浅谈如何保证数字档案信息正确率

浅谈如何保证数字档案信息正确率

徐静张真

徐静张真(青岛大学医学院附属医院266003)

【摘要】随着计算机技术的飞速发展，档案逐步实现了数字化管理，工作效率明显提高。如何保证数字档案信息的正确率，成为新形势下档案管理工作者不断探索和研究的课题。我院从档案的收集、数字转化等方面入手，采取切实有效的措施，确保数字档案的信息的正确率，使数字档案管理规范、服务快捷、工作高效的优势得到了充分的发挥。

【关键词】数字档案信息正确率做法

随着计算机技术的飞速发展和档案规范化、标准化、科学化管理模式的不断完善，档案管理软件逐步进入到档案管理工作中，替代传统的手工操作方法，为广大档案工作者提供了更现代化的档案管理手段，为档案的检索、利用开拓了新的领域，提高了档案管理的现代化水平。我院在数字档案管理工作中，就如何保证数字档案信息正确率做了一些有益的探索，使数字档案管理规范、服务快捷、工作高效的优势得到了充分的发挥。

一、数字档案信息正确性的重要性

数字档案是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。具有检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便等优点，但也存在档案信息容易被改动、载体不稳定等特性。

“原始记录性”是档案的基本属性，而信息的正确性是数字档案的灵魂，只有保证档案信息的正确性，才能发挥其“真凭实据”的作用，档案本身才具有价值。因此，保证档案信息的正确率是数字档案管理的前提和基础。

二、我院保证数字档案信息正确率的具体做法

数字档案信息正确无误包含三层意思：一是收集的档案要齐全完整。二是档案内容要准确、真实、可靠。三是数字化处理后的档案信息要与原始档案保持完全一致。

1、档案的收集

档案管理工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研八个环节。

档案的收集工作是档案管理工作的起点，也是做好档案管理工作的先决条件。因此，只有把能够全面、客观、真实反映工作情况的档案收集完整，才能为后期的档案数字化处理和检索利用提供有力的支撑。

(1)确保归档文件完整齐全

完整齐全是指文件材料要全面、系统、客观、真实地反映工作面貌。根据各部门档案形成的具体情况，制订档案管理办法，完善归档制度，明确各门类档案的归档范围、归档时间和保管期限，采取常规档案按年度、特殊情况随时归档的收集方法，保证归档档案完整齐全。

为保证归档文件完整齐全，每年年初，档案科将上一年度医院的各类行文目录先行收集并进行分类梳理，将各部门应归档文件的文号、题名等信息提供给相应部门的兼职档案员，指导其有针对性的开展收集、整理工作，对收集不齐、不全的，及时采取必要的补救措施，确保医院行文归档率达到100%。

(2)规范文件题名

文件题名是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是最重要的检索途径，是检索者最常用的检索线索，因此文件题名一定要规范、完整，能够真实的反映出这份档案材料本身的真正内容，以便于检索利用。为此，医院经常性的组织管理工作人员进行医院管理、行政公文、事务性文体撰写等方面的知识培训，以提高各种文件材料书写的规范性，保证形成的档案真实、可靠。

(3）在接收电子文件前，对电子文件的载体及其技术环境进行认真检验，检测项目指标必须达到《电子文件归档和管理规范》的要求，才能进行归档。以保证电子文件的真实性、完整性和有效性。

2、档案的数字化转化

确保数字化处理后的档案信息与原始档案保持完全一致是档案转化过程的重点和核心。

所谓“差之毫厘，失之千里”，如果数字化转化过程中出现差错，导致数字化档案出现错误信息，就会给档案日后的检索利用带来很大困难，导致档案查询不完整或是查询到的档案文不对题，失去档案数字化管理的真正价值和意义。

我院档案的数字化转化过程包括将纸质档案题名录入档案管理系统形成档案目录、对纸质档案进行扫描及将电子文件拷贝到既定程序中等工作。

（1）将纸质档案进行人工录入，首先要保证文件题名的正确无误。对所有档案材料一律要求录入正规的、完整的文件题名，即与原始档案材料完全一致的题名，不允许使用不规范的简称或代名词。对一些题名相似，但内容完全不同的档案材料，我们在认真研读、完整领会材料实质内容后，采用在题名后加备注的方法来标明该文件的特征，以便于以后的检索利用。其次是坚持严格的核对制度。我们采用即时核对和定期核对相结合的方法。即时核对是指，在对档案材料进行数字转化后，立即由另外一位档案工作人员对其处理过的档案信息进行核对，以便及时发现问题，及时更正，确保档案信息的正确性。定期核对是指每半年对数据库中的档案数据和实际档案数进行核对，查漏补遗，以保证数字化档案与档案实体相对应，做到“账物”相符。

（2）档案目录录入工作完成后，我们将扫描形成的和各部门直接归档的电子文件拷贝到相对应的目录下。此项工作量大且非常繁琐，每年党政、工、团等各部门形成的及接收的上级各种文件材料多达上千份。为保证能将电子文件准确无误的拷贝到相应位置，我们采取分类、分级、分批的方法进行工作，坚持“先门类、再层级”的原则对数字档案进行分门别类、区分层级，然后再分批次进行拷贝，以最大限度的保证档案信息的正确无误。例如先将档案分为党群、行政、医疗等门类，在各门类中再区分不同的层级，如上级文件、本院文件或部门形成的材料等，划分清晰后再把同一层级的作为同一批进行拷贝。

（3）做到专机专用，专人负责，保证档案信息安全。根据档案工作需要，我们设置4台档案专用计算机，仅限于进行与档案工作有关的操作，并为档案管理综合系统分别设置登录密码和修改密码。除登录系统外，对已录入系统的信息进行修改时，也必须录入修改密码，进行解锁后，才能进行信息的修改，以维护数字化信息的正确性。

3、维持检索利用过程中档案信息的正确性

档案管理的目的是利用，档案数字化后，为档案利用者远程查阅提供了可能，利用者只需根据查阅权限轻点鼠标就可以自主完成档案的查阅工作，既省时又省力，大大提高了工作效率。要实现这种模式下的高效、便捷的档案利用服务就必须保证档案信息在使用过程中一直维持原貌，即保证档案信息的正确性。

（1）计算机网络化给人们的工作带来了极大的便利，但病毒的侵袭、破坏，黑客的攻击事件时有发生，造成数据损坏等严重后果。鉴于这种情况，我院把安装档案管理综合系统的计算机进行权限设置，除医院的办公网外不能登录其他网络，做到内外网彻底隔离，以保护档案数据不受病毒等有害物质的侵袭，保证档案信息的安全，确保档案信息的准确性。

（2）除对各部门、各科室及各级各类人员查阅、检索权限进行严格设置外，我们将各部门提交的WORD文档材料全部转化为只能浏览不能修改的PDF格式，最大限度的保证使用过程中的档案信息的正确与完整。

加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展客观要求，提高档案管理和服务水平的必由之路，是档案事业发展的必然趋势。而数字化档案信息的正确无误，是档案信息化建设的前提和基础，只有保证数字化档案信息的正确率，才能真正发挥档案信息化建设在提高档案标准化、规范化管理水平中的作用，促进档案事业向更高更深层次的发展。