如何有效的开展内审和监查

如何有效的开展内审和监查

张媛媛

海南核电有限公司海南昌江572733

【概述】核电企业存在多体系管理，法规或标准要求对公司各部门或各领域进行内部检查，以持续改进管理体系，追求卓越的管理绩效。但对于频繁的检查和被检查，是否能够有效的促进管理提升，需要检查人员高效率、高质量的提供支持和服务。本论主要研究质量、环境和职业健康安全管理体系和核质量保证体系下的内审员和监查员，如何有效的实现管理体系的内部审核。

【主题词】QES管理核质保内审监查

一、内审/监查活动在企业管理过程中的重要性

内部审核（InternalAudit）有时也称为第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，审核的对象是组织自己的管理体系，验证组织的管理体系是否持续的满足规定的要求并且正在运行。

监查（Audit）是核质量保证体系中的特别描述，是通过对客观证据的调查、检查和评价，为确定所制定的程序、细则、技术规格书、规程、标准、行政管理计划或大纲及其他文件是否齐全适用，是否得到切实遵守，并确定其实施效果如何而进行的审核并提出书面报告的工作过程。对质量保证大纲的每一组成部分进行定期的内部监查。监查的频度必须与被监查事项的安全重要性相适应，应在两年内完成对各安全功能所有重要方面的监查。

以上两都的目的是对管理体系的自我评价，以审查、评价公司管理体系的符合性和有效性，找出差距，为体系的持续改进奠定基础。内审和监查可视同企业管理者的“眼睛”，在发现问题、寻找改进机会、防止问题重复发生和持续改进方面发挥着积极的监视和督促作用；同时以PDCA循环，防患于未然和循序渐进，不断提升企业的管理水平。

二、内审员/监查员在管理体系中的重要作用

企业的内审员通过参加培训、考核而获取资格。企业的内审员大多是兼职的。公司的体系管理部门负责组织实施内审活动，每年发布内审计划，召集企业各部门的内审员分多个内审小组，对所有的责任部门开展内审活动。核电企业的监查员同样需要参加培训和考核以获取资格，一般监查员会集中在质量保证部门，专职从事质量保证监查与监督工作。质量保证部门负责每年制定监查计划，每次监查活动都需成立监查小组，由主监查员和监查员等人员组成，对一个部门或一个领域涉及的所有部门开展监查。

以上两种活动都是对企业业务流程进行自检，从而发现与标准或制度不符合的问题并采取预防和纠正措施。本质相同，形式略有差异，都是对管理体系进行的自查和监视。

三、内审员/监查员必备的技能和素养

内部检查的有效性，很大程度上取决于内审员/监查员是否能够准确掌握标准要求，是否具有发现问题的能力，是否具备验证问题改进有效性的能力，这些能力都来源于优秀内审员/监查员丰富的工作阅历、专业知识、技能储备和人格魅力。

内审员/监查员在企业管理体系自我评估中具有关键作用，最高管理层必须充分认识到这一点。内审员/监查员的培养与要求，甚至比外审员的要求更高，他们是推动企业管理体系有效运行和保持的内在动力。

而当前不少企业的内审员/监查员在审核中普遍存在一些通病，如：

1）检查前的准备不充分。检查要素未覆盖全面，导致审核时不能抓住关键问题；审核检查表可操作性差，审核时没有目的性；依据标准和文件准备不齐全，对现场实际情况不够了解，看到的问题都是表面现象，不能追根溯源，受审核部门仅就表面问题的采取措施进行改进，不利于管理水平有质的飞跃。

2）现场审核记录不详细，所开具的不符合项没有真正反映事实或描述不清，导致开末次会议时还存在质疑，同样会造成整改浮于表面。针对关键过程，不能有效深入检查，得出的问题偏向主观，经不住推敲。

3）审核人员责任心不强，审核时流于形式，走过场。

4）审核组长没有足够的统筹协调能力，审核计划安排不合理，未能让小组成员充分发现内在的质量问题。

5）受审核部门对管理体系内部审核认识不够，不愿意主动暴露关键问题，导致审核员掌握第一手资料不足或不够准确，审核难以深入。或受审核部门存在职责的不担当，混淆审核人员对于

6）针对开发的不符合项，受审核部门未针对问题的根本原因制定纠正措施，而审核员为了提高关闭率或外审检查，未整改到位就进行了关闭。不利于管理体系从根本上得以改进。

对照体系文件要求，我们不难发现，影响审核质量的因素主要有以下几方面：

1）最高管理者重视的程度；

2）审核策划的充分性；

3）审核实施方案的适宜性；

4）内审与监查安排的合理性；

5）审核组长的选择；

6）审核组成员对标准的理解程度和审核经验；

7）对不符合项采取纠正措施的有效性；

8）对不符合项追踪、验证的准确性。

除第一条以外，其它各条都与内部审核员直接有关，由此分析，加强内审员/监查员队伍建设，提高审核技能和素养是提高内审/监查活动最直接有效的途径之一。优秀内审员/监查员的共性就是要具备过硬的业务技能和专业知识，丰富的工作经历，持续提升的良好素养。以下就几点经验进行共享：

1）过硬的业务技能和专业知识

首先，无论是内审员还是监查员，都应对相关的法律法规、行业标准或其他监管机构的要求有足够的熟悉，了解法规标准的管理要素可实现的管理途径的合理性，从而在实际检查中才能有清晰的检查链。

其次，要对企业的管理活动充分的了解，掌握各责任部门的职责分工，清楚各项工作任务的业务流程，学会辨识业务流程的关键环节或特殊过程。通过有效获取企业的规章制度，结合检查的管理要素，形成检查表，供现场审核时使用。

另外还要关注体系运转过程中可能遇到的风险，发现的偏差是否会对管理体系造成不可挽回的失效。从体系保持有效的角度，提出持续改进的机会。对上次内部或外部审核提出的问题在审核时宜进行必要的跟踪，审核其所采取的纠正措施是否能够对管理活动有促进或提升。

2）丰富的工作经历

工作经历是个人最宝贵的人生财富，对于内审员/监查员同样重要。新进大学生如果从一开始就从事内审和监查工作，没有良好的工作基础和知识储备，即使足够的掌握内审和监查技巧也很难在实际中理解现场的核电设备或系统上进行的活动。这就需要内审员/监查员不断的学习专业知识，加强自身的技术能力水平。

有条件的企业，可以派遣内审员/监查员去一线生产部门离岗学习，或定期的长期的观摩现场的工作活动，这对内审或监查技能将会是一种质的变化和提高。

3）持续提升的良好素养

首先要有良好的沟通能力，利用掌握的内审/监查技巧，少讲、多问、多听，合理地与受审单位进行交流和访谈，抽丝剥茧，探询事实及根源；要正直诚实，不弄虚作假，不因外部压力而改变既得结论；同时也要尊重受审单位的工作习惯和工作态度，请对方出示文件或签字时要获得对方的同意；审核时也要对自己有足够的信心，因审核面对的压力较大，也要在足够的耐心和毅力；

四、内审和监查活动的合理安排

核电企业有其特殊性，与安全质量相关的部门的标准要求更加严格，根据各企业的实际情况，每年都会对一线生产部门进行质量保证监查。同时，这些部门也会接受三体系内审。为了减少受审部门接受检查的频繁程度，企业可考虑将两项活动同时进行，分别根据检查要素开展文件记录和现场检查。检查结果可作为管理评审的输入。

五、结束语

综上可知，内审员/监查员在企业自我提升中有着举足轻重的地位。他们对于管理体系的持续改进有着推动作用，服务于管理、服务于提升。有了他们的监督和服务，企业的管理体系也就会有章可循、制度规范也会逐渐标准化，任何一个环节出现异常也就很容易被发现，从而及时采取纠正措施。

当然，内审员/监查员还可利用其对企业管理体系理解透彻的优势，在日常工作中带头认真执行和贯彻有关的行业标准、规章制度，身体力行的影响周围的员工，积极的推进管理体系的有效运转和持续改进。