电子档案的保管与利用

电子档案的保管与利用

张芳芳

山东鲁泰控股集团有限公司济宁市272000

摘要：电子档案管理节约人力成本和单位空间，提高档案管理质量和效率，使档案的分类、存放和查找变得更加简单，相对于传统纸质档案所用技术方法不同，给传统的档案管理工作带来新挑战。因此，加强电子档案的管理、使用和创新，是信息时代电子档案的一项重要工作内容。

关键词：电子档案；保管；安全；利用

引言：电子档案主要是在单位各项工作活动过程中，形成的具有保存价值、由计算机系统存储的机读材料，这种材料载体形式不同，档案形成、存储和管理均实现了电子化、网络化，极大的方便了档案管理工作。

一、电子档案管理优越性

电子档案之所以能够得到普遍应用与推广，与其自身的优势是分不开的，电子档案优势主要表现如下：

1、提高了检索速度

在信息技术支撑下，档案管理内容优化，管理内容由文字发展为图片、文字、视频、音频等多种形式，计算机有着较大的存储容量，能够把大量的信息保存起来。具体操作中，只需把和档案有关字、词放在检索栏，就能很快检索到所需信息，提高了档案利用率。

2、保证了工作效率与质量

信息技术使管理工作更加方便，信息传输更快捷。档案管理工作能够通过计算机应用，大大提高工作效率与工作质量，全面减少了人力劳动成本投入。以往档案管理工作中，需要对各类档案立卷、归档、保存，容易导致档案信息丢失，增加了档案管理难度。电子档案管理极大的减轻了档案管理人员劳动强度，使他们从建档、保存等工作中解脱出来。

3、方便补漏增缺

以往档案归档后，如果出现不齐或者漏交的，则需要拆卷重做，给归档工作带来了较大的麻烦，也增加了工作强度。通过电子档案管理，则能够大大解决这类问题，如果出现了立卷不齐或漏交归档，可在计算机页面进行补漏增缺，保证文件不出现丢失问题。

4、保密性高

通过电子文档管理，能够增加文件的保密性，以往借阅的档案都是一本一本，查询一项内容，则会看到其他部分内容，不利于档案信息的保密管理，违反了档案管理的保密性要求。随着计算机电子档案管理模式的建立，则增强了的保密性，借阅人员没有机会接触其他无关文件，从而达到了对文件的保密标准要求。

二、电子档案保管与利用中的问题

1、电子档案对软硬件的依赖

对于电子档案来讲，需要一定电子设备的支持。这里面主要包含了电子硬件和软件等。要通过电子软件对档案进行编辑、储存、输出等。电子档案与电子软件和硬件有着密切的关系。某些情况下存在着不兼容问题。现在电子系统更新比较快，对先前的电子档案存储格式也有一定影响。

2、电子档案信息容易被篡改

电子档案是数据化的信息，通过计算机和软件能够轻松对原有的软件进行更改，不容易留下更改信息。另外，现在信息技术的发展，会出现新旧软件的交替使用，存在互相转换的问题，让原本的信息出现错误，进而导致不能利用。计算机也会受到病毒的攻击，给电子档案的保管和利用带来不利影响。为此，应该慎重对电子档案进行制作、保管和使用。

三、电子档案的保管与利用

1、加强领导，理顺管理体制

信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而电子档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。一是有关部门必须建立健全以部门一把手为组长的电子档案工作领导小组，健全工作机构，切实加强领导，严格按照上级档案主管部门的要求、法规和标准，制定本单位电子档案管理制度和组建工作，强化信息化电子档案安全工作，切实保障档案信息化建设工作的稳步推进。二是争取领导支持，重视电子档案管理工作，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面给以电子档案管理工作的全力支持和配合。三是加强网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化建设，建立健全指挥灵活的信息网络，让电子档案管理工作与电子档案网络建设工作同步推进。

2、加强电子档案人才队伍建设

在计算机已经普及的今天，传统的纸质档案的查阅和检索已不能满足需求，网络化管理成为档案管理的必然发展趋势。一是加强原有档案工作人员管理，提高思想认识，尽快从传统档案管理思想转变到电子档案管理的思路上来，认识到加强电子档案管理的安全性和重要性，增强工作责任心；二是积极开展档案信息化知识培训，坚持档案部门领导干部进修制度和对档案业务人员进行以计算机应用等为代表的新技术、新设备、新方法等方面的继续教育，尽量用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。三是按照档案信息化建设所需人才队伍建设的标准，多渠道引进专业的电子档案人才和管理人员，逐步建设一支专业化、年轻化、复合型的高素质、新型的档案人才管理队伍，以适应现代电子档案信息化档案建设的要求。

3、思想观念、理论知识创新

档案工作要不断更新观念，紧跟电子科学技术发展方向，建立与新时代发展适应的现代电子档案管理制度，努力使电子档案更好地为使用者服务。档案管理者要不断加强业务知识学习，与时俱进，档案管理者除正确掌握电子档案管理的新思想、新理论、新方法、新技术，引进先进的科学理论观念外，还要结合自己的实际工作，创新工作思路，逐渐总结一套适合自身电子档案管理工作发展的新理论。

4．加强日常管理

首先，要进行电子档案的载体保管。电子文件由于受存储介质的影响，对环境、防磁等有要求，这对使用的安全性有了更高的要求。保存电子文件的载体要有适合电子数码存储的环境。为此，要放到防磁、防光、防尘，有适合的温度和湿度的环境下。

其次，要对已经归档的电子档案进行管理。电子文件产生以运行过程源数据，文件的关系和结构也要进行保存。网络内部有档案安全防范措施，要对相关的数据合理转化，确保这些文件能够运行并保存。保存的电子档案要划分类别及保管期限，根据有关规定进行定期转换，确保没有病毒感染。要检查和整理，对于发现的问题进行及时处理。

最后，要建立以档案主管领导为核心的档案管理领导小组，档案人员查阅和利用电子档案时，必须在安全有效的监管制度下，按照不同职务给予不同的授权范围，严禁工作人员私自拷贝存盘电子档案，如需对外出具电子档案证明时，必须按相关规定办理呈批手续。

5、提升服务水平

电子档案延续了纸质档案的功能，最大的特点就是能够便于查询和利用。对于电子档案的利用，要根据相关规定，需要对查询档案的人员进行登记，在符合在规定范围内进行借阅。对已经封存的档案不能进行利用和借阅，在必要时只能进行复印件的利用。对于电子档案来讲，在进行利用的过程中安全性要比纸制的难以控制。在电子档案利用的过程中要进行安全防范。档案管理部门要进行电子档案查阅者的等级设定。根据查阅者的身份和工作进行电子档案查阅级别的设定。对于网络公开的电子档案进行分区，外部档案和不能公开的档案信息要严格依据使用权限执行。

结束语

作为档案管理人员，我们要在管理理念、管理手段以及管理方法方面进行研究和创新，从而让电子档案更加准确、可靠、完整，便于更好地保管和利用。

参考文献

[1]颜玉红.电子档案信息安全管理面临的问题及化解途径[J].黑龙江档案,2016(3).

[2]遇凯.电子档案开放利用安全管理的对策研究[J].兰台内外,2016(1):44-44.

[3]张少伟.电子档案利用过程中的安全管理对策[J].科学与财富,2015(9).