化与规范化。只有档案工作标准化和规范化，才能更好地推进档案工作的数字化建设。第二，加强档案数据库建设。档案数据库建设是新时代档案管理工作的长期任务，是一个循序渐进的过程。第三，应用大数据技术构建数字化档案工作平台。

3.3提升档案工作者的信息素养

提升档案工作者的信息素养是新时代档案工作必不可少的基本任务之一，具体表现为以下几个方面：第一，新时代的档案工作要求档案工作者能够熟练操作计算机。第二，新时代的档案工作要求档案工作者能够具备现代的管理技能。第三，新时代的档案工作要求档案工作者具有较强的综合能力。

3.4创新档案服务模式

传统的档案服务主要是以借阅的方式为主，以此来使档案信息得到传播、共享和利用，这种服务方式不仅有很大的局限性，而且在借阅过程中也容易造成档案文件的丢失损坏。为使烈士陵园档案信息化建设给受阅者带来更便捷的服务体验，陵园可通过建立内部局域网来使档案得到传播共享。档案的借阅只需在办公桌前轻点鼠标即可实现，省去了档案借阅的往来奔波和繁杂手续，极大地提高了办公效率。为促进公开档案的共享和利用，充分发挥烈士陵园红色档案的历史研究和爱国教育作用，陵园还可建立专门的档案网站和档案馆网页，将一些可公开的，具有警示和宣传教育作用的档案制成电子化的宣传刊物在网站进行传播。使人们足不出户就可参加档案展览，阅读档案公布件，实现档案信息传播的网络化和社会化。

3.5保障档案信息安全

在档案信息化、网络化促进档案信息共享利用的同时，档案信息的安全问题也更加不可忽视。电子档案的安全管理与传统的纸质档案有很大区别，应根据电子档案的特点采取有针对性的安全保障措施。一方面可将计算机安装杀毒权利和防火墙来进行安全防护。另一方面还应根据档案密级对电子档案采取密码防护和设置操作权限。此外还可引入指纹、虹膜识别等新技术，进一步提高身份认证精度，从而保证电子档案的安全。

3.6努力完善网络信息安全体系

面对日益突出的网络安全问题，为了加强档案信息的保密性，必须加强对网络信息安全体系的完善，提供一个安全的网络安全体系。可以对一些档案信息进行分级管理，以增强其保密性，并且还要采取一系列措施来防范黑客和病毒的威胁。

3.7增加档案管理工作的资金投入

档案管理信息化建设是一项十分艰巨且繁琐的任务，因此，必须首先保证投入的资金充足，这样才能让各个部门顺利运转起来，让建成的档案数据库达到预期的效果，更好地为档案管理信息化服务。

结语

当前，档案工作者必须与时俱进，顺应时代发展转变传统的档案工作观念，以现代化的技术手段开展档案工作。经过近一年的档案管理实践，发现利用该创新思路能够有效地帮助档案工作者认清新时代档案管理的现状，有效地帮助档案工作者深入了解新时代档案工作的任务，有效地帮助档案工作者提高工作效率及工作质量，具有一定的推广价值。

参考文献：

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（26）.