刍议医疗卫生档案管理相关策略

刍议医疗卫生档案管理相关策略

陶谱羽

公主岭市社区卫生管理服务中心 吉林省 136100

摘要：随着我国经济在快速发展，社会在不断进步，公共卫生系统中数据量大量增加，档案管理工作压力增大，工作力度不够，处理不及时不利于公共卫生系统的良性发展。为了进一步优化档案管理工作，提高公共卫生系统的档案管理效率，为公共卫生系统的其他管理工作提供精准数据支持，档案工作人员大力创新档案管理模式，摒弃传统档案管理弊端，引进多种不同的管理方法，全面开展档案管理的改革，以适应新形势下公共卫生系统发展。

关键词：医疗卫生；档案管理；相关策略

引言

医疗卫生档案，是指各级医疗卫生部门及个人在疫病防治与卫生监督管理活动中直接形成的，对国家和社会具有一定保存价值的各种文件资料，以存档的形式作为工作中形成的原始记录。当前，随着我国医疗卫生改革的不断深入，尤其是对基层社区医疗卫生的工作已越来越得到党和人民政府的高度重视与加强。然而，在各级重视基层社区医疗卫生保障工作的同时，笔者感到，在一些个别的基层医疗卫生服务中心的机构中还存在着不重视医疗卫生档案管理工作的问题，在一定程度上影响基层社区医疗卫生服务中心的全面建设。笔者感到，目前基层社区医疗服务中心存在的问题：一是兼职的多，专职的少；二是档案收集存档不及时，整理归档不规范；三是没有足够的经费保障；等等。鉴此，笔者感到，新形势下亟需加强基层社区医疗卫生服务中心档案管理工作的有效落实。从笔者的工作实践感到，基层社区医疗卫生服务中心的档案管理工作是医疗技术和各种信息资源的储备形式，是医疗卫生信息相互交流的重要工具。同时，基层医疗卫生档案工作是医疗卫生工作的重要组成部分，只有不断创新和健全基层医疗卫生档案管理工作，强化资金保障，突出制度建设，注重档案的规范化，注重创新，这样，才能把基层医疗卫生的档案管理工作落到实处。本文仅就加强基层社区医疗卫生档案管理工作，谈点个人的看法与大家商榷。

1传统公共卫生系统档案管理中存在的问题

1.1档案管理传统模式的问题

卫生医疗档案相对教育、公安等其他系统的档案管理而言，起步较迟，档案管理一直采用的是以卷宗形式进行管理传统模式。这种卷宗管理方式有不少问题:（1）卷宗材料在长时间的存档过程中，无法永久保存，容易出现遗失、损坏、褪色和霉变等不可预测的情况;（2）在档案调阅的时候，卷宗保存的档案只能由档案管理人员到档案室进行查找和复印，不容易查找，而且效率相对不高;（3）随着纸质档案年复一年的累积，需要在适宜的环境下不断加大存储空间，造成医院资源的挤占;（4）医疗档案所蕴含的重要信息具有唯一性，不能及时共享，使得档案利用率不高。很显然，大数据时代发展的今天，传统的管理模式已经无法处理大量电子档案数据；而现存的电子档案数据的安全与隐私也是传统的管理模式面临的主要难点，一旦某些档案信息泄密，会给医院发展，患者隐私带来危机，从而限制着医疗管理与学科的发展。

1.2公共卫生系统的档案管理人才资源较少

现阶段的档案管理人员对信息技术的掌握程度较低，不能够积极配合公共卫生系统的档案创新发展策略，无法为公共卫生系统提供与时俱进的档案管理能力。公共卫生系统的档案管理，是具有一定专业性的工作，工作人员不仅仅需要具备公共卫生系统的基础知识，更需要具备档案综合管理的专业技能与素养，和良好的信息技术及软件系统的操作能力，从而有效操作档案管理软件，建立完善的档案资源库。

1.3档案管理的均衡发展不够

随着医疗卫生工作快速发展，尤其是近年来基层卫生社区的发展，一些地区的医疗档案的管理已经不断趋于成熟。但是相对偏远落后的基层的地区往往由于其经济的发展制约导致档案管理工作的发展远远落后于经济比较发达的地区。尤其是在城乡结合部或者农村地区医疗卫生档案管理更滞后。同时，由于信息接受的相对较慢和学习文件的速度较慢而使得一些经济并不是很发达地区的基层单位并没有意识到这项工作的重要性，也没有将医疗卫生档案的管理工作和其他工作的重要性相提并论，这就使得基层的档案管理人员们缺少工作的热情与积极性。所以总体来看基层医疗卫生档案工作的发展是很不平衡的，亟需有效地解决这一问题。

2公共卫生系统档案管理的创新策略

2.1创新管理方法，促进现代化发展

针对当下公共卫生系统档案管理发展情况，建议工作人员要创新档案管理方法，调整档案管理细节，认识到传统档案管理模式下的不足。目前一些档案管理工作人员仅仅是对现有的信息进行复制、编写，缺乏正确的档案管理认知，没有重视档案管理工作，没有意识到档案管理工作对于公共卫生系统建设与发展的总要作用。若某地区发生公共卫生事件，则无法及时借鉴档案资源，无法根据档案资源做出相应的推断及举措。工作人员要结合档案管理工作的几个具体环节，进行调整与改革，在原有档案管理模式的基础上，推陈出新，摒弃落后部分，保留优秀部分，简化不必要的流程，保证有且仅有最关键的步骤，确定各个环节之间的衔接紧密，保证公正流程严谨。工作人员主动思考，把握信息化、网络化的发展趋势，主动学习信息技术，把握信息管理方法，提高公共卫生系统档案管理的工作效率。

2.2完善档案管理制度，明确档案管理职责

制度，是单位成员行动的统一要求。档案管理制度确保医疗档案的整体性要求和落实，既可以提高档案管理人员的工作积极性、提升卫生医疗机构的工作规范性，又加强档案资料的信息安全，是医疗机构档案工作的保障。具体来说：（1）卫生档案管理部门要根据《中华人民共和国档案法》等具体要求，在该医疗机构原有档案管理制度的基础上，进一步完善档案管理方面的规章制度，集中统一管理，加强日常培训，明确归档范围、保管期限、接收整理、保管借阅、保密鉴定、销毁等相关制度。建立起完善的存档措施，规范档案借阅制度，全员重视档案资料的连续性与完整性；（2）加强过程性考核评价。针对科室分管的档案归档情况，建立奖惩机制，与科室与个人绩效考核挂钩；（3）落实管理员岗位职责。医疗机构要加强对档案管理人员，尤其是兼职档案管理员的管理，健全档案工作制度和档案员管理制度。

2.3创新人员制度，推动档案管理发展

针对当下公共卫生系统档案管理发展情况，档案管理工作部门负责人员要进一步创新人员制度，调整档案管理部门的工作与管理机制，保证制度符合科学、严谨、严格、合理的原则。在新制度中，要明确提出档案管理人员的工作要求、工作流程及奖惩制度，充分发挥激励的作用，提高档案管理工作效率，进一步实现公共卫生系统档案管理的改革与发展。

结语

总之，加强基层医疗卫生档案管理工作是全面加强基层医疗卫生系统建设的前提。只有不断地增强档案意识，创新档案管理的方式方法，强化培养档案管理人才，是加强基层医疗卫生系统档案建设的有效途径，也是推进基层医疗卫生建设工作的重要保证。

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