论办公室人员在办公室工作中应具备的素质

论办公室人员在办公室工作中应具备的素质

计焕

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摘要：办公室对于一个单位而言具有重要的作用，并且办公室的事务人员素质的高低直接影响了整个单位的形象，而且还与企业、政府的形象有着直接性的联系。由此可见，提高办公室综合事务人员应具备的素质就显得非常重要。只有这样才能够有效的提升单位的整体形象和素质水平。鉴于此，本文主要分析办公室人员在办公室工作中应具备的素质。

关键词：办公室人员；办公室工作；素质

1、概述

企业是一个大家庭，企业的发展离不开企业中每个部门的共同努力，不同的部门在企业的发展中发挥着不同的作用，这样企业才能蓬勃发展。这里，我着重讲一下办公室这个部门在企业发展中的作用及办公室人员所应具备的素质。

首先，一个家庭要想发展，不同的家庭成员都要担当不同的责任。家庭分工有主外的，也有主内的，办公室就好像是这个家庭的家庭主妇，虽然事情琐碎繁杂，但是却起着承上启下，联系内外的枢纽作用。

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等职能。

2、办公室人员应具备的职能

2.1、参谋

参谋职责指办公室在辅助领导决策过程中所应起的作用和应尽的责任。决策是领导者的基本职能，在领导决策的过程中，办公室人员应该协助领导做出正确的决策。做出正确决策，这除了是对领导干部本身的要求外，还需要各级办公室正确发挥"智囊团"和"参谋部"功能，积极主动地辅助领导决策。这既是领导决策的需要，又是新时期赋予办公室人员工作的一项重要任务。

（1）要处事豁达，不要求全责备、斤斤计较。（2）说话办事一定要言之有据、行之有序、动之有规。切忌口无遮掩、随意发表议论，东一榔头西一棒子，把事情搅得乱七八糟，搅乱领导决策。对外，应该谨言慎行，不该说的不说，不能打着领导的旗号乱发表意见，让不明所以的人还以为这是领导的想法。（3）小事做不好，大事不愿做，待人不真诚，为了方便自己，欺上瞒下，在领导和下属之间打太极，带偏领导意图。（4）要传达真实意图，反馈真实情况，把问题讲清、把原因讲透、把办法讲实，千万不要弄虚作假，反馈假情况、反映假民意，干扰领导决策。（5）遇到领导做出的决定不妥或明显失误时，应该出以公心，予以提醒，切不可为博得领导欢心而盲目服从，曲意迎逢。

2.2、承办

承办指办公室对领导决策的宣贯、落实，转承其他各职能部门乃至下级、基层转办事项等事项所发挥的职能和应尽的责任。

首先，来自上级或者其他单位部门的承办事项。办公室是一个对外交流的窗口，肩负着上级部门或平级其他单位的业务往来交流功能。各级办公室之间的紧密联系，能够充分发挥出办公室的枢纽效能，为整个企业服务。上级机关或者平级其他单位进行业务往来时，办公室应积极主动从速处理，对本单位进行督办，并及时将承办结果向对方反馈。

其次是来自厂领导的承办事项。承办领导层的决策和领导交办的事项，作为本单位的综合性办事机构，办公室人员应对领导层的决策和领导个人交办事项负有承办责任。即使是领导交由其他部门或其他人办理的事项，办公室也应有督促办理的责任；对于一些牵涉范围较广、归属不太明确的承办的事项，则须由办公室牵头具体承担、落实。

最后是来自厂内各单位的承办事项。有时候各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作，往往不直接去找领导本人，而是先找办公室。办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。

在承办过程中，切不可有以下几种态度：（1）行动上要服从领导，对领导和各项决定应认真地贯彻执行，不可自行其事，打着领导的旗号行自己的主张。（2）切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目，包括向领导反映情况，决不能想当然、乱揣摩。（3）在工作运作中，要科学有序、操作规范、思路清楚。不能出歪招，走捷径，这样就等于把自己下一步的路堵死了。（4）上下之间、部门之间、同事之间都要讲真诚，既不能欺骗上级领导，也不能愚弄基层和群众，更不能耍一些不必要的手段，引起同事之间相互倾轧。

2.3、沟通协调

办公室工作是一个直接为民服务、为厂办事的窗口，是一个具有承上启下纽带作用的部门。

沟通协调是办公室主任为将工作开展情况达到预期目标、达到领导意图所运用的一系列的工作方法和技巧。办公室要根据不同的工作内容和工作目标将单位、部门物资、及人员组织起来，使大家朝着一个共同方向、共同的目标去努力展开工作。

协调分为上下协调和平级协调。上下协调：指上下级之间的协调，上令下行，下情上报，上下紧密配合的协调工作。所谓平级协调，即指各单位、各科室部门之间相互协作、相互配合的协调工作。一个单位、部门的工作调度、工作安排都来自于领导指示，这些指示要通过办公室来传达开展。

（1）原则问题上不能糊涂，不能像墙头芦苇随风倒。（2）要抓事物的本质，掌握大方向，不在非原则问题上较真，不在细微末节上纠缠。（3）应当本着为领导分忧的态度，不能耍小聪明，转嫁困难矛盾，影响领导与领导之间、领导与下属之间的相互团结信任。（4）遇事沉稳，在事情还没有明朗化的时候不能咋咋呼呼，强出风头。（5）处事谨慎低调，不能随心所欲、想怎样便怎样，唯恐天下不乱，唯恐自己不能混水摸鱼。（6）警惕各种腐朽思想的侵蚀，抵制各种不正之风，堂堂正正做人，勤勤恳恳办事，不能为了一已私欲，坏了领导的清誉。

3、办公室人员在办公室工作中应具备的素质

总体来说，办公室是一个单位有序运转的中枢，是一个综合性业务部门，办公室工作人员必须具备一定的素质，即思想素质和业务素质。

（1）思想素质是指作为一个办公室人员所应具备的政治素养，如对党忠诚，紧跟大局形势和领导的思路，忠于职守，眼界宽，胸怀广，凡事要站在领导的立场看问题，遇事能够抓住核心问题，行的端，坐的正，不被不正之风所影响，做一个领导能靠得住，信得过的人。

（2）业务素质是指具有一定的业务能力，如具备相当的写作水平，具有较强的语言表达能力和事务组织能力，对待工作具有极强的责任心，认真负责，从小事做起，全身心投入工作，勤勤恳恳任劳任怨，脚踏实地，守规矩，严纪律，忠于职守，不多事，不坏事，低调做人，高调做事，切忌自我表现，张扬炫耀，强出风头。在工作中能够团结协作，触类旁通，具有良好的沟通技巧。

总之，虽然办公室跟有些科室相比，没有那么强的专业技能，但是，由于办公室所处位置的特殊性，牵一发而动全身，就好比一个家庭中的家庭主妇虽然可以没有多少惊人的才华，但是在整个家庭中却有不可或缺的举足轻重的作用。

参考文献

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[2]李小平.办公室工作人员应具备的基本素质[J].湖北财经高等专科学校学报，2000（03）：59-60.

[3]刘明和.浅议高校行政办公室工作人员应具备的基本素质[J].陕西师范大学学报（哲学社会科学版），1998（S3）：193-195.

[4]李会迎，林德有.浅谈办公室工作人员应具备的素质和意识[J].管理理论与实践，1998（03）：7-8.