城建档案利用空间的改革和创新

城建档案利用空间的改革和创新

张瑾

济南市城建档案馆山东济南250014

摘要：城建档案存储的目的在于服务，服务质量的好坏取决于利用环境与利用手段。在新时期新形势下，档案利用应在环境、软硬件以及人员等方面有更进一步的提升。

关键词：利用环境；硬件；信息化建设；人员素质

1.城建档案工作的意义

城建档案是城市规划、建设与改造的主要依据，此项工作对城市来说相当重要，城建档案能够为城市发展建设提供有价值的信息，其主要使用于城市地理勘测、基础设施服务、抗震救灾、市内供电、城市安全秩序、园林绿化等方面。城市的建设与发展促就了城建档案的诞生，总结了城市发展过程中的得失，便于为今后城市的发展出谋划策。在城市建设改造的过程中，常常涉及很多城市居民和单位，如城市改革会涉及居民搬迁，道路建设也将涉及市政工程建设，而此时城建档案能提供有效的帮助，档案工作的建设对城市建设档案管理有着特殊的要求，以不同的方式提供城市建设数据库档案信息，发挥其公共效应，是城市建设档案的价值所在。在城市建设档案的应用中，城市建设档案工作人员应重视并充分发挥城建档案的价值，让其更好地为社会公众服务。

2.城建档案利用空间的现状与不足

2.1利用环境有待改良

某市城建档案馆的利用大厅包含对外咨询服务区、档案利用区、自助查询区、特殊档案利用区与缩微胶片利用区，空间稍显局促。当利用者进入档案利用大厅也就进入了对外咨询服务区，此区域的空间面积狭小，如果同时有多名利用者进行城建档案查询，其他利用者只能站在门口等待或是进入档案利用区坐等。这样既破坏了档案利用大厅的安静氛围也不利于档案的安全。

当工作人员为利用者办理完利用手续后，利用者便可以进入利用大厅，在档案利用区查阅城建档案。档案利用区相较于门口的对外咨询服务区空间更加宽敞，但是因为没有明显的功能分区，很容易造成利用环境的混乱。如：查阅档案人员较多时，利用者和等待利用者会混坐在一起；或是利用者将随身携带的物品乱堆乱放，这样极易造成档案的遗失和损坏。当不同单位的利用者在档案利用区内查阅档案时，难免会打扰到周围的其他利用者。此外，这样的利用环境也不适合政府部门或是公检法等政府机关调取涉密档案，开放的利用环境容易造成档案泄密。

2.2硬件设施有待改善

近年来城市建设的快速发展使城建档案的社会需求不断增长，如：轨道交通建设、各大企事业单位出书编志、学校以及老旧小区楼体的抗震加固、地质勘察部门的数据采集、司法部门办案等多单位多部门工作人员来馆查询利用竣工档案，可以看出城建档案在城市建设中发挥的作用越来越重要。这些利用单位或利用者利用目标明确，可在自助查询电脑上自主查询，并且能够列出所需档案的详细清单。但由于工程量大、检索条目多，需长时间利用自助查询电脑查询档案。

但由于现阶段对外查询设备数量有限，不能满足所有利用单位的查询需求，容易造成不同利用单位间排队等候查询设备，出现利用效率低的情况出现。随着利用工作的发展，现在的档案利用区内有三台缩微胶片阅读器和一台开窗卡阅读器，当缩微档案利用者较多或是缩微胶片利用量较大时，有限的阅读器并不能满足需求，设备不足的矛盾更为突出。此外，缩微阅读器经过多年使用已较为陈旧，需跟踪设备发展状况，购买更多新型的缩微阅读器，提高缩微胶片的利用效率。除此之外，利用大厅内的其他硬件设施也需要定期更新和及时补充，以适应城建档案大批量的利用需求。

2.3服务手段落后，信息化建设不够

目前，城建档案利用工作对信息技术运用不够，管理手段滞后。在现阶段的查询利用中，多是由档案利用者到馆要求调取相关档案，档案管理人员对其所需调取的工程进行登记、查询，并且电话通知调卷。操作步骤过于繁琐，工作效率不高，也不利于档案的保护。在档案利用完成后，不能对档案利用效果及时作出反馈，也无法开展跟踪调查，导致利用数据的统计与分析滞后，影响利用工作进一步的开展【1】。

3.加强信息化建设，提升服务质量

在档案利用空间的改革与创新中，离不开创新的技术管理。目前，全球都已经进入互联网时代，档案工作也要跟上形势，打破固化的服务模式，在网络世界建立自己的平台。如今，“互联网+”已经不只是一句口号，如何将现代化技术与科学的管理方式应用到传统的档案服务中，是需要认真思考的。只有打破过去陈旧的利用方式，结合现代化信息平台，使档案利用逐步由传统的、被动的纸制品利用转变为主动提供的信息化资源成果利用。这样不但能大大减轻逐年增加的库房压力，缩减管理成本，还能提高档案管理的质量，提升城建档案的服务水平。

所以在充分改善了硬件配置后，需要进一步加强信息化建设。当下，信息技术及网络技术快速发展，建立方便利用者的城建档案外网网站，是对城建档案事业提出的更高要求。一是利用者可以通过城建档案外网网站提供的检索条目对所需工程进行模糊查询，然后通过预约登记系统预约利用时间。这样既可使利用者到馆就能看到所需档案，提高了工作效率，又可避免多次往返查询档案产生矛盾。在网站上不但可以看到所需要的工程信息，更能了解到调取档案所需要的手续与查档流程，使档案利用程序更加清晰透明。二是在城建档案外网网站开通城建档案馆电子邮箱，为社会各界不方便来馆利用人员提供在线解答。同时，在互联网平台上还可以收集利用者的信息反馈。积累可靠和准确的数据及详尽的信息，以便更好地完善网络信息系统，更有效地开展利用工作。三是在城建档案外网站上放置一些声像新老照片、视频资料，通过影像资料加强全民对城建档案的认识。这样既对档案馆进行了宣传，还能激发利用者的热情。在信息化发展的必然趋势下，城建档案要以档案信息化建设为重点，强化档案信息开放功能。同时，还要更好地完善城建档案馆外网网站，建立起以利用者为中心的检索系统，提供信息导航、业务指导和项目级档案目录查询。将城建档案信息通过互联网形成档案信息资源，使利用者通过网络即可对档案进行浏览、查询，提高档案的利用效率。

4.加强人才建设，提高服务水平

城建档案利用工作是一项专业性很强的工作，其发展的关键和核心动力在于人才队伍建设，档案管理人员的构成及素质直接影响着服务的效率、质量和水平。档案管理人员要主动为利用者服务，转变观念，提升素质。

从现有的情况看，档案管理人员大多数是档案专业毕业，而大多数档案利用者并不是从事建筑行业的专业人士，他们本着不同的利用目的而来，然而对城建档案的构成和案卷内容却不甚了解。加之城建档案属于专业性很强的科技档案，查询利用时需要利用者具备一定的建筑工程专业知识，因此相当一部分没有专业背景的利用者在利用档案时显得盲目且不知该从何下手。因此，档案管理人员应加强岗位培训，熟练掌握计算机方面的操作技能和常用的操作软件，在提高档案管理技能的同时努力学习工程档案专业知识，努力成为一名既懂得建筑专业知识又掌握现代化设备操作技能并且熟悉档案业务的复合型人才【2】。

结语：

城建档案利用是城建档案工作的中心环节，更是城建档案工作的最终目的。创建以利用者为中心的城建档案利用空间是城建档案馆的发展方向，更是城建档案馆服务创新的趋势。因此，构建信息化环境下的城建档案利用空间，提供一站式服务，将成城建档案馆建设的必然趋势。

参考文献：

[1]刘瑞欣.新时代城建档案工作的探析[J].兰台世界，2018（S2）：218-219.

[2]王蕴.浅谈城建档案信息资源的开发与利用[J].城建档案，2015（10）：38-39.