关于文化馆档案的数字化管理分析

关于文化馆档案的数字化管理分析

张芸芸

张芸芸山东省青岛市即墨区文化馆266200

【摘要】在数字化及互联网技术的快速发展的大好形势下，文化馆档案作为我国文化大繁荣大发展中的一项重要信息资源，仅仅靠传统手段的档案管理已不能满足现代文化发展的需求，数字化管理必将成为当前文化馆档案建设过程中的必要趋势。本文在简单阐述数字化管理的定义及必要性，分析当前文化馆档案管理存在的问题的基础上，就如何提高数字化管理水准进行探究。

【关键词】文化馆;档案;数字化管理

文化馆档案中记载着大量具有重要研究价值的信息。近年来，各地各级的文化馆十分重视档案的建立及管理工作，从而将其蕴含的照耀价值充分发挥出来。而随着科学技术的迅速发展，数字化技术已得到广泛的应用，为适应当前文化馆档案的管理需求，需应用数字化管理的方式进行档案管理，进而提高档案管理工作的水平，从而为珍贵的档案资料提供最为可靠的管理。

一、文化馆档案数字化管理的定义和必要性

数字化管理下的文化馆档案，指的是以纸质档案资料作为基础工作对象，档案管理工作者通过对资料进行扫描，然后录入到数据库服务器的存储当中，完成档案的存储敦化检索和备份利用，达成档案管理成本低、保密性好、寿命长、检索简便等目标的管理手段[1]。

其必要性：1.文化馆档案有着一定的特殊性，表演、展览、培训类的活动比较多，例如开展一场展览：从草拟活动方案、设计制作节目单、撰写讲话稿、整理演出人员回执单、统计食宿情况、摄像摄影演出全程，到撰写新闻稿件，从头至尾会出现大量表格、文档、视频和照片，这过程反应出数字化管理的首要性；2.近年来，文化馆踊跃应用现代媒介进行宣传推广，其中，微信微博、手机终端、互动触屏、门户网站等平台已被广泛应用，这些平台的宣传信息需要数字化管理来支撑；3.数字化的管理可提升工作效率，减少工作强度，随着高清摄像机、单反相机、计算机、扫描仪等设备的使用，能够丰富档案资料的表达形式，提升其完整性；4.数字化管理能够对各环节进行科学的权限控制，查询简便、存储快速、备份方便、传递快速、资源能共享。

二、当前文化馆档案的数字化管理存在的问题

（一）设备不齐全

当前仍有部分地区的文化馆的档案的处理设备，只是一台电脑及扫描仪，数字化建立和管理的储存设备严重缺乏，仍然停留在本机处理、本机保存的管理方式，缺乏专业的数据库服务器，也正是因为没有专业的存储设备以及配套的安全管理设备，致使档案共享受限，且安全性低。

（二）工作者职业素养不足

当前，很多档案管理工作者是老职工，缺少档案数字化管理的意识和理念，并且平时接受的专业培训较少，导致其数字化处理技能不够，更提不上技术要求强的管理技能。此外，很多档案管理工作者是非计算机专业，对档案的数字化管理亦缺乏配套的规范软件，处理数据过程中会发生不尽人意的情况，如照片变形、数据格式不一致等等。

（三）主动采集意识不足

目前，许多档案管理工作者缺乏主动采集的意识，只是习惯性将各部门提交的材料进行简单存档，这会致使部分档案资源缺乏完整性、全面性。

三、提升文化馆档案数字化管理水平的有效举措

（一）完善管理制度

依照文化馆的业务特点，制订一套个性化的档案管理制度，如《档案数字化管理规范》、《档案管理的工作标准》、《档案保密保管制度》等相关规范和制度，确保档案的数字化管理在使用中安全有效21]。此外，需要求每个部门安排人员，负责将本部门开展过的活动的全部资料，依照档案管理的数字化格式要求完整地提交到档案管理处，由档案管理工作人员进行详细的检查管理。除了认真对待数字化前的档案资料检查，还需严格检查数据化后的数据、图像质量，并要求管理者每日公示和检查档案目录，确保数字化工作可以有效、有序、优质地进行。

（二）提升管理者的职业素养

随着文化馆档案事业的向前发展，管理队伍的扩大，不但服务内容发生改变，而且活动形式亦出现了变化。首先，需改变档案管理者的管理理念，要求其对档案管理工作形成先进的、科学的意识，同时，对年龄稍长的管理者进行针对性的技能培训，使其熟练运用计算机，提高档案管理的工作效率；其次，加大引进专业的数字化人才的力度，确保档案管理模式的有效进行，工作者还需提升保密意识，保护档案的安全[3]。

（三）加大投入，配备足够的设备

培训讲座、展览展演、日常馆务、工作会议等都有其各自的档案特征，要开发制定一套符合文化馆档案特性的数据库管理系统，集搜索查找功能、权限分配设置功能、数据录入及上传功能、导入导出功能、远程备份功能等于一体的系统，同时配备专业的数据存储服务器，对档案管理者进行专业的使用方法培训，掌握常见故障的解决措施[4]。此外，还需配备性能良好的硬件设备，以提高处理数据的效率，防止出现处理视频或图片时多次死机的现象。

四、结束语

综上所述，笔者认为，文化馆的档案管理过程中引进数字化管理是必然的趋势，亦是档案管理不断发展的现实要求。近年来，我们青岛市即墨区文化馆紧密联系实际，做了许多有益的探讨，并积累了一定的经验。其中要求工作人员在档案管理工作的具体实践中，要充分分析其实际情况，特别是认真审视管理过程中存在的问题，进而及时采取针对性的改革措施，以提高档案管理的数字化水准。

【参考文献】

[1]周美芹.文化艺术档案管理的新思考[J].大众文艺,2017(09):22.

[2]丁学刚.文化馆档案的数字化管理探究[J].人力资源管理,2017(10):332.

[3]王兵.档案管理的数字化分析[J].黑龙江科技信息,2016(25):184.

[4]刘玉洁.艺术档案资源数字化与管理[J].信息记录材料,2017,18(01):99-100.