档案保管的基本工作

档案保管的基本工作

吴美琴

东莞市社会保障局523000

摘要：案作为一种社会历史财富，要求加以妥善保存，但随着社会的发展和时间的推移，一方面档案在数量和成份上不断增加，另一方面它又处在不断毁损过程中。档案保管工作是维护历史真实面貌的一项重要工程，档案保管工作涉及众多环节，如：对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、日常安全检查等。档案保管人员只有依据文件和材料的形成规律，根据材料的价值，确定档案的保管期限；才能确保档案便于保管和方便用户使用，文章结合本人实际工作经验，主要分析了档案管理工作存在的一些不足及做好档案保管工作的具体方法。

关键词：档案保管；存放；秩序；寿命

一、前言

档案是一种社会现象，它以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后造福。档案保管工作是维护档案的完整和安全的具体性工作，是档案基础业务工作的一个重要环节。其中心任务在于采取有效措施延长档案寿命，保证档案的安全。档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律,通过经常性的工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁、延长档案的寿命,维护档案的完整与安全。档案保管的基本要求是:以防为主,防治结合;相互协调,密切配合;加强重点,照顾一般;立足长远,保证当前。

二、档案保管工作包括三个方面的内容

1.档案的库房管理

库房管理工作是档案日常保管工作的主要内容,是档案保管的基础工作。档案库房管理任务包括:档案存放位置与排列顺序管理;库房温湿度的调节与卫生保洁;档案进出库房的控制;库房的安全保卫。

档案保管工作的基础，只有做好经常性的、具体的库房管理工作才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。档案库房管理工作主要包括：档案库房的编号、档案架的排放和编号、档案的存放和全宗排列、档案存放位置索引、档案代理卡、全宗卷、温湿度调节和清洁卫生、保卫和保密、防火、档案在搬运中的保护以及档案的安全检查等等。具体的日常档案库房管理措施，如制订库房管理制度，档案目录的索引，档案利用的登记情况，档案的缩微扫描复印，库房的温湿度调节，库房的防光防虫防鼠，有些要求比较高的库房还要在进入库房时消毒。

2.档案流动过程中的保护

即档案在各个管理环节中一般的安全防护，可分为归档前的保护和归档后的保护。

归档前的保护，我们知道档案是由文件转化而来的，文件在归档之前都处于流动的状态，如有时在领导手里，有时在工作人员手里，由于文件还处于现行状态中，而要对这时的文件进行保护是比较困难的。一般的非档案工作人员缺乏档案保护意识，因此档案的损毁现象时有发生。归档后的保护，如档案收集中的保护，档案整理中的保护，档案利用中的保护等。当然这里流动中的保护主要是指经过整理归档存放后的利用过程中的保护，如复印、扫描、传输等，档案利用过程中的保护是档案流动过程中保护的重点。尤其是在档案使用时更加需要做好档案的保护，一般情况下如能用电子版本的尽量用电子版本而不用纸质版，能用复印件则不用原件。即档案在各个管理环节中一般的安全防护，可分为归档前的保护和归档后的保护。

3.保护档案的技术措施

科学保护档案的技术方法很多,归纳起来主要有两个方面:一是防治技术,二是修复技术。

防治技术是防止或减缓各种外界不利因素对档案制成材料的破坏作用,主要是改善档案保护条件。要做好经常、具体的库房日常管理工作,为整体的档案保护工作创造必要的条件和良好的秩序。还要通过改善库房建筑为档案保护条件创造物质前提。档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。

修复技术是对已经损坏或受到不利因素影响的档案进行处理,修复已遭损坏的档案,尽力恢复其历史原貌,增强其抵抗外界不利因素的能力。修复技术的基本内容有:去污、去酸、加固、修裱及字迹恢复等。修复原则:(1)修复所采用的各种材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。(2)保持档案原貌。(3)使用的修复方法事先要经过试验,确有把握后,才能着手修复工作。

档案保护技术工作是档案工作中的一项极其重要的工作,它直接关系到档案的寿命。保护工作没做好,档案遭到损坏,就会造成无法挽回的损失。大量档案要长期保存,一部分档案要永久保存,但反映和记录档案内容的物质材料的寿命是有限的,这二者之间的矛盾只有通过做好档案保护工作才能加以解决。

三、档案保管工作的任务

维护档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务。

1．最大限度地防止和减少档案的损毁

档案是有载体的，而载体是会损毁的，档案的损毁主要有人为损毁和自然损毁。人为损毁方面，比如档案工作人员管理过程中不遵守规章制度引起的人为损毁，档案借阅人员由于使用失误引起的损毁。自然损毁方面，如档案材料本身的变化所引起的自然损毁，如材料老化。档案保管的任务就是运用各种保护措施最大限度地防止和减少档案的损毁，随着保护技术越来越先进，最大限度实现档案损毁的减少，提高工作成效。

2.延长档案的寿命

档案保管工作不仅仅在于只是一味地防止档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

3.维护档案的系统性和完整性

维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去，另一方面是指档案作为一种社会现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密，造成政治上的不安全。

4.保证档案的安全

要有专门存放和保护档案的地方，如档案室、档案馆、档案库房等，安装铁门、铁窗、铁架等，做好防盗、防火、防虫、防强光照射等安全工作。

四、档案利用过程中的保护方法

档案在使用过程中的保护制度，应当涉及档案使用过程中所有与保护问题有关的基本问题和基本方面。它大体上包括两个方面：

1．档案使用的登记与交接制度。档案无论因何故被利用时，都必须对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记交接手续。如档案出库、入库的登记，借阅登记及交接清点等。

2．档案利用行为的管理与限制制度。这一制度涉及档案利用行为的方式及所应注意防止的不良现象。如利用者不允许吸烟、喝水、吃食物等，不允许在档案上勾画、涂抹，未经允许不准擅自拍照、抄录、复印，更不允许有撕损剪切等破坏性行为，利用者必须保证档案的完好无损。对损毁档案行为要按照《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规予以处罚。

（1）量与顺序的控制。档案利用时，无论是内部使用还是外部利用，当所需档案数量较大时，可按管理制度分批限量提供，且应要求利用者在使用过程中和交还档案时，保持其实体秩序的排列顺序，以免发生错误。

（2）加强对利用行为的现场监督与检查。凡外部利用，在利用现场均应配备档案工作人员实行监督，随时检查利用者的利用行为，发现问题及时指出并予以纠正，将不良现象消灭在萌芽状态。有条件的档馆(室)，尤其是面向社会提供利用的档案馆，应配备电视监控系统。

（3）利用方式及利用场所的限制。档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍摄或复印工作原则上应由档案馆(室)工作人员承担;档案利用的场所应为集中式的阅览中心，一般不为利用者安排单独的利用房间，以免发生不测事件。

（4）对重要档案采取有效的保护性措施。对珍贵档案，档案馆(室)应当实施重点保护:一是严格限制利用人次;二是尽量不提供档案原件，只提供缩微件或复印件等;三是利用中要格外注意监护问题，必要时可以责成专人始终陪伴进行利用。档案工作的根本目的是为社会各方面提供档案信息服务。档案馆(室)应当正确处理管理与利用的关系，充分发挥档案信息在物质文明、政治文明和精神文明建设中的作用。

五、结语

档案保管工作不是单纯“为保管而保管”，其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用，如果只片面强调保护而不提供方便的利用，则保管工作就失去了意义。档案保管工作需要以档案的收集、整理、分类等其他档案工作环节为前提，同时也是这些工作的目的之一，因而档案保管工作在整个档案管理工作中占有着重要的位置。

参考文献：

1.档案保管工作探究_徐光远

2.概述档案保管工作_赵婷

3.浅议如何做好档案保管工作_李美丽

4.如何加强档案的保管工作_乔道伟

5.如何做好档案保管工作_张薇

6.试述档案保管工作_许春霞

7.探讨档案保管工作的相关概念_李贵

8.做好档案保管工作_赵秉忠