数字时代档案数据化管理问题研究

数字时代档案数据化管理问题研究

戴云颖

国网内蒙古东部电力有限公司林西县供电分公司 内蒙古赤峰市 025250

摘要：虽然面临着越来越多的机遇，在数字化时代档案管理也面临着诸多挑战，并提出在实际管理的诸多问题。本文分析档案管理工作时，从数字化，智能化等关键词的角度分析档案资料管理的现状，分析了从不同角度当前存在的问题，并深入讨论了实现更高效的档案资料的管理创新模式，并分析具体实现路径。

关键词：数字时代;档案管理;数据管理;问题;对策

一、文件信息的施工过程中的主要问题

1、开发投入不足

对于档案行业的信息化建设，有必要发展奠定了坚实的基础，也就是要投入足够的资源，包括财务资源，设备资源，技术资源和人力资源。据中国档案数字化管理的现状，在发展过程中的主要问题在于整体投资不到位，特别是在设备和技术方面。在设备投资方面，在数字化时代档案管理是高度依赖于现代化的设备，主要体现在计算机设备和相关软件。这时，它涉及到的各种硬件和软件设备的配置，并建立档案，从而导致无法管理工具及相关操作软件，以提高运营效率，以满足实际的归档管理在实际文件机构往往具有设备投资不足需要。在文件管理方面的技术，在数字时代，它主要指向大数据技术，云计算技术，摄影识别技术等，其原因是，文件管理的上级机构没有给予足够的重视管理技术，让缺乏专业技术培训的操作员，导致在管理过程中，每一项技术不能达到所需的效果。

2、局部缺乏专门的管理系统支持

对于档案管理工作，管理人员需要参考相应的规范管理过程中，特别提到了档案管理工作体系。档案数字化管理系统的建设显示了现状的分析认为，档案管理制度还存在不完善的明显的问题，缺乏一定的规范和标准。各级显示，大部分档案管理机构缺乏数字化建设方面的一个特殊的系统制度建设档案管理机构的调查。即使一些存档机构都制定了相应的系统，他们只在实际管理过程中没有足够的实施工作正式导致了管理人员和归档存??储，归档和其他运营商不能够把握规范工作点，造成档案错误工作。

3、文件信息建设平台建设滞后。

在一个数字时代档案管理数字化建设的关键点是要建立一个专业的归档数据管理信息平台。对于归档存储的信息化管理项目，目前的主要问题是缺乏的存储支持。如果适当的存储技术和存储介质不能被选中，将出现在数据存储更严重的问题。此外，在数据存储方面，也有不能满足当前的非结构化数据的存储需求，导致无法归档的数据资源和低存储效率分布式存储。在文件服务信息管理平台功能方面，它反映的狭窄的业务路径和低使用效率的问题。文件的用户将通过多重障碍查询和获取数据信息时，造成用户的需求没有得到有效满足的阻碍。

4、电子档案的数字化管理不到位。在当前存档类型，电子档案的主要发展趋势，每一个存档机构应积极开展资源转换和电子档案的有效管理。作为归档数据的管理人员，也有诸如非标管理系统和进行电子归档管理时不可收拾管理操作的问题。在电子档案的管理，一旦大数据挖掘和分析技术，云计算技术等的应用不到位，就会导致数据信息的偏差，以及数据信息的完整性和准确性不能保证。

二、在数字化时代，实现档案资料的管理创新路径

1、加大投入，形成合力

从提高档案资料管理水平的角度来看，各级档案机构要加大投入以响应档案管理需求的现状。国家和有关上级机构应该提供资金，技术和人力资源支持，以降低一级档案馆。国家，政府和档案管理机构，各级要形成合力，充分推进档案数据管理的过程。在增加投资方面，相关机构应特别注意的软件和硬件设施，提供高品质的归档数据管理设备，并与归档数据管理服务器的有效连接，使用户可以快速查询和获取信息。

2、完善制度，建立规范

当现代化和数字化档案管理，档案机构应积极制定和完善相关档案管理措施，从组织建设和制度建设入手，为档案资料管理的实施提供支持。在构建组织和完善的管理体系，相关人员应保持严谨认真的态度，特别是要注意制度的完善，并提供具体的管理的实施提供科学依据。当完善制度，它应该是清楚的档案资料管理的内容和管理者的管理责任在各级。此外，文件数据管理系统应不断提高的要求，管理人员还必须根据实际工作的工作要求调整管理制度，优化工作流程，提高各工作环节的规范化和严谨是有效的。完善档案资料管理的有效性。

3、加强档案信息化建设

首先，建立一个智能的归档数据库。海量数据信息看跌期权的出现提出了更高的数据处理，档案管理人员的要求。在此基础上，档案管理人员应使用大数据时代的便利，积极构建智能归档数据库。构建数据库的主要任务是收集大量归档数据信息，并核实收集归档数据信息，以确保数据信息的真实，完整。在此基础上，档案资料管理人员应进行分类和编号的档案资料，使每一个电子文档的搜索索引，保证一个代码，并提高检索的准确性。此外，档案管理人员应积极进行数字化档案的历史数据，并将它们存储在归档数据系统。当构建一个智能归档数据库，管理人员必须严格执行统一的数据标准，以确保数据库具有很高的兼容性。当建立一个数据库，我们还必须注意资源中心的封闭性，以及数据资源安全的角度加强管理。对于电子文件资源，格式，元数据内容和数据提取方法应该是统一的，以提高档案数据库之间的互联互通。此外，档案资料管理人员也应该了解观众的需求，并有针对性地制定资源转换计划来推进档案数据库的建设过程中有条不紊地进行。智能归档数据库应注意与归档数据信息检索与服务中心的连接，以及改善的深刻挖掘归档数据的价值的基础上的归档服务水平提供支持。

其次，建立档案管理数字化平台。首先，文件管理人员应具备的集合局势的全面清醒的认识，进一步掌握文件类型，状态和文件信息的利用状况等;第二，建立了文件数据的信息管理平台时，管理工作的人员应坚持的基本原则“抓重点，继续一步一步来。”当转化资源，重点收集资源，并具有高利用率的馆藏资源应该是第一个，以确保它们全部连接到用户的需求;当建立归档数据的信息管理平台，管理者应该强调数据的共享。要构建专用归档应用程序共享的平台，你可以建立内部局域网服务器上的一个特殊区域。当建立档案目录，根据业务类别严格分类，可根据相应标准的基于时间进行分类，一般。最后，建立一个档案数据管理信息平台的时候，我们必须从完善平台功能出发，所以我们还需要注意的档案知识提取系统的高效施工。

第三，推动云存储和云服务。在档案数据管理的过程中，基于大数据技术和云计算技术，档案管理人员应积极推动云存储和云服务，并积极改进传统档案管理的缺点，保证档案管理可以实现比较快速转型和升级。在具体实施过程中，档案管理人员应合理设置云存储服务器，以确保数据处理能力的提高。此外，基于云服务的互动性，档案管理人员可以使归档数据的资源更多的共享，它可以促进一个更加多样化的服务模式的形成。

四，加强电子文件的安全管理。在存储和电子文件利用的过程中，可能发生泄露隐私和文件损坏，其中隐私外泄会带来严重的后果。因此，文件数据管理人员应积极维护到电子文档所属的计算机网络系统的稳定性，并实现更有效的安全保护技术，并做好数据加密管理和电子文档的使用权限管理好工作。多通道权限检查应该设置，以确保用户不会威胁的电子文档的安全。此外，开展电子文件安全管理的时候，我们一定要注意实时监控可能的病毒。

参考文献：

[1] 王晓春 . 档案大数据研究的批判性考察 [J]. 山西档案 ,2017(04):72-74.

[2] 戴秀文 . 大数据背景下的档案数据化 [J]. 内江师范学院学报 ,2019,34(04):116-120.