加强电子文件保密管理的思考

加强电子文件保密管理的思考

史慧

国网山西省电力公司阳泉供电公司（山西省阳泉市 045000 ）

摘要：改革开放以后，我国的社会经济进入到高速发展的新阶段，企业作为国民经济的基础单元和重要支撑，在新的时代环境下也获得了极为长足的发展。企业的现代化办公水平是衡量一个企业发展潜力的重要标志，随着信息技术的不断发展，办公自动化、一体化、集成化的发展程度不断提升，现代办公技术被广泛的运用到了企业的档案管理工作中。传统的档案管理主要以纸质文件的管理为主，新时代的档案管理工作更加侧重于对电子档案文件的梳理与规整。现代办公技术的出现给档案管理工作的发展指明了方向、思路和路径。本文从影响、对策两个方面对现代办公技术在档案管理中的有效应用展开了相应的分析和论述，希望能够给相关的工作人员以参考启示，以推动我国档案管理工作的现代化发展。

关键词：电子文件；保密管理

引言

在企业或者单位生产运行过程中都会产生各种各样的原始信息资料，其中具备价值的原始信息资料就被称之为档案，因此无论是企业或者机关单位都非常重视档案的管理和保存。但是档案资料的数量会随着时间的增长而不断增多，所以档案管理工作的难度和复杂性会日益增加。在以往的档案管理工作中，经常会出现档案保管不当、人员素质和档案利用率较低等问题，严重阻碍了档案管理工作的进一步发展，因此在现阶段需要进行档案管理的信息化建设。管理信息化建设指将信息化技术应用于档案管理工作中，以此来代替以往人工管理档案的模式，信息化档案管理模式能够有效促进工作效率和档案利用率的提高。

1、电子文件保密管理问题

1.1、元数据规范化管理有待加强

企业在做电子文件归档和电子档案管理时，没有做到对元数据的规范化管理，未对元数据内容作出明确规定，未对新出现的元数据项进行定义，未设定元数据捕获节点。个别企业对元数据理解不准确，元数据项设置不足。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本对企业所存在的文件格式深入调研的基础上。

1.2、电子文件的原件难以界定

电子文件与传统文件相比起原件更加的难以界定，传统文件的原件往往具备签名、公章，它具有不可替代性，可以有效甄别，但是电子文件的传输不需要复印，只需要配备相应的移动存储设备就可以进行电子文件的拷贝，无论拷贝的主体为谁？在何时、何处拷贝？他们所获取的电子文件都是与原件内容相一致的文件，因此电子文件的原件性质难以追踪、界定，这也从侧面要求电子档案的管理应该更加的精细化，要做好配套的电子文件获取流程制度的构建，以规范化的制度流程来约束文件使用者的不良行为^[1]。

1.3、档案电子化平台和资源建设不足

新媒体时代下，电子档案数据来源于多个渠道和部门，管理档案的部门人员面对来自多个途径的繁杂的数据一时难以适应，很难做出及时统筹规划和应对。在电子档案的日常管理中，档案管理人员没有进行合理的分工，对于电子资源没有明确的规划和管理制度，导致档案电子化的工作还不够完善，电子档案在保存的过程中保存内容不够完整。电子档案管理没有建立流程化的存档和取用机制，电子档案平台搭建不够完善，资源统筹建设不足，一定程度上影响了档案电子化的管理。

2、电子文件保密管理措施

2.1、加强对档案信息化建设的人力、财力、物力支持

企业档案信息化建设既需要企业领导对档案信息化的正确认识和高度重视，也需要企业在人力、财力、物力上的大力支持。一是要配备好既懂档案业务知识，又懂信息化专业知识的档案人员；二是要为企业开展的档案信息化工作配备必要的软硬件设施；三是要加强对档案管理人员专业知识和技能的学习培训，提高其从事档案管理的能力和水平，增强其工作的职业责任感，调动其做好档案信息化工作的积极性^[2]。

2.2、做好电子文件的归档及保存工作

针对电子文件存在的易于修改、难以界定的特殊性，在使用现代办公技术开展档案管理工作时，应该注重对电子文件的归档和保存，加强对电子档案有效的管理。首先，档案管理人员要加强对电子档案的记录和查证，电子档案的入档时间、借取记录都要做好相应的备案处理，避免出现电子档案在管理中出现被篡改或丢失的不良情况，确保电子档案系统的完整性；其次，档案管理人员要做好电子文件原件的有效区分，对电子文件的原始信息进行有效的保护，通过相应的技术处理来确保文件在使用层面的安全性。例如将归档原始文件设置为“只读”，文件只能被读取，不能被改写。文件的获取需要经过专门的审批手续，并且要告知档案文件的使用用途，确保档案文件不会无形丢失；最后，档案管理人员要做好电子档案文件的有效保护。一方面，档案管理人员应该确保电子档案文件的载体计算机设备处于标准的湿度、温度环境，确保计算机设备软硬件的正常运转；另一方面，档案管理人员要做好档案读取、传播授权制度的有力建设，确保电子文件的接触、传播能够有迹可循，进一步提高档案文件的安全性能

^[3]。

2.3、强化管理安全性

电子档案储存的安全性是一个需要长期维护的过程，不能一步到位的解决。因此要分析管理中可能会出现的问题，建立电子档案信息安全管理体系，电子档案安全管理的规范要做到进一步的完善，避免因操作不当而造成信息泄露或遗失的问题。同时要加强相关管理工作人员的技术技能，加强权限管理升级密保功能；加强防火墙的升级维护，相关病毒库和系统也要做到随时更新升级，防止泄密；另外要将电子档案做有效备份，并且定期更新检查。为了防止外部人员以非法手段获取电子文件，备份资料的设备要做断网处理，对于一些重要的资料除了电子备份以外，还需要做纸质档案备份管理。

2.4、加强硬件和软件建设，建立网络档案系统

电子信息化档案管理模式的构建必须建立在相应硬件设备和软件设施的基础上，因此在现阶段必须加强硬件和软件方面的建设，为档案管理的电子信息化建设提供必要的条件和支撑。同时网络档案系统是电子信息档案管理模式运行的基础，因此当下也需要做好对网络档案系统的构建，建立统一的标准和系统。首先，需要在档案录入过程的数据化建设中对档案录入和归档进行统一规定。其次，切实保证档案管理的安全性，对档案资料进行分级，并设置相应的权限和档案管理规范。所有用户在进行档案管理和使用的过程中，都必须完全遵循既定的规范和要求，保证档案管理和使用的规范性和科学性，加快档案管理信息化建设的速度。此外，为了更好地促进档案管理电子信息化系统的应用，还需要从构建服务网方面入手，通过构建网络平台实现对档案信息的共享利用，充分发挥档案管理电子信息化系统的价值和作用^[4]。

结束语

综上所述，信息技术的发展给企业文书档案管理工作带来了新的发展方向，但同时也带来了新的挑战。企业只有积极采取相应措施，提高企业文书档案管理质量，才能为企业的发展提供好档案服务作用。

参考文献：

[1]阮洁.网络环境下的档案信息安全管理及其保密技术[J].传播力研究,2019,3(19):296.

[2]郑愿愿.新形势下兵团档案管理研究[D].新疆大学,2019.

[3]张华.浅谈大数据时代档案电子文件管理工作[J].办公室业务,2019(12):184.

[4]尹娜.电子文件移交归档工作的探析[J].山东档案,2019(03):47-48.