医院门诊基础信息系统切换策略

医院门诊基础信息系统切换策略

姜晓燕黄德财（通讯作者）陈朝军

姜晓燕黄德财（通讯作者）陈朝军

（四川省自贡市第一人民医院四川自贡643000）

【摘要】随着医院信息化的发展及管理水平的提升,医院信息系统一定周期内必将面临进行升级切换的问题，本文从门诊基础信息系统的切换原则、切换方式的选择、切换前的准备、切换方案的实施、切换后的管理等几个方面阐述了如何进行门诊基础信息系统的切换。

【关键词】门诊基础信息系统切换策略

【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2012）19-0352-02

【Abstract】Withthedevelopmentofhospitalinformationsystem(HIS)andimprovementofthemanagementlevel,HISwillfacetheproblemofsystemswitch.Thisarticleanalysishowtoswitchoutpatientbasisinformationsysteminseveralways:ageneralprincipleofswitchingsystem,howtoselectoneorseveralkindsswitchmodes,howtomakethepreparationwellbeforeswitching,howtoimplement,afterwitching,howtostrengthenthemanagement.

【Keywords】OutpatientbasisinformationsystemSystemswitchStrategy

医院门诊基础信息系统包括门诊排班挂号、收费、药房管理等三大系统，均为医院门诊窗口一线系统，涉及门诊管理、医生排班、挂号收费业务、财务收费字典管理业务、药品出入库、药房管理等门诊主要的业务流程。随着医院信息化的发展及管理水平的提升，医院信息系统一定周期内必将面临进行升级切换的问题，如何实现门诊基础信息系统的成功切换，确保实现新系统稳定、快捷的排班、挂号、收费及发药等功能，对整个医院信息系统的升级改造都具有重要意义。

1门诊基础信息系统切换的原则

1.1功能替换的原则门诊新系统上线使用的同时，旧系统将停止使用，因此新上线的基础信息系统必须保证其基本功能完全替换旧系统，以保障医院原有的正常业务功能的实现。

1.2新系统中新模块功能的逐步实施原则随着信息技术的迅速发展，信息技术在医院得到越来越广泛的应用。毫无疑问，新系统在功能实现上必然远远超越医院原有的系统。因此，医院管理者、系统模块的使用者都对新系统抱有极高的期望，希望系统一切换就具备所有的新功能，能极大的优化管理、工作与服务流程。但门诊各系统功能的完美展现，有赖于基础数据、相关信息系统的实施以及管理方面的加强与改进，是一个逐步实现的过程。如果新系统与医院原有的管理与业务流程、实现模式差异较大，更新点过多，必然导致使用者短时间内难以完全熟练掌握，反而影响整个门诊系统切换。

2切换方式的选择[1]

医院门诊基础信息系统常见的切换方式包括：直接切换、平行切换、逐步切换。

2.1直接切换是指在启用新系统的同时，医院原有的信息系统停止使用。这种方式对新上线软件的成熟度要求较高，并且应做好回切成原有系统的准备。直接切换的优点是切换后只需要使用一套软、硬件系统，成本较低，在财务帐目上可以保证整个门诊数据的连贯性与完整性，对操作人员而言，采用直接切换可以隔断对原有系统的依赖，有利于新系统的熟练使用。

2.2平行切换是指在一段时间内门诊新旧信息系统并行使用。平行切换的优点是新系统运行风险相对较小，但由于两套系统并行，人员成本、设备成本较大。

2.3逐步切换是指根据新软件实施的进度情况，成熟一部分上线一部份。逐步切换规避了直接切换的上线风险，又避免了平行切换导致的成本增加。不足之处在于新旧系统需要进行多个接口程序的开发，统计报表分布在两个系统中，需要做数据整合。

我院门诊信息系统采用直接切换的方式，同时实施门诊排班挂号、收费、药房管理三大系统的上线切换。

3切换前准备

3.1需求调研系统切换前，项目实施人员应与医院的各级管理者、各业务科室人员、各模块的使用人员进行大量的、充分的沟通与交流，了解新旧系统功能实现上的差异，形成详尽的需求调研报告。对于各业务科室提交的个性化的需求，应谨慎对待，进行严格的需求评估，切不可盲目的将业务科室的需求、应用者个人的需求提升为医院的需求加以满足。防止“需求蔓延”[2]。需求评估体系不健全或者不够谨慎，必然导致软件功能模块的频繁修改，其最初所代表的软件管理思维也随之损失殆尽。

3.2人员培训系统成功切换的关键是人员培训。通过人员培训和考核达到各类操作人员熟练使用软件、减少误操作的目的，同时利用培训和练习时产生的大量业务数据可对新软件系统各功能模块与医院业务的相容性进行检验。

3.2.1操作级培训操作级培训的主要对象是各业务科室的软件使用者。由于医院软件用户不同程度的受原有软件使用定式的影响，对新软件系统存在一定的排斥与抵触。在系统切换前，应对软件的各类使用人员进行系统培训，让他们了解医院信息化的发展动向、业务诉求，系统切换后的业务场景和流程改善，并要求窗口操作人员、业务管理人员在真实的业务环境中熟练使用新系统，能在设定权限范围内进行字典维护、系统维护。

3.2.2维护级培训维护级培训主要对象是信息化建设项目组人员、医院信息科的专业技术人员。通过培训，应具备系统切换时进行现场指导、异常识别和故障排除的能力。

3.3组织准备门诊信息系统的切换绝不仅仅是上线一套软件系统，更是对医院各项业务流程、管理流程的优化和再造，医院信息系统上线后必然导致原有的院内管理和运行模式发生一定的变化，例如门诊排班是由挂号室负责还是由门诊办公室负责管理，诊疗项目字典是由物价部门还是信息部门负责维护，医嘱模板（医生组套）是各科室自行负责还是全院统一制订等。在门诊信息系统切换前必须做好相应的组织准备，明确管理细节，建立层级权责。否则医院门诊信息系统的切换就会出现“信息部门一头热”的现象。

3.4数据准备数据准备是系统切换的一项基础工作。包括人员数据、科室字典、药品字典、诊疗项目字典、医嘱模板字典等数十项数据。对于旧系统中已有的数据，由于新旧系统间数据规则不尽相同，须按新的数据规则进行补充、完善后方可导入新系统，而旧系统没有的数据，则需要手工录入。数据准备是一项繁琐的系统工作，需要仔细核对，必要时应通过测试脚码验证数据的完整性、逻辑性。

4制订有效的实施方案

4.1切换时机的选择为将系统切换对门诊服务的影响降至最低，应尽量选择门诊患者较少的时间进行系统切换。为便于财务数据的归集，应尽量选择统计月的起始日进行系统切换。

4.2加强技术保障[3]为了保障门诊系统切换的顺利实施，在系统上线前应做好网络中心管理，及时发现和排除网络故障；对各上线工作站的计算机、打印机应进行更新安装，并加载新的程序；指派实施工程师对上线科室进行现场值守，以便提供实时指导。

4.3加强患者沟通系统切换当天应在挂号、收费、取药等患者集中环节张贴系统切换公告，以寻求患者对可能出现的排队等候时间延长等现象给予理解和配合；对原有就诊流程进行优化的，应告知患者；门诊大厅及挂号、收费、取药环节应增加导医人员和服务窗口，以协助维持就医秩序，减少排队等候时间。

4.4做好系统切换的应急预案应急预案应包括系统切换不成功如何回切至原有系统、网络故障时如何启用本地服务、系统反应迟缓时如何启动先诊疗后结算服务等，以应对系统切换过程中可能出现的各种意外，以保障医院门诊的各项业务能正常开展。

5系统切换后管理

5.1加强数据核对系统切换后应对新系统中产生的各项业务数据加强校对，以防止数据错误，主要核对项目包括：药品价格、诊疗项目价格、收费模板、执行科室、财务交帐报表等。

5.2完善系统文档系统文档是项目实施人员在对门诊各系统实施过程中形成的文字记录，是用户运行系统、维护系统的依据。新系统成功切换后，项目实施人员应及时整理完善新系统相关文档，特别是系统配置文档、接口文档、数据库结构文档和系统操作手册，以提高后期的维护效率。

5.3进行需求跟踪[4]系统切换后，对新系统运行情况的跟踪非常重要。实施人员应定期收集整理使用者对新软件的信息反馈，进行需求跟踪和使用指导，对已上线系统及时修改完善，逐步启动新模块上线工作。

5.4停用后旧系统的管理旧系统中留存的大量数据仍有查询和统计的需求，应进行备份。同时，对于终端电脑上原系统运行所需的程序和配置应进行封装，以保证新系统发生重大故障时，能快速重启旧系统的各项服务。

5.5以系统为支撑，完善管理体系门诊信息系统的切换是一项复杂而细致的工作，系统上线后，将产生大量的管理数据，医院各级管理和应用部门应注意提升自己在信息化条件下的管理能力，以积极的态度切入医院信息建设，挖掘管理思维，不断优化流程，强化管理，提高系统应用效率，确保系统切换产生实效。

参考文献

[1]王霞,彭智才,董超雄.对提高医院信息系统切换成功率的思考[J].中国医疗设备，2008,23(4):76-77.

[2]王玮,包国峰,房鹛.医院信息化建设工程的项目管理策略[J].中国医学装备,2007,4(11):39-42.

[3]徐旭东,毛琦敏,杨国斌，等.门诊医生工作站上线应用的主要体会[J].医学研究生学报,2005,18(12):1128-1130.

[4]董祥龙,居益君.我院门诊挂号、收费系统切换心得[J].江苏卫生事业管理，2010，21(4):86.