提高投标文件响应质量的策略

提高投标文件响应质量的策略

武爱平盛夏

武爱平盛夏

中国核电工程有限公司北京100840

摘要：本文结合实际工作经验，介绍了提高投标文件响应质量的一些策略，并列举了编制投标文件的易犯错误，从而大大提高了中标几率。

关键词：投标人；投标文件；策略；中标

目前我国在运营核电站逐年增多，核电站的技术改造项目也随之增多，进而预估金额超过招标规模以上的项目也随之增多。为提高中标几率，投标文件是评标时最直观重要的依据，投标文件编制的质量基本决定了是否能中标。结合从事招投标工作多年的实际工作经验，总结了以下提高投标文件响应质量的策略。

一、充分熟悉理解招标文件

投标文件是对招标文件各个要求的响应，因此在编制投标文件之前，必须全面熟悉、充分理解招标文件，尤其是招标文件中的“投标人须知”、“评标标准”“合同条款及格式”和“技术要求”等要求。对技术要求、工期以及投标价格等绝对不能出现失误；对招标文件中不理解的或有歧义的，及时整理出问题，发送招标人进行澄清。

二、及时进行项目要求评审

在熟悉理解招标文件后，要及时组织各主承接部门和质量保证部门对本项目进行评审，以决定是否参与本项目投标。主要评审包括招标人对项目的各种要求，如招标文件中规定的技术、进度、数量、服务、工作、付款条件、结算方式、知识产权、质量、安全、环保等。从以上各方面进行详细评审，必要时应组织会议评审，对招标的技术、进度和商务等方面进行风险分析，讨论是否有能力承接以及是否要参与本次投标。若在没有能力承接的情况下，尽量不要参与投标，徒劳浪费人力物力。

在项目评审后，确定参与投标后，还应确定投标时组织机构，确定项目经理、商务经理和技术经理，确定投标文件的商务卷和技术卷分别由谁来编制以及完成时间。

三、投标技术文件的编制

投标技术文件是投标文件的重要组成部分，直接关系到是否可以中标，因此，要严格响应。根据多年的投标经验，建议最好按照招标文件中模板要求，逐条进行响应，并结合评分标准中的打分规则，重点突出响应。一般技术服务项目中，设计方案是重点，但项目人员的组成及相应证书的提供，更尤为重要。在编制投标文件时，往往一些技术人员不愿意提交自己的相关资质证书，给编制工作带来不便，建议由项目经理进行思想工作，让其不要抵触，为了公司能赢得更多的市场，应该贡献出来。

四、投标报价的合理决策

技术服务项目投标报价的决策存在以下难点：1）根据评分标准，一般投标报价的分数占比为30%~60%，且打分规则为：报价越低的投标人得分越高，即最低价中标。评分标准还规定：评标基准价一般为平均值的90%，且投标报价超出所有有效报价算术平均值30%（含）以上的，不纳入算术平均值的计算。这意味着，报价稍高，就会处于非常不利的地位，甚至直接出局。2）一般的技术服务项目不像设备厂家，除了人力投入外，还需要建立工厂、购买机器及原材料（零部件），技术服务项目仅为人力投标即可，属于软性投标，虽然国家出台了《工程勘察设计收费标准》，但不同集团为争取集团外的项目，故意采取恶性竞争，报出的投标价格远远低于标准。

这样给投标报价的决策带来很大麻烦，建议从以下方面着手解决：1）从投标技术卷上弥补：在技术要求上全面响应，能不失分尽量不失，并且技术方案要充分体现出在本项目上的绝对优势；2）全面核实工作内容，分析工作量，避免虚高，在确保成本的情况下，合理报出；3）若本项目具有延续性，在本次投标可采取低价报出，拿下本项目，待后续工作时再适当提高报价，来弥补本次的损失。

五、投标文件易犯错误的典型案例

虽然招标文件的商务部分要求基本一致，但是不同地区不同项目都有自己的特殊要求，而且商务部分中要求的公司营业执照、资质、授权书、投标函等内容大多数是投标否决条款中的条件，非常重要，稍有疏忽出现错误，就会被造成废标处理。

投标文件应对招标文件的实质性要求做出响应。在编制投标文件时，一定要仔细对照招标文件的实质性要求逐条作出响应，同时还应加强校核。有时，往往一些看似低级的错误，却极有可能造成整个投标的失败。以下是投标过程中容易出现错误的典型案例[1]。

1）投标文件中有漏签字或盖章的问题

在招标文件要求的投标模板中，在需要签字和盖章的地方均有明显的文字，但有些招标文件要求比较特殊，需要投标文件每页均需法定代表人（或委托代理人）签名和加盖单位公章。而标书的编制人员没有仔细阅读招标文件要求，因而只在有明显要求的地方进行了签字和盖章。这样在评审时，会因为投标文件没有页签，造成投标文件无效。

建议在打印投标文件后仔细检查每一页是否需要盖章，并在需要盖章的页面上贴上标签，以免在遗漏签字或盖章。

2）投标文件有漏页、重页等问题

根据招标文件的要求，投标文件的页码必须连续，且必须胶装成册。在实际制作中，经常存在投标文件有漏页、插页、重页、错页或者空白页的现象，以及在排版上正文与页眉（页脚）重叠。这些问题基本是因为在打印时打印机出现问题、夹有其它文件的打印或者拿取文件不仔细等原因造成的。因此，编制人员在投标文件的打印过程中，首先要对投标文件进行逐页翻查，检查是否存在漏页、空白页的现象，以及是否对需改正更换的内容进行了替换。投标在装订前，要再次进行检查，并且重点检查投标否决条件的相关内容。

3）投标报价前后（或大小写）不一致的问题

在投标报价文件中，需要在投标函以及报价清单中分别填写投标报价，对于投标报价是在投标前才最终决策的，有时留给做标书的时间很短，因此投标文件的编制人员可能会出现投标函的价格与报价清单的价格不一致的情况，或者投标报价大写与小写不一致的情况，这样会导致投标被否决，或按最高投标报价评审。

4）投标文件中项目名称或招标人名称不对

投标文件的编制人员经常在编制投标文件时会直接参照以前的投标文件，在其上面直接修改，有时因为时间紧急、投标文件内容较多等原因，编制人员会疏忽、遗漏修改，校对人员没有仔细核对，从而出现项目名称或招标人名称不对，结果导致投标被否决。

这种情况就需要编制人员和校对人员有较高的素质，尤其是编制人员要有足够的耐心和细心。

六、总结

编制投标文件是一项繁琐、复杂、综合性很强的工作，编制人员不仅需要熟练掌握《招标投标法》及相关法律和规范性文件，还需要具备相关的专业知识，以及足够的细心和耐心[2]。通过应用上述编制投标文件的策略，及对投标文件易犯错误的避免，相信会大大提高中标的几率。

参考文献

[1]李保平，浅析如何高效投标以提高中标率，投标人，2014，9：32～33.

[2]丁欣，浅谈如何编制高质量的公路工程施工投标文件，山西建筑，2007，6：265～266.