大数据时代背景下档案信息化建设的思考

大数据时代背景下档案信息化建设的思考

赵丽丽

克东县机构编制数据中心 黑龙江省齐齐哈尔市 164800

摘要：随着现代化科技的快速发展，互联网技术、网络技术、信息技术、通信技术等被广泛应用到各个管理环节，档案信息化建设可谓正逢其时，它可以让档案和资料能够实现数字化管理，准确、完整、快速的被收集、整理、存储、传递和调用，极大地节约人工成本，提高工作效率，提升基层档案馆的管理水平。运用科学、整体、系统的信息化技术进行档案管理已经成为了现代档案管理的发展趋势。本文介绍了档案信息化建设的内涵和意义，分析了档案信息化建设的现状及存在的问题，并提出了相应的改进措施。

关键词：大数据；档案；信息化

引言

大数据时代，档案信息化建设是社会发展的必然趋势，因为信息逐渐成为了当前社会发展的一项重要资源，面对错综复杂的社会发展环境，各个机构主体所拥有的信息资源就显得尤为重要，而档案信息作为国民经济和社会发展的战略资源之一，具有的价值举足轻重。档案信息化不仅能够有效减轻工作人员的工作量，提高工作效率，还能够在一定程度上保障档案信息的安全性，增强档案信息的有效性，并且能在社会在面临重大灾难或部门处于紧急状况时，为决策者提供进行科学研判、快速决策的档案信息资源，造福人类。

1、档案信息化建设的意义

新时代下，随着信息技术的广泛应用，各行各业均走向了信息化、网络化、数字化发展之路。档案是一种历史价值、现实价值兼具的重要资源，是社会经济发展过程中的一种战略性生产要素。当今信息化社会背景下，我国档案事业蓬勃发展，数字信息的产生与应用，对档案工作带来了深远的影响，不仅改变了档案信息资源的保存方法，使档案信息资源能够以数字化的形式存储起来，也使社会活动的记录与读取方式发生了根本性的转变。档案信息化建设，是使档案工作实现与大数据社会连通、与智慧城市对接、融入现代生活、参与社会发展与国民经济发展的重要策略，有利于使档案工作更好地适应外部环境变化，并可以充分发挥档案工作的作用，促进各行各业的进一步发展。

2、档案信息化建设的现状及问题

2.1、内部档案管理系统零散、孤立，不能满足需求

部分城市建设档案馆早期依据自身需求自行组织技术力量完成开发系统，各子系统解决的业务需求相对独立，没有进行整体信息化规划考虑，馆内存在各系统使用各自独立的数据资源、各系统之间不能数据共享的情况。比如档案管理方面，结构化数据库+文件系统的存储方式和大量手工操作的模式难以适应档案业务量增加需要；系统的业务覆盖度、实用性落后于业务需求，检索手段单一且性能逐渐降低，各系统建设由于缺失顶层设计导致现有档案管理系统缺乏综合力和整体性；未形成完整的业务体系，档案接收、入库、检索、借阅、统计等档案管理过程中需要跳转多个系统完成业务操作；缺乏统一的查询检索渠道，没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑，难以支撑跨部门和跨系统的档案信息资源管理和利用需求，不能满足长期发展需要^[1]。

2.2、信息化建设前期难度大

各个地方基层档案馆的基础条件都不如人意，档案馆的场地、设备设施、环境等相对较差，保存的档案资料质量也不是很理想，将这些纸质档案转换成电子档案工程量大，加之采集设备受限，信息化建设准备工作难度较大;很多基层档案馆缺乏专业和专职的档案管理人员，对档案资料的信息化建设工作的积极性不高，有些员工对档案信息化建设还有些抵触，工作质量和效率有待提升，有些管理人员没有认识到信息化的作用和重要性，信息化建设推广难度大。

3、大数据时代下推动档案信息化管理的措施

3.1、树立大档案观与大服务观

面向未来，档案管理工作者不能将视野局限于档案的形式，而应该与时俱进提高自身的专业知识与技能，妥善处理不同类型的档案信息，将不同结构的数据信息进行科学地管理，构建智能化的档案管理模式，确保档案信息能够有序地存储和分布，全面提高档案数据的管理效率与质量。树立良好的大服务观，才能够将信息化档案的价值充分发挥出来，推动档案管理实现良好的发展。例如，在精准推进高校毕业生就业工作方面，教育系统与人社系统应及早在全国范围实现档案信息一体化平台建设，彻底打破信息壁垒，档案管理人员树立为群众服务的观念，最大化地开发利用档案信息的价值，充分提高挖掘档案数据的能力，提高档案管理的服务水平^[2]。

3.2、存量工程档案数字化建设

制定存量工程档案的数字化目标和工作计划，一步步实现工程档案内容的数字化，要进一步提升档案利用效率，还需要实现照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库等。数据质量是数字化建设的关键，要严把数据关，建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，保证所输入的数据是全面和准确的，并且对已有的电子目录的数据资源与实体档案进行比照，查漏补缺，优化数据结构，确保数据的真实完整一致

^[3]。

3.3、健全档案大数据信息管理机制

首先，大数据背景要求档案管理制度要完善和健全，必须形成有力的责任制。责任不履行，责任不落实，责任执行不到位都要受到相应的追责，从而在法律的框架下增强档案管理的质量和效率。为避免阶段性责任造成的档案混乱，需要建立终身责任制来提高管理人员的管理水平；其次，档案监督至关重要，是档案保存和利用质量的有效保障。在进行数字化管理过程中，要加强监督，不定期进行工作自查、检查、抽查等进行监督，并建立问题追究制，利用中发现的问题进行责任追究，从而提高监督力度和广度；最后，引入外部监督机制，运用社会化群体进行外部监督，督促档案管理在环境改善、档案质量和档案便捷性等方面进行改进，避免档案丢失，提高档案价值转化^[4]。

3.4、保障档案信息安全

切实确保档案信息的安全性，是档案信息化建设过程中需要充分考虑的问题。首先，应提高档案工作人员对档案信息安全的重视，提高信息安全意识，在日常工作中具备良好的警觉性，自觉采取有效措施规避信息安全问题。其次，当今信息时代背景下，档案信息的整合、共享，均是在互联网环境之中进行，众所周知，互联网具有明显的开放性特征，基于此，必须采取有效的技术措施，确保档案信息安全。针对数字化档案，目前国内多采取防火墙技术、认证加密技术等来实施保护，但却无法抵御全部病毒的入侵，且这些技术还是依赖于芯片进口，成本相对较高。基于此，应加大技术研发，采购档案系统的时候，坚决选择正版系统。同时，加大自主研发力度，摆脱对第三方企业核心软件或者是硬件的依赖，针对信息泄露、秘钥加密、身份识别、安全评测等技术，构建有效的、规范的保障体系，定时对档案系统进行备份，并选择最安全的信息载体，科学地对其保密程度、保存年限进行分类^[5]。

结束语

总之，提高档案信息化建设是时代发展的必然趋势。所以，在开展档案管理工作的过程中，需要树立大档案观与大服务观，适当地转变管理职责内容与管理重心，建立智能化的档案服务模式，构建安全的管理系统，加强档案管理队伍建设，为提高我国档案管理水平提供充足的依据。

参考文献：

[1]吴以琳.电力企业档案信息化建设初探[J].办公室业务,2019(24):112+127.

[2]张凤娟.浅谈医院档案信息化建设[J].办公室业务,2019(24):117+122.

[3]刘娟,万诺诺.新时期企业档案信息化建设思考[J].办公室业务,2019(24):109.

[4]卢杰森.新时代广西档案开放利用人才培养推动因素及需求[J].办公室业务,2019(24):171-172.

[5]李彩娟.高校档案管理信息化建设路径研究[J].吕梁教育学院学报,2019,36(04):81-82.