人力资源管理对人事档案管理工作的要求分析

人力资源管理对人事档案管理工作的要求分析

张敏

湖南省结核病防治所湖南长沙410013

摘要：人事档案是历史地、全面地考察了解干部的重要依据，体现了干部的基本诚信，也反映了组织人事部门的管理水平。提升人事档案管理的水平和效能，可以切实提高人资管理的工作效率和质量，提升单位的核心竞争力，因此，要正视人事档案管理中存在的问题，并且通过针对性的措施加以完善，发挥人事档案的使用价值和积极作用，为单位的发展提供更加优势的数据和信息服务。

关键词：人力资源管理；人事档案管理；要求

1新时期下人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

1.1完善价值体系

在开展人资管理过程中，人事档案管理与文化具有密切关系，单位需要结合自身的文化定位，科学制定档案管理政策和方式，完善自身的价值体系。

1.2建立评估体系

在开展人事档案管理中，通常的做法是对人员开展定期考核，但是随着时代的发展，以往人员考核评估方式已经难以适应单位的需求，考核逐渐呈现多元化、多领域以及全方位，人资管理不仅要注重对人才能力和素质的分析，还要结合人才对单位的贡献和忠诚度，将各种因素充分结合进行全面的考核和评估。

1.3建立薪酬机制

单位想要实现稳定而有序的发展，需要在内部构建合理而科学的薪酬体系，通过薪酬激发员工的工作热情和积极性，提升单位员工的向心力和凝聚力。通过人事档案管理，可以将人员的绩效和能力进行综合考评，为薪酬制定提供依据。

2当前人事档案管理中出现的几点问题

2.1单位对人事档案管理工作不重视

对人事档案在人资管理中的重要性认识不够，单位普遍认为人事档案管理就是收集、整理资料，就没有形成相应的管理制度，人员配备不足，致使人事档案管理工作没有起色。

2.2缺乏合作意识

很多人事档案管理与人力资源管理联系较少、相互脱节，人事部所需要的人员信息也无法第一时间提供出来，导致人事部门无法快速掌握相关工作人员的信息。

2.3人事档案管理的方式滞后

人事档案管理工作离不开管理人员和管理方法。目前的管理人员存在管理意识落后的问题，一是没有服务意识。没有认识到人事档案管理工作是一项服务工作，管理中往往存在态度不好、敷衍了事等问题。二是没有合作意识。人事档案涉及单位的所有职工，工作量很大，人事档案中的材料形成一般在不同的部门，需要相关部门的密切配合。三、管理方法落后。在人事档案管理的方法上也存在过于僵硬、陈旧的问题，特别是信息技术的出现，使得档案信息从单一的文字形式转化为图像、影音等形式，而落后的管理方法中缺乏对信息技术的有效利用，使得人事档案的记录存在不全面、效率低下、失误率大等问题。

2.4档案缺乏真实性

当前在我国的很多人事档案基本只有简单的人员信息，或者内容以赞扬和业绩居多，对人员过失以及缺点方面的信息记载较少，难以为单位开展人资管理以及人才选拨提供可靠的数据。同时，很多人事档案前后资料存在不一致的情况，员工没有结合自身的实际情况认真填写，导致档案信息缺乏真实性，对人资管理的有序开展带来了一定的影响。

3优化人事档案管理工作的相关对策

3.1提高服务意识

新时期下，人事档案管理人员必须要端正个人工作态度，不断更新自我工作观念，改变传统、被动的服务理念和工作方式，主动的为人力资源管理部门提供服务，包括信息服务、数据支持等。树立服务意识，是开展知识管理的基本与基础，更是人力资源管理开展的重要保障。需要工作人员明确局势，端正自己的工作态度。

3.2加强部门间的合作

加强各部门之间的合作，是实现人事档案管理价值的重要一环。作为人力资源的知识结晶，充分发挥档案信息合作度可以大大提高各部门工作效率。这就需要人事档案管理部门加强与人力资源部门的联系，主动为其提供档案信息服务和有价值的信息。同时，人力资源管理部门也需要及时反馈的方案信息，从而丰富档案信息内容，实现相互促进。

3.3保证人事档案信息可靠真实

首先，要做好档案信息的整理以及收集工作，要求人事信息实事求是，信息填写要前后一致，不能出现相互矛盾以及模糊不清的情况；其次，要在内部宣传档案管理的相关法规，提升所有员工的档案意识，同时，管理人员要做到在对人事档案的调用和管理中，按照既定的制度和程序，不能出现虚假信息的情况；最后，要组织开展档案信息的监督以及鉴定工作，控制档案信息来源，对档案内容进行严格审核，如果发现虚假情况要追究管理人员和档案本人的责任，如果出现人事变动，要对档案进行严格核对，保证信息的及时性和真实性。

3.4完善人事档案的管理体系

基于人力资源管理背景下，应对人事档案管理体系加以完善。组织人事档案管理人员进行技能培训，建立人事档案管理规章制度。在培训中，可以对管理人员进行实际操作性培训，锻炼其对计算机运用的技术，从而使人事档案管理人员能够更加快速地适应现代化管理方式。应建立人事档案管理奖惩制度，促进管理人员更加仔细、认真、积极地对人事档案资料进行收集、鉴定、利用等。建立人事档案管理评价体系，领导者应随时对人事档案资料加以抽查，对人事档案保存完整的人员进行表扬。中高层领导者应定期对人事档案管理工作者进行考核，确保其工作的专业性。考核完成后，合格者应予以升薪表彰，不合格者第一次予以警告，第二次者开除处理。这样既能够对人事档案管理人员有着充足了解，又能够为其工作带有警示作用，促进其认真、严谨的对待人事档案管理工作，进而革新人事档案管理工作。

3.5强化在人事档案管理过程中的信息畅通

人力资源管理部门的工作在很大程度上依赖于人事档案信息资源，因而在实际工作中应当强化人事档案信息管理的效率和作用。通过这样一种长期的日常性的工作手段，加强人才和就业服务中心内部各部门之间的联系和沟通。这样频繁的交流与沟通有利于人才和就业服务中心在较短的时间内得到本地区人才较完善的人事档案信息，同时也有利于及时纠正在档案信息管理中存在的不足和问题。在人才和就业服务中心的运行过程中，与就业人才息息相关的档案信息就是关于人才职称的评定。通过人事档案信息的有效管理，人才和就业服务中心掌握到人事信息的第一手真实资料，有利于对人才的职称评定保持客观的态度，在职称评定中树立公平公正的形象，进而有利于人才和就业服务中心工作的长期顺利的开展。

结束语

综上所述，随着我国社会经济不断发展，当今社会的竞争愈加激烈，从本质上说，社会的竞争实则就是人才的竞争，这就需要加强人力资源管理工作。人事档案是记录工作人员行为记录、贡献、光荣事迹的重要文件，对加强工作人员职业生涯规划有着重要意义。同时，人事档案可以为人力资源管理提供重要依据，保障单位朝向更科学、更正确的方向发展，很多人事档案的重要信息对单位制定战略目标也有很大的价值，并根据档案信息加强人力资源配置工作。在新时期下，社会发展对人力资管理也提出了更高要求，需要进一步加强人事档案管理创新，这样才能够推动单位健康发展。

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