船舶建造项目竣工档案信息管理研究

船舶建造项目竣工档案信息管理研究

陈泽玺

中船重工76所，陕西省兴平市，713100

摘要：面对现代船舶项目投资大，科技含量高，项目结构复杂，项目的质量要求高，且周期长，参与单位众多的情况，过程中会产生大量资料文件。项目竣工文件作为项目竣工时反应施工过程和项目真实面貌的文件，其必须保证齐全、真实准确，具有法律效应。目前船舶建造项目竣工文件档案的方式主要以纸质版文档管理为主，统一保存在项目实施单位，这种传统的档案管理模式存在着众多管理难点及弊端，已无法满足现代船舶建造项目档案管理的要求。基于此,笔者将对这一问题进行剖析,针对性提出当下船舶建造项目竣工档案管理建设存在的问题与应对措施,以期对大数据时代下的档案管理优化建设提供参考。

关键字：船舶建造；项目竣工档案；档案管理；档案信息化

一、目前国内船舶建造项目竣工档案的管理现状

在当前的船舶建造档案管理模式中，均以纸质版档案为主，由集团总部下属单位及监理单位进行文件资料的录入，一般竣工文件资料需传输多方进行审核、审批。最终记录完整的记录文件由档案录入单位按照项目建设单位的编码要求，对档案进行编码组卷后统一进行保管。这种以纸质版形式为主的档案管理模式，在随着船舶建造项目投资越来越大，科技含量越来越高，项目结构越来越复杂，项目的质量要求越来越高，且周期越来越长、参与单位越来越多，面临着巨大的挑战。主要表现在以下几个方面：

（一）各类纸质版文档资料存储占用大量资源。目前就中国船舶重工集团一家企业来说，项目共收集工程各类资料档案18万卷，用了4000多平米的档案室，密集架280列，档案文件柜180组来对项目竣工文件进行存档,在档案管理上投入了大量的人力、物力、财力资源。

（二）纸质版档案资料长时间保存难度大，对存储条件要求较高。为了保证档案的安全性，档案保管单位都必须做到防火，防盗，防光，防有害气体，防潮，防高温，防虫和防尘的“八防”措施，这对档案的保存提出更高的要求。

二、船舶建造项目档案管理模式问题分析

（一）管理层：档案信息量巨大，且基本为纸质版资料，无法快捷、准确的汇总、梳理出船舶建造项目档案信息，给项目决策人员提供建设单位缺乏对档案管理的认识，经将档案作为完成项目竣工验收的一项工作，不考虑档案管理对企业发展战略的影响。

（二）执行层：首先，船舶建造项目建设单位对档案管理工作的重视程度不足，档案意识不强，项目管理者往往重实体轻资料，难免出现时间和数据的传送不及时和失真情况，同时档案管理人力资源建设上极度缺乏，人员技能偏低，专职人员少，大多数人欠缺档案管理技能的培训，人员临时进行管理，没有专职人员负责。

三、船舶建造项目档案信息化发展的应对措施

档案编制单位包括所有建档单位，是档案信息录入方，将真实信息记录在文件资料中，这是档案形成的第一个步骤，但目前由于形成资料文件为零散，未经有效分类归档的，不能作为最终船舶建造项目竣工验收的档案资料，暂时存储于档案编制单位，例如施工承包商、监理单位等。接下来便是由项目文件转换为项目档案的过程，及经过鉴定、整理并归档，这步过程需要有效的档案信息编码方式，以便档案文件能够有效的鉴定、整理。归档后的档案资料存储于项目建设单位。而传统的档案管理到此处便基本告于段落，但在新的档案管理模式中，才体现出档案对管理的作用，为档案使用者提供帮助。对档案内容进行统计数据，即系统统计功能可以实现固定报表的统计（标准的年报等）和自定义报表的统计，可定制打印报表的维度、样式，利用所建所得的工具进行报表设计，实现对存储量、年增量、利用情况、工作量和各类档案的专项分类统计。同时对档案数据进行编研数据，即通过智能化的检索、定制形成符合档案编研要求的档案信息素材库，从而方便用户按照不同的专题进行对档案的编制和研究。最终将经过统计或编研的数据形成报表，清晰明确的展示档案数据，供档案数据使用者运用。这部分内容可清晰、有效的反馈船舶建造项目档案的价值，增强了档案的服务能力，紧紧围绕船舶建造项目发展思路，将档案管理服务于项目创新发展，给船舶建造项目技术提升、工程技改、流程优化、安全保障提供有效支持。

整个业务工作总体分为整合收集、科学保管和开发利用三部分。总体流程为项目建设单位首先进行数据的收集、整理和归档，之后对整理好并归档的数据进行科学保管，最后根据实际情况以及日常应用需提供开发利用。

构建适应“互联网+”时代要求的船舶建造项目档案信息资源体系，需要从以下几个方面入手：

（一）加强培训提升管理人员素质

面对由于档案管理人员专业意识薄弱而导致的影响档案信息化建设的情况，首先要重视管理人员素质的专业化培养，档案信息化管理人员的素质高低有着直接且重要的影响。而以往的情形多是档案管理人员责任意识并未充分得到重视，会出现部分档案管理人员对所从事的工作以最低标准要求自己，便会导致档案管理信息化建设得不到进一步推进。基于此，要定期开展相关的专业知识培训讲座，完善岗位考核机制，让管理人员从根源上意识到所从事工作的重要性，进而，端正态度并促进档案信息化建设。

（二）实现计算机技术的充分利用

面对计算机技术运用不充分、不成熟此种情况，作为管理者，要及时进行检测与更新信息管理系统，确保档案管理系统处在网络时代发展的前列，在此基础上，加大计算机基础设备的投资，确保硬件系统达到相应要求。

（三）采取措施完善档案管理制度

针对档案管理制度不健全此种情况，作为档案信息管理部门的相关人员，应当建设完备的档案管理制度，依据当下制度实施情况，及时做好制度更新以及规范工作，与此同时，要十分注重制度细节工作的落实，促进档案信息化管理的进行；而针对职责混乱的情形，要结合实际情况，并与档案管理部门人员进行研讨，制订一套内容明确，职责清晰的管理制度。

（四）完成信息共享平台的构建

在大数据的时代背景下，记录于档案的信息资源数量庞大种类繁多，为了人们能够更好地获取并应用这些信息，实现共享档案资源的目标，就必须完成大数据档案信息资源平台的构建和完善。我国现有的档案信息资源共享平台还需要进一步调整和完善。应用先进的电子信息技术和大数据技术，能将庞大的档案资源更好地整合起来，实现对平台功能的完善工作，使人们能够充分享受这这一平台带来的便利。对于已经实现数字化的档案信息，要及时收纳到共享平台中，推动共享平台信息资源的完善和进一步发展。

（五）实现档案服务的智能化

每个人都是独特的，需要使用的信息资源也会存在着很大的差异性。管理档案信息资源的过程中，管理人员需要对所有人的信息需求方向都有一定的了解，依据需求提供信息查阅的权限。大数据技术在档案管理工作中的应用，可以通过数据挖掘技术收集并分析不同人的信息需求方向。如今我国的科学技术已经走在了世界的潜力，人们的生产生活也被形形色色的现金技术所充斥，档案管理工作先要在这样的环境下更好地为人们提供服务，需要尽快完成档案服务工作的智能化。除此之外，还应当增强档案管理工作的数据分析，精准判断人们的信息需求，实现精确的档案管理服务工作。这样一来能够有效地提升档案信息资源的利用率，更好地满足人对对档案信息的需求。

三、结束语

随着社会信息化的发展，档案信息化作为我国“十三五”档案事业发展目标之一，已成为必然趋势。针对船舶建造项目档案管理方面的缺陷及其成因进行了分析，对煤化工项目档案信息化进行了需求的分析与梳理，根据实际的需求，对煤化工档案管理系统提出了相关措施，从整个船舶建造项目的角度来看，有效的推广档案信息管理系统建成，将实现覆盖船舶建造项目建设单位及各参建单位间互联互通，推进档案信息管理科学化，档案信息资源管理工作标准化，档案管理队伍专业化，提高档案信息资源管理的质量和效率，促进档案服务规范化，实现档案资源数字化。以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，这是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。

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