浅析如何进一步规范档案管理工作

浅析如何进一步规范档案管理工作

石越

齐齐哈尔市机关事务管理局节能科

在社会经济不断发展的同时，档案管理工作也随之发生不同程度的改变。现阶段我们面对的主要问题就是如何在新形势下开展科学良好的档案管理工作，并对其规范性进行进一步提升。档案管理工作涉及到多个细节与内容，所以必须从把控各个细节着手，改善传统档案管理工作当中规范性较差的问题。这不仅可从根本上提升档案管理工作的整体水平与质量，也为后续档案管理工作的开展奠定基础。

一、增强服务意识，争取领导支持

对于任何工作来说，要想取得良好的效果就必须得到领导的支持。具体到档案管理工作来说，单位领导对于这项工作的重视程度将直接决定管理层对档案管理工作的态度，从而会在档案管理工作发展进程方面产生潜在的影响。因此，要加大对档案管理工作的宣传，增进同事和领导对档案管理工作的重视程度。之所以很多人不重视档案管理工作主要原因就在于很多人对于档案管理工作的理解和认识仅仅停留在档案管理工作的表面，并不了解档案管理工作背后的意义。所以说档案管理人员要加大对档案管理工作的宣传，具体措施可以是经常性地主动把有关材料呈送给领导，尽量选取与单位工作和领导手头工作相关的材料，便于领导查阅后能够从中得到启示，这样更能引起领导的重视。

二、明确归档重点，做好收集归档

1.体制的健全与完善

在构建管理信息体系时，必须充分结合单位自身管理体制以及组织机构的设置，在此基础上也不能忽略档案材料的形成规律，从多个方面着手，保障管理信息体系构建的科学性与合理性。档案管理工作需要由专门的档案管理人员负责，尤其是要与各个部门信息员之间加强沟通与联系，严格开展收集工作的检查与指导。收集时可利用随时收集以及定期收集两种方法，最大限度将文件资料损失以及减少问题的概率控制在最小范围内。

2.建立合理的制度

档案管理人员在收集档案时必须严格遵循国家规定与标准。本单位内部各个部门、个人以及社会都是档案收集的主要对象，收集时一般利用接收以及征集两种方式。通过对具体档案收集工作进行分析后可以发现，归档制度是档案收集与建立的前提，必须通过相关规定时限对归档范围、归档要求以及规定时间的进一步明确，保障档案收集工作开展的顺利性。建立健全相应的制度是开展文件材料收集时必须高度重视的内容，领导人员以及相关部门都必须提高对文件材料收集工作的重视程度，积极配合。档案管理人员在工作中更是要保障认真负责的态度，上门收集时需要将档案材料的来源以及范围作为主要依据。档案管理人员在年度或者阶段工作结束后，需要主动收集相应的材料进行归档，尤其是面对材料档案较为分散的情况时，必须进行仔细鉴别与加工，归档过程当中找出材料之间的规律性，需要针对宣传工作进行不断的强化，利用多种方式、场合以及渠道等实现对档案知识以及档案法规的大力度宣传，促使全员形成相应的档案管理认识，自觉配合工作人员完成档案的收集与管理工作。

三、创新工作思维，活化开发利用

1.档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务

在电子信息飞速发展的时代，档案管理者要掌握相应的计算机知识，利用先进的技术设备和现代化的管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，以为档案利用工作打好基础，提供保障。

2.积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面

档案管理人员要从思想上树立高度的服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用电子技术信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。

3.加强编研工作，对档案信息进行深度开发

要搞好档案编研工作就要主动了解社会需要及素材状况，采取征编结合的方法，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编并印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。

四、加大培训力度，强化人员素质

1.加强制度建设，建立科学合理的运行机制

首先，要不断完善教育培训的奖惩机制。比如将教育培训的频率、次数、考核、上课情况进行统计分析，并且纳人到员工绩效的考核指标，相应的建立起奖惩机制，鼓励员工积极参与，强化档案管理人员的危机意识和风险意识。其次，通过参加教育培训增强自身工作能力，适应工作性需要。除此之外，还可以在管理制度上进行微调，比如档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样就可以反过来刺激工作人员积极参与到教育培训工作中来。

2.开展综合培训

在开展培训活动的过程中，主办方要坚持从实际出发，最好可以进行分层次培训。首先，可以给档案管理人员提供全面系统的学习机会，通过系统的培训课程使之了解认识档案管理工作领域的前言现状，帮助其充实自身档案学新理论、新方法，从而实现对大学教育中不足的补充。其次，加大相关学科知识体系的普及力度。众所周知，档案学并不仅仅只包含档案学科知识体系，同时还涉及到心理学、行为学、公共关系学等等多个学科，所以说，档案管理者在工作过程中要拓宽眼界，丰富知识面。

3.细化考核监管

应该将把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，积极强化对档案材料保管、甄选管理，加强检查考核，并且进行相应的奖惩。只有这样才能从根本上提高档案管理工作水平，进一步规范档案管理工作，保证档案管理工作顺利开展和有效运行。

结语：在客观分析的同时，我们可进一步明确档案管理工作的价值与作用。提高档案管理工作的规范性是社会发展的必然趋势与要求，必须从各个方面同时进行协调与努力，完成档案管理工作规范化的目标。首先是要改善忽略档案管理工作的问题，利用完善的管理体系构建相应的档案管理系统。同时对管理人员提出较高要求，必须从自身着手实现对素质与能力的不断提升，为档案管理规范化贡献自身力量。

参考文献：

[1]郭静.如何进一步加强人事档案管理工作[J].内蒙古科技与经济,2013(5):12.

[2]王春香.试论如何进一步规范医院信访档案管理工作[J].中国保健营养(上旬刊),2013,23(8).