对事业单位档案管理的创新思路的探讨

对事业单位档案管理的创新思路的探讨

季云彪

克东县城镇居民最低生活保障中心 黑龙江省齐齐哈尔市

164800

摘要：社会每向前推进一步，各行各业就随之前进一步。现代科技将事业单位带入了信息时代，要求事业单位积极进行管理创新，借助先进工具完成管理工作。新时期事业单位在解决遗留问题的基础上做出新的调整。事业单位档案管理创新涉及对未来的认识，这要求我们一方面立足现实，对可能性做出全面的分析和预判；另一方面着眼长远，善于创造发展条件，促使获得最佳效果。基于此，本文主要探讨了事业单位档案管理的创新思路。

关键词：事业单位；档案管理工作；创新

引言

事业单位要实现对档案管理工作的创新，首先应当在现代化管理理念的指导下，及时转变档案管理方式、方法和手段，在实际工作中，科学运用各类信息技术、设备、手段等进行档案管理，同时结合时代发展和单位发展实际需要，打破传统落后的档案管理机制，建立更加科学、完善的档案管理制度，从而使档案管理更加科学合理，更加适应事业单位发展和社会发展需要。

1事业单位档案管理工作现状

对于传统的事业单位档案管理工作来说，其所使用的方法都是让单位的工作人员对纸质版的档案进行收集和整理工作，这些纸质版档案都具有许多的缺陷，比方说字迹模糊不清、文件内容不完整或者不准确等等，这些都在一定程度上给事业单位的档案管理工作造成了极大的阻碍。在这之后，随着档案管理理念的改变，原本的档案管理制度逐渐变得无法适应事业单位的改变，其归纳和整理工作也越发不规范。对于事业单位来说，许多管理人员都忽视了它的重要性，甚至认为它是不必要的，在这些人为因素的影响下，事业单位有关部门对档案管理工作的重视程度也变得越来越低，这同样也严重阻碍了档案管理工作的规范性。除此之外，信息技术开始被应用在我国的各个行业之中，但是由于人们忽视了事业单位档案管理工作，现在所使用的依然是传统的纸质档案模式，都使得档案管理工作的效率更为低下^[1]。

2档案管理存在的主要问题

2.1信息化程度低

加快档案信息化建设是当前事业单位档案管理的一个重要方向。随着时代的发展和信息技术的进步，信息技术在档案管理工作中的应用越来越普遍，发挥的作用也越来越大。然而，还存在少部分的事业单位未能及时跟上时代的发展，在档案管理工作上依旧采用传统的管理方式和管理手段，未能及时有效地应用现代信息技术，档案管理信息化水平较低，管理效率不高。

2.2 档案编制管理缺乏规范

首先，事业单位档案管理工作的操作不严谨，档案管理工作的版记不周全，缺少严谨的附录登记规则。最后，档案编制工作的类别不具体，易彼此混杂。目前，我国对于文书虽然有严谨的区分，但是在实际工作中，易产生很多方面的问题，从而给事业单位档案管理工作形成一些麻烦。除此之外，在公文格式、处理办法、文件归档、立卷衔接、档案管理等方面都存在一些不规范，比如规章制度不完善，管理不严等问题^[2]。

2.3管理手段缺乏创新

随着现代科技的不断发展进步，大数据时代的到来，新时期事业单位档案管理工作的管理模式也逐渐变得更为复杂，这使得档案管理工作的难度也大大增加，尽管如此，仍然有许多事业单位没有将信息技术与档案管理工作进行有效的结合，其管理模式依然属于人工管理。就目前来看，人工管理模式对于大规模的信息整理来说还存在许多的不足，就能使得档案管理工作效率下降。同时，事业单位档案管理的方法也缺乏创新，更不用说其薄弱的理论基础。随着当前形势的复杂，管理制度和手段仍然无法适应时代的发展，这都在一定程度上对档案管理工作的进程产生影响，严重时甚至会给国家带来损害。

3新时期事业单位档案管理创新思路

3.1创新档案管理体制

档案管理工作的开展离不开问题的突破，体制不完善、不符合实际情况是最为突出的问题，我们要充分意识到档案管理工作只有在体制的规范下才能够使其有序发展成为可能。基于此，我们应当坚定不移地开展体制创新建设工作，将关注点放在档案上，以实现统一管理为最终目标。此外还可以以部门分类管理的二级管理体制为依托，将此工作具体细化，明确目标，落实到人。建立档案室，对各部门档案资料统一放置，为了做好区别，工作避免出现失误，可以规划放置区域，每个区域由专门的人员负责。一些档案例如：人事、财务档案较为重要，不容出现任何差池。为此应当坚持直接管理原则，档案管理员日常做好资料采集与建档工作^[3]。

3.2观念创新，树立现代化管理理念

造成一些事业单位档案管理工作方式、手段滞后的主要原因在于管理观念的落后，特别是单位主要领导的思想未能跟上时代的发展变化，未能充分意识到单位档案管理工作的重要性，因此导致单位内部档案管理工作质量不高，效率低下。针对此，各事业单位应当及时转变档案管理观念，树立现代化的管理理念，将现代信息技术有机地融合到档案管理工作中去，以此促进档案管理工作的优化，提高其管理质量。

3.3运用信息化档案管理手段

在过去，传统的事业单位的手段较为落后，往往需要管理人员花费较长的时间才能够完成工作，同时其工作效率并不高，因此，相关管理人员应该积极结合当前的信息技术，真正将其落实到事业单位档案管理工作之中，同时，相关人员也应该做到与时俱进，应用计算机完成档案的收集整理和分类的工作，这能够在很大程度上节约档案管理的工作时长。同时，在提高事业单位档案的保密性方面，信息技术也具有较大的作用，它从而可以对档案进行加密处理，防止其内容泄露。所以，事业单位档案管理人员应该积极结合互联网技术，紧跟时代步伐，做到用先进的管理方式取代落后的管理方式，发挥信息技术的绝对优势。比方说，管理员可以将档案放置在不同的文件夹中，然后进行保存、备份、加密以及上传等等操作，这在很大程度上都给予了管理人员足够的方便，也可以有效提高其工作效率^[4]。

3.4引进新技术和新设备

在技术革新的新形势下，事业单位的档案管理工作需要更多的资金投入，才能更好地引进新设备和新技术，以便与已经引进的新设备形成配套设施。设备的更新会大大提高工作效率和与其他部门、单位的连接度。实现全面的电子档案建立，管理人员全面掌握信息管控能力，也有利于丰富档案内容，创新档案使用方式，提高档案管理的内部地位，建立平等和谐的内部结构^[5]。

3.5打破档案信息壁垒，提高档案利用率

为推动事业单位档案管理的有序发展，需要以信息技术为手段，打破信息化壁垒。之所以存在信息壁垒，一方面是因为信息化职能管理部门职能转化速度过于缓慢，另一方面是因为缺乏服务理念，工作职能向服务的升级亟待增强。除此之外，部门之间沟通不畅，存在各自为政的现象，信息固有性壁垒长期存在。因此，要对档案服务职能进行转化，增强服务意识，为事业单位制定科学决策提供可靠与有效的依据。

结束语

目前，我国事业单位正处于改革阶段，在该阶段，对事业单位档案进行有效的管理和维护，能够促进事业单位高效发展。然而从现状来看，传统的档案管理方式方法已满足不了当前社会和事业单位自身发展需要。对此，事业单位档案管理工作亟须改革与创新，紧随时代发展的步伐和对档案管理工作提出的新要求，对档案管理方式方法进行创新，以此实现对事业单位档案的有效管理。

参考文献

[1]张利萍.新时期事业单位档案管理创新思路的分析[J].办公室业务,2018(4):23-29.

[2]迟晓霞.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].办公室业务,2017(7):71.

[3]田丽立.浅析行政事业单位档案管理的创新[J].现代国企研究,2015(14).

[4]徐微.探讨如何做好事业单位档案管理工作[J].人才资源开发,2015(24).

[5]李秋菊.新形势下事业单位档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2019(04):85.