工程建设资料有效管理措施

工程建设资料有效管理措施

吴彤

天津津质工程技术咨询有限公司天津市300000

摘要：工程项目的资料管理工作贯穿至整个工程项目过程中，主要包含了工程项目的前期立项、批复、设计和施工过程的施工进度、施工专项方案、材料设备的检验及其竣工验收和结算。这是一个工程项目的内在、外在的形象记录，对整个工程项目施工质量有着直接影响。下面就结合作者实际工作经验，简要的分析工程项目建设资料的有效管理，希望对相关从业人员有所借鉴和帮助。

关键词：工程项目；建设资料；管理措施

1工程项目资料管理的问题

1.1建设资料的不齐全

在建设工程项目的开展过程中，需要多部门积极配合，主要有项目建设单位、施工单位、监理单位和设计单位，这些都有资料管理的内容，这些部门相互独立，又相互配合保管自己的资料。在实际的工程验收过程中，这些资料都需要保存在建设方中，统一的交由城建的档案馆，但是在实际施工中，建设单位的问题是施工开关手续不齐全就开始了施工，比如说：审图合格证、规划许可证、施工许可证等没有办理齐全，监理方的问题是施工资料与施工进度的严重不符合，工程施工现场的进度已经完成了百分之八十，资料工作没有完成，资料的丢失，施工人员不够重视施工资料，随处乱放，时间一长就忘记了存放的地点，施工材料没有及时的报送给检验部门，施工材料的设备未严格按照规定的要求，保存相关产品合格证、说明书和入库出库的手续等等。

1.2工序的资料存在着弄虚作假的现象

施工单位一般都会把过去的施工资料放在新的工程资料中，没有做出任何的修改，造成了工序的内容不符合规范的要求，施工单位未严格按照规定的要求进行试验，却是在资料中就显示出已做了试验，工序的资料不够齐全，施工资料也没有与施工进行同步，造成工序忘记写在资料中。

2建设工程资料管理的混乱因素

2.1建设单位的因素

建设工程的施工手续不齐全就开工建设的现象，其主要因素是建设工期比较紧、任务比较重，没有足够的时间办理相关的手续，只采取了一边施工一边办手续的现象。

2.2施工单位的因素

工程项目的施工人员不够重视资料管理的工作，只是一味的重视建设过程，他们普遍认为施工资料管理工作不够重要，不需要配合专业的资料管理人员所以现场没有资料员跟进过程进度，做好相关资料，很多时候都是在工程项目的竣工之后才补齐资料的。在一般情况下，工程项目的施工工期比较长，施工人员的变动性较大，很多时候一个项目还没有结束，就已换了几批的施工人员，有的项目虽同步做了工程施工资料，但是施工人员没有及时的移交，保管资料的丢失现象十分严重，在工程项目的竣工后，才开始找过去的资料，找不到就只有补做资料，这些将会造成资料粗制滥造，很多工序都没有纳入资料中。

2.3监理单位的因素

一些监理人员不够了解自身的工作性质，不知道如何开展其监督管理的工作，一些监理不怎么去施工现场，施工单位自己施工，没有监理进行监督管理的工作，有的是工程施工现场的作业点较多，监理人员少，顾此失彼，造成了监理不够清楚就在资料上进行签字确认。有的工程施工方在正式施工之前，不通知监理，造成了监理不够了解施工现场实际情况，无从签字，监理如果说不签字，那么资料就不够完整，所以是不能进行竣工验收的。

3加强建设工程项目资料管理的措施

3.1从思想上重视工程施工资料管理

各方的领导需要扭转其施工实体建设，轻视资料管理的理念，将工程资料管理与实际施工放在同等的位置上，只有领导重视，时时监督管理，才能将其意思传递给企业的工作人员，大家上行下效才会重视，否之就算配备了专业的资料管理人员，但是没有得到其他工作人员配合，将严重的影响整个资料管理工作开展。资料管理工作应该与各部门人员有所交流，从各部门人员中做好相关的资料管理工作，只有各部门的人员思想上是统一的，重视施工材料的检验，才能确保整个资料工作开展，只有各部门人员的统一思想，重视工程项目资料，进而确保工程进度与资料进度同步，随时整理其资料，在工程竣工后也是资料的完工时候，资料便会是完整的，促使后续工作顺利的开展。

3.2从行动上体现出工程建设资料管理

企业应该配合相关专业资料管理人员，开展其资料的收集整理和编写工作，不能一人身兼数职，没有时间做相关的资料。资料编写不仅应该有工程资料专业知识，还与工程项目的质量监督部门进行积极的沟通和交流，使用规定的制表格式，填写相关的资料。在工程项目建设中，有的工序没有制表格，就需要进行沟通，最后再决定是要采用行标还是国标，还是自己编写相关的表格，确保资料的完整性。

3.3完善相关建设资料管理制度

第一，建立相关技术负责人的负责制度。施工现场应该指定专人负责相关的资料管理工作，资料真实性、有效性和完整性进行负责。制定相关资料管理的制度，充分了解各阶段的施工资料编写内容和重点。第二，加强检查工程资料的编制情况，认真核对其编制的资料，监理单位和建设单位需要不定期的对其资料进行检查，及时发现问题并且进行处理。

3.4从经济上规范建设资料管理工作

结合相关规定得知，工程项目的建设方应该随着工程施工进度支付相关的进度款，具体的支付比例细节则是由专用的条款所规定，一些施工单位却是迟迟拿不出工程进度款，造成了工程项目的停工出现。这些现象主要的因素是施工当不够重视资料，不做进度造价的资料，没有形象的表述出，造成了建设方没有付款的凭据，不能支付相关的进度款项。施工方应该按照合同规定的要求，在工程项目开工后的每月25日之前，就向建设方报送监理单位和建设单位所认可的本月进度资料，如果说国有投资或者是政府投资，还需要报送给当地的财政部门进行审核，以财政评审的结果，支付相关的进度款项，工程项目的竣工结算也是如此，没有完整的工程资料，怎么审核最终的造价呢。

3.5从技术上加强工程施工资料管理的工作

工程施工资料应该与时俱进，利用先进的技术制作其资料，对资料进行管理。在现阶段，随着社会经济不断的发展，各种各样的办公软件也出现了，有效的提升了工作人员的工作效率。工程项目的资料种类比较多样化，把收集到的资料分别归类到档案管理工作，对资料人员来说这是一件庞大的工作，需要配备各种办公软件，以确保资料管理的高效性和快捷，便于大家的查阅。工程项目资料管理人员应该参加到全过程施工中，定期接受相关的业务培训，学习先进的技术，了解最新的资料管理办法，充分明白其工程资料归档的要求，把资料移交至当地城建档案馆。

结束语：

综上所述，工程项目的资料管理是一项十分复杂的工作，主要体现在工程项目各方面，资料人员应该随时与这些人员进行沟通和交流，收集整理管理的资料，加强工程资料管理的工作，确保工程项目的顺利竣工验收，为后期的工程改建、扩建等提供出完整的施工依据。

参考文献：

[1]王晓艳，《水利工程档案管理工作浅析》，陕西水利，2010.5

[2]赵金玉，《对建设工程档案管理的体会与认识》，安徽建筑，2002.07

[3]张丽德，《建设工程声像档案管理探计》，福建建设科技，2008.06