学校档案资源的有效开发利用研究

学校档案资源的有效开发利用研究

张秀芹

禹城市第一中学251200

摘要：档案材料拥有社会属性与文化属性，它是学校发展的客观记录，对于档案管理工作人员来说，必须要主动树立服务意识和开发保护意识，不断拓展档案服务范围，努力提升档案资源的利用效率，发挥出档案资源的最大价值，进而推动档案事业的健康发展。

关键词：学校；档案资源；开发利用

一、提升档案资源利用率的重要意义

档案资源的开发利用工作代表了整个档案管理的成果，也集中表现着档案管理工作的方向与价值，可以说是档案管理联系社会的窗口。档案资料开发利用对整个档案管理具有很大程度的促进作用，具体表现为下面几个方面：首先，因为档案开发利用工作应当向档案管理工作本身的其他环节提出相应要求，推动其他工作环节的不断完善；其次，借助于档案开发利用工作实践，能够获取到档案管理的反馈信息，可以更加准确地了解到其他方面工作存在的问题，有助于促进档案管理工作水平的提升；最后，档案开发利用工作与其他档案利用者之间存在密切的联系，做好档案开发利用工作是对档案管理工作最直接的宣传，可以引起其他部门对于档案管理工作的重视。总而言之，促进档案资源利用效率的提升属于档案管理过程中的重要内容，做好档案开发利用工作才能够确保整个档案管理焕发生机，否则必然会导致整个档案管理死气沉沉，无法提升工作效率。现阶段我国正处在转型发展的关键时期，要促进档案事业的发展，重点在于促进档案资源利用效率的提升，确保档案工作能够在社会建设发展中发挥出自身的价值。

二、档案信息开发利用中存在的问题

（一）对档案信息资源的价值认识不足

档案信息化管理的建设已成为一个重要的档案管理的发展趋势，是当前最大化开发利用档案信息资源的基础，所以应加强关注。但在实际工作中，尽管学校相关政策给予一些支持，但由于一些单档案管理人员没有认识到档案信息资源开发利用的重要性，对档案管理信息建设的单位发展缺乏认同感，导致文件优化信息资源开发和利用的一体化进程被阻塞。

（二）学校档案管理人员素质亟需提高

由于长期的工作习惯、历史因素、客观环境和其他原因，一些档案工作人员服务意识欠缺。在文件资源管理的过程中，只要资源分类是好的，没有损失，就认为成功地完成了工作。这种被动的思维方式有很大程度上影响了对档案资源的开发利用。档案管理有很强的政治需要和机密性，政治安全和信息安全是档案管理工作人员首先需要考虑的。因此借口保密而限制应该开放的档案的利用的情况也是存在的。

（三）档案资源有限

很多学校的档案信息部门办公场所和档案存放空间很小，所以档案信息管理是先天不足，缺乏丰富的资源。近年来，一些学校逐步加强了室藏空间的建设，慢慢完善文件管理规则。但在实际的工作环境中，设施不足、档案资源结构不完整仍然是制约档案有效利用的关键性因素之一。

三、有效提升档案资源开发利用效率的策略

（一）转变档案管理观念

学校档案部门应提升对档案资源开发利用的重要性认识，以提升档案意识为基础，以强化信息化管理为手段，以实现档案价值作为管理目标，实现认识档案资源体系的高效整合与利用。首先应解放思想，档案部门应充分认识到档案的社会功能与价值，基于战略发展角度看待档案管理工作，转变传统重保管、轻开发”以及强调机密”的观念。此外应进一步做好学校档案资源体系整合利用的基础性工作，加大档案管理人力物力投入，更新软硬件设施，构建标准化信息资源开发共享数据库等;进一步提升档案管理人员素质，加强档案管理队伍人才建设，满足信息化发展对档案工作提出的新要求。

（二）提升档案管理人员业务素养

档案管理人员必须要深入钻研自身业务，了解自己的工作职责。熟悉档案情况即是了解档案材料的主要内容、数量和存放的具体位置，了解每一份案卷的形成以及归档状态，了解卷与卷之间的联系，同时熟悉各个案卷档案的利用价值，尤其是针对重点档案以及其他珍贵档案更应当有充分的掌握。了解档案的途径有很多，通常都是通过收集整理、统计保存等日常工作，有目的地了解档案材料状况，尤其是借助于编制各类检索工具以及编研工作，更加全面地了解档案的基本内容，如有必要还应当借助于定期的检查和探讨，有计划地翻阅一些关键性档案材料。唯有充分地掌握档案材料内容，才能够避免查阅的盲目性，更加主动地提供档案，更好地利用。另外还必须要做好利用工作的预测，档案材料的需求可以说是多方面的，若无法准确地开展调查，就只有有坐等需求者上门，所以档案管理人员需要通过统计分析来征求档案需求者的意见，向相应的部门了解业务开展过程中的档案需求情况，从而促进档案利用率的提升。

（三）树立高度的责任感以及服务意识

充分发扬积极服务的精神，这是档案利用过程中服务思想的重要组成部分。档案管理部门应当主动地树立服务意识。因为档案材料的开发利用可以说是代表了整个档案管理工作的成果，和社会其他相关工作存在密切的联系，因此档案管理人员必须要主动树立高度的责任感以及服务意识，真正能够为档案需求者服务，时时刻刻为其提供方便。

（四）加强档案编研加工

档案信息材料的编研加工是对档案利用效率产生影响的关键性因素，随着近年来我国社会经济的飞速发展以及现代化科学技术的日益普及，在档案开发利用过程中也表现出很多新的特征，其中比较突出的便是档案利用者对于服务质量提出了更高的要求，他们不仅仅需要档案部门给予档案原件，同时还需要编写出所需的参考资料；不单单需要档案部门给出原始信息，同时还需要档案部门给出二次档案信息，或者是加工后的三次档案信息。所以进一步强化档案材料编研工作力度，进一步开发与利用档案材料信息，档案管理工作人员应当有计划有目的地利用馆藏档案资源，编研出各种成果，以给相关部门以及管理人员更多的参考依据，让档案材料的实际价值得以有效地发挥。

（五）加强档案资源整合

随着档案管理信息化程度的不断提升，学校档案资源体系整合也需基于信息化基础，从数字资源整合、管理资源整合以及系统资源整合几个方面做好管理工作，实现档案资源合作、信息交流以及规范运作，促进档案资源的共享，提升工作效率。由于学校档案信息丰富，时间跨度较大，有着高重复性、耗时等工作特征。要实现高效的整合与利用，加强软硬件的开发建设显得尤为重要。学校需结合自身情况，更新计算机、扫描仪、相机、刻录机等先进硬件设备，构建起健全的硬件管理设施系统。

参考文献：

[1]刘金凤.学校档案管理信息化建设[J].兰台世界.2013(21)

[2]武慧琳.中等职业学校档案管理存在问题及对策思考[J].现代企业教育.2012(22)

[3]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设.2016(07)

[4]林李霞.学校档案管理信息化建设[J].金华职业技术学院学报.2015(05)