谈档案馆档案信息资源的开发

谈档案馆档案信息资源的开发

刘兵强

刘兵强（山东青年政治学院图书馆，山东济南250014）

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-0992（2010）07-144-01

摘要：档案信息作为特殊的信息资源，有着其他信息资源不可代替的价值。信息时代的到来，使档案信息资源开发工作面临一系列问题和挑战，档案馆要充分发挥主体作用，寻求多种途径，促进档案信息资源的开发。

关键词：档案信息资源：档案馆；开发

档案信息作为特殊的信息资源，有着其他信息资源不可代替的价值。档案馆在档案信息资源开发的过程中扮演着非常重要的角色。

一、准确认识档案信息资源

（一）档案信息的特点。

档案信息与其他社会信息如情报、图书、文献等具有共同的特点，即有用性、可传输性、共享性等、然而，档案信息也有自身独特的个性，首先，档案具有回溯性和本源性、凭证性。回溯性表现在其查找、印证历史事实上；本源性使其真实可靠；凭证性体现在其具有证据作用。这些特点是档案信息优于其他信息的表现。此外，档案的原始性和内向性又让它的系统性和传播功能低于其它信息资料

（二）档案信息资源界定。

档案信息构成信息资源的必要条件是信息整理，只有经过加工整理的档案信息才能被称之为档案信息资源。档案信息特点中最重要的就是有用性与可开发性。档案作为一种社会记忆，对一个国家的过去、现在和未来具有不同寻常的意义，对一个社会的各行各业都是不可缺少的管理资源和经济资源，我国浩如烟海的档案资源更是蕴含着巨大的开发价值。

二、开发档案信息资源面临的问题和挑战

（一）当今世界，信息化发展水平越来越高，网络化、数字化、自动化技术应用也越来越广泛，电子文件迅速兴起，给传统档案信息开发工作带来巨大的挑战。计算机技术的应用使我们从单一的纸质载体型档案文件向多载体文献、电子档案文献和计算机网路空间发展；国际互联网也已构筑了全球信息网络平台，为人们共享和交流信息提供了高效的通道。在这样的环境冲击下，档案信息资源开发逐渐发展成为一种以档案工作社会化为背景、以社会需求为导向的活动。充分开发利用档案信息资源具有重要的意义，但是这项工作并非一蹴而就，而是面临着一系列的问题和挑战。

（二）信息资源意识落后。

有关部门包括一些档案馆工作人员没有把档案信息作为具有独特价值的信息资源，进行开发利用；没有把档案部门作为收集、整理、鉴定、开发、交流利用档案信息的基地，更好地服务于经济大局。

（三）开放交流观念落后。

由于受到“重藏轻用”、“保密保险、利用危险”等落后思想观念的束缚，不能正确处理档案信息“藏”与“用”、保密与开放的辩证关系，开放、交流、共享不足。

（四）档案馆开放程度不够，共享不足。

经济全球化要求资源的交流共享，档案信息资源也不例外。但目前档案部门不相往来的现象还相当普遍，档案部门与图书情报部门的交流更是微乎其微，更不用说全世界、全社会档案信息资源的共享。单个档案馆储存的档案信息资源毕竟有限，如果不进行有效的交流共享，必将对档案信息的开发带来限制和不便。

三、档案信息资源开发利用的有效措施

档案信息资源的开发离不开档案馆功能的发挥，档案馆也通过档案信息资源的开发提高自身的管理水平、社会影响力以及经济效益。

（一）解放思想，更新观念。

1.新形势下开发利用档案信息资源，首先要求的是开发人员要思想开放，从根本上剔除陈旧落后的东西。要明确档案馆做为保管档案的基地，肩负着搞好档案信息开发和利用的职能，必须充分发挥其重要作用。只有从思想认识上进行变革，改变陈旧观念，才能跟上信息化、数字化发展的步伐，更好的做好档案信息资源开发工作。

2.新形势下开发利用档案信息资源，还要求开发人员深层次地挖掘档案资源，与社会建立广泛的联系。

要主动了解用户利用需求，掌握利用者状况，密切注视社会实践的新发展、新动向，努力开拓档案工作新领域；改变过去那些“重历史、轻实践”的做法，积极参加社会实践活动，把工作领域向更深层次拓展。

（二）努力实现开发和利用方式多样化。

随着经济的发展、社会的进步，档案利用需求出现新的特点：利用者层次在扩展、利用内容在扩展、利用数量在扩展、利用形式在扩展。传统的档案利用服务方式，如阅览服务、参开咨询服务、外借服务等，需要进一步的开发和完善。档案信息资源开发的方式逐渐从传统模式向智能化、信息化的模式转变。建立多元化档案利用服务机制应该立足于原有利用服务方式，加以深化和拓展。要在开放的、主动的、协作的、竞争的观念指导下，探索形式多样的新方式。

（三）丰富和优化馆藏，做好物质储备。

要开发档案信息资源，就先要储存档案信息，具备一定的档案信息储量。没有数量丰富的馆藏，档案信息资源开发的实践就成了无源之水、无木之林；没有高质量的、蕴藏重要价值的档案，开发工作就失去了真正的价值和目的。拥有丰富优质的档案信息资源是进行信息开发的基础和前提。但是馆藏的现状并不令人满意。随着历史的发展，社会上生产的档案与日俱增，更加显得馆藏数量的匮乏。加之过去思想认识上的问题，馆藏档案中又存在着门类不齐全、结构不合理、范围不广泛、地方特色不突出等问题。档案馆馆藏贫乏，内容单一，结构不合理，已经成为制约档案事业发展的主要矛盾，没有丰富优质的馆藏，就不能满足利用者的需要，就会造成档案馆门庭发冷落，不利于档案信息的开发。

（四）搞好馆际交流合作，实现资源共享

档案信息有一个很重要的特征，即可分享性。档案信息是全社会的共同财富，只有搞好档案信息的交流、传播，实现信息共享，才能增加档案的经济效益和社会效益。

1.档案馆要充分利用互联网，借助互联网信息交换的便捷优势来扩大馆藏，共享资源。

随着越来越多的馆藏信息加入互联网，图书馆、档案馆通过计算机网络向其它馆和用户提供远程服务，一馆也可以通过网络接收另一馆的服务。这种不受时空的限制远程利用其它馆信息资源的服务方式，使传统图书馆、档案馆的信息资源空间和服务空间得到拓展，全球资源共享成为现实。

2.各级档案馆都应建立自己固定的档案信息市场，以使档案信息流通能稳定持久的进行。

档案信息市场应对档案信息交易的程序、规则有明确规定，建立健全市场管理各方面的规章制度及管理办法，使档案信息市场走向规范化、法制化。档案信息市场应储备网络内所有单位的档案目录，随时提供寻查利用。并采用样品、图片展览、播放录音录像等方式展示重要档案信息及其有关的编研成果、内容简介等，同时为档案信息的成果提供专题定向咨询、情况调研、洽谈协调等优质服务。

3.搞好馆际交流合作，还可以采取开年会的形式。

定期举办年会，组织广大学者专家就当前档案信息资源开发利用工作的环境、困难、解决问题的方法从理论和实践上进行交流、讨论、探究，并把其中有建树、可操作、能推广的研究成果直接用于信息开发和利用工作的实践中去。这样，既可以解决过去相当长时间里理论研究与工作实践相脱节的现象，又可以直接推动档案信息开发和利用工作的深入开展。

总之，档案信息的开发利用必须符合档案馆的主体地位原则和“用户第一”原则。档案馆和档案信息是大力开发档案信息资源的基础。只有正视档案信息面临的问题和挑战,才能推动档案信息资源的继续开发。只有不断地开辟档案信息开发利用的途径,才能最大限度地发挥档案信息的社会作用。