浅析事业单位档案管理新思路孟庆华

浅析事业单位档案管理新思路孟庆华

孟庆华

孟庆华

现代社会对于事业单位的运作来说，建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。档案建设是全面建设和长远发展最基础性的、不容缺失的重要内容。事业单位档案工作制度建设，就是按照规范化的质量和效率，适应事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要，并便于监督和评价。

一、事业单位档案工作的现状

1.档案工作的重视程度不够

事业单位对档案管理不够重视，监督力度不强，没有树立良好的档案管理意识。未能对档案工作所需的资源给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，但没有真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓。

2.档案室保管条件还比较差

档案管理的要求是整齐、规范、统一，多数单位还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也不统一，比较零乱。而且个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案信息泄露，缺失等问题。

3.缺少专业的管理业务人员

从目前档案管理工作的现状来看，在事业单位档案管理工作中，有很多管理工作人员业务不熟练，更缺少专业的管理技能，甚至对档案管理工作中有些工作环节仍然存在着一定的误区。由于管理人员工作业务素质低，最终导致很多信息资料被遗失、丢弃。另外，有的管理人员职业道德缺乏，甚至泄露机密等现象存在。可见，由于管理人员业务整体素质低下最终导致档案管理工作开展得不是很顺利。近几年来，事业单位逐步开始对自身的人事制度进行改革，通过对管理人员的认真考核，经过培训考试合格才能上岗，对于有些档案管理人员在工作中部分操作流程不够熟悉、对档案管理工作意识较差的工作人员进行了严重处理。

二、事业单位档案制度建设的原则

首先，统一化与差异化兼顾。提升事业单位档案管理的有效方式是改进和完善相关制度，而档案工作制度与档案管理效率的提高具有紧密联系。档案管理制度应立足于档案管理的实务中来进行设立，以制度层面来对于档案管理的科学性和有效性进行持续改进，同时，要提升事业单位的全员注重档案管理工作的意识，并以对应的监督机制中促进注重档案管理工作，对于档案管理的制度应该严格遵守，从档案管理制度体系科学性和有效性方面来进行研究与落实、构建与改进。

其次，明确档案管理人的职责与权益。档案管理员是事业单位档案管理工作的主要执行者。所以档案管理员的积极性影响着档案管理工作。在制定制度时，要主要把"职责"调整到岗位标准中，明确职责范围及权限。在明确责任时，应注意保护工作人员的合法权益，使档案管理员能够在履行职责的基础上，明确自身的合法权益。

再次，制定与执行并重。制度建设根据单位档案部门的实际需要，制定一系列系统、科学、合理的档案管理规章制度。但是，如果只注重制度的制订，那么档案管理制度就会成为空谈。所以要想适合于单位的发展、有效调动工作人员积极性，更为关键的是制度的有效执行。单位领导在管理单位时要注重制度的落实并强化监督制度、奖惩制度。此外还要在实践检验的基础上不断完善，使制度更加合理化、规范化。

最后，动态与静态相结合。制度一经形成，便在一定时期内保持不变，具有相对的稳定性，这是事业稳定发展的前提。但是，制度并不是一成不变的。随着时代的发展，事业单位的各项制度当然也要随之改变。特别是我国各项事业逐步和世界接轨，事业单位也逐步走上国际化道路。对档案部门而言，应当积极学习国外的一些先进的档案管理办法，取其精华，并结合自身情况，不断完善现有的档案工作制度。

三、事业单位档案管理的创新思考

1.创新档案管理制度

随着我国经济体制的不断变革，事业单位的案管理制度也要顺应时代的要求，创新管理体制。事业单位档案管理过程中需要不断完善自己的档案管理制度。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应事业单位档案管理的需要。尽可能的在减少人力物力的基础上使信息档案更加规范化。

2.提高认识，加强组织领导

对于档案管理工作要大力宣传，对档案管理责任要加以明确。各级事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，建立档案管理工作的领导机构。通过不断的宣传，让相关的领导和职员充分认识到档案管理的重要性。建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核。同时应参考国家档案建设的有关标准，建立起以国家为标准适应各单位自身的档案管理体系。

3.开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。当今社会高科技越来越应用于我们的生活中，对于档案管理同样应该重视把高科技应用于工作中来，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息。同时要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行档案信息的社会共享，向社会提供优质的档案信息服务，以实现档案信息资源共享。

4.加强档案的保密工作

在档案管理工作环节中，做好档案保密工作是十分重要的环节，尤其是对于事业单位来讲，做好档案保密工作更是重中之重，在进行档案存档的同时，对于外界保管环境也要做好，例如，门窗要加固好，要有专业的管理人员进行看护，要禁止任何无关紧要的人员进入档案管理区，要防止不法分子潜入，但是对于管理人员的办公室要和存放档案室分开，要确保任何一个档案管理人员的保密意识不断加强，充分认识到档案管理工作的重要性，了解泄密的后果以及要承担的责任。

由此可见，一个国家与社会的发展，事业单位是核心命脉。档案管理工作作为事业单位的核心重点组成部分，为了促进事业单位更好地、稳定地发展，档案管理工作一定要做到最优化。在现今的社会主义现代化建设发展中，事业单位更要重视档案管理工作，对其工作中存在的不足找出创新的决策，工作中要以创新的管理模式尽量发挥档案管理工作的最大价值。