高中电子档案与纸质档案并存管理方略谈

高中电子档案与纸质档案并存管理方略谈

陈雁如

广东省惠州市华罗庚中学 516000

摘要：档案管理是高中教学管理的重要内容，在大数据时代背景下，档案信息数据日益增多，高中档案管理也发生了诸多变化，很多学校开始推动档案管理从纸质向电子转化。本文主要从电子档案与纸质档案并存管理角度入手进行分析，在简要论述档案管理内涵基础上，分析两者管理中存在的问题，并根据问题提出应对措施。

关键词：电子档案；纸质档案；问题；对策

在我国教学改革不断深化下，高中教学管理模式发生了诸多变化，这也使得档案管理内容呈多元化趋势，传统纸质档案管理模式已经难以满足现实需求，迫切需要引入电子化档案管理模式，通过两者的共同运用，提升档案管理的有效性，更好地发挥档案信息的价值。

一、高中档案管理内涵

1.管理特点

高中阶段属于我国教育中的重要阶段，具有承上启下的作用，也具有自身独特的档案管理特征，具体表现在这几个方面：首先，保密性特征。高中档案管理中以学生学籍管理为核心，此外还包括学校校史档案及教务活动等方面的信息管理。对于学生学籍而言，涉及学生个人隐私，记录着学生的家庭住址、家庭情况、成绩状况、姓名等内容，需要切实保障学生的个人隐私和信息安全。其次，分散性特征。所谓分散性主要体现在两个方面，一是高中学生学期三年，每年所处班级不同，对应信息较为分散，需要进行集中整理；另一方面，学生档案内容涉及不同部门，包括教务部、党团部等，部门不同管理的信息不同，较为分散。再次，多元性特征。多元性主要体现在档案管理信息的多样化，学校档案信息不仅包括学校发展、教学活动、教学成果等方面的信息管理，还包括学生学籍档案方面的管理，而且学生学籍包含信息十分多元，例如，成绩、奖罚状况、政治面貌、综合评价等。

2.管理意义

首先，高中档案管理能够为高校人才培育提供重要的数据支撑，是高校录取学生的主要依据和凭证。高中在我国教育体系中处于重要环节，是学生改变自我命运的重要节点，只有具备完善的档案信息，才能获得大学录取的机会。其次，高中档案管理信息记录着高中历史发展的所有数据，是高中文化建设的重要素材，对培育高中文化氛围，指导高中教学改革，制定科学合理的发展规划具有重要意义。再次，高中电子档案与纸质档案并存管理，不仅能够提升档案管理的质量和水平，而且能够实现档案信息利用效率的全面提升，两者并存管理还能够确保档案信息的安全性。

二、高中电子档案与纸质档案并存管理中存在的问题

1.电子档案与纸质档案并存管理重视度不足

在网络时代，高中档案管理信息化建设不断推进，很多学校构建了电子化档案管理体系，并将档案管理工作重心逐渐从纸质档案向电子档案转移，但在此过程中，也出现了纸质档案管理逐渐淡薄，管理过程混乱等问题。也有一些高中学校对电子档案管理的认识不足，没有构建科学的电子档案与纸质档案并存管理体系。例如，部分高中在档案管理信息化建设中，没有意识到原始纸质档案数据管理的重要性，认为只要将纸质档案进行数字化处理即可，不再对纸质档案进行集中化管理，纸质档案管理逐渐被遗忘、淡化，保存环境不如以前，出现纸质档案损毁、遗失等问题。与此同时，档案信息化虽然成为主流趋势，但是高中院校在这方面的投入力度相对有限，只是完成了基本的信息化建设，但在信息共享、信息利用、安全管理等方面存在诸多问题，并未从根本提升档案管理重视度。

2.电子档案与纸质档案并存管理安全性差

高中档案是高中学校、学生、教师信息的综合体，记录着与学校发展相关联的所有重要数据信息，尤其是在学生学籍信息管理方面重要性更为凸显。高中是初中与大学的衔接主体，既实现了义务教育的延续，又为高校教育提供了源源不断的生源，而学籍档案则是学生继续深造或未来就业的重要凭证，因此，做好学生学籍档案管理尤为重要。但就目前来看，学生学籍档案管理安全性还存在诸多问题。首先，从纸质档案管理来看，纸质档案在保存安全性主要体现在保存以及使用方面，由于高中对纸质档案重视度的下降，导致纸质档案管理存在诸多缺失，一方面，保存环境防水、防潮、防火等工作存在缺失，造成纸质档案损毁、发霉等，另一方面，在使用过程中管理不当，造成原始文件的丢失、损坏。其次，电子档案管理也面临着安全性问题，尤其是近年来由于电子档案安全等级低，安全机制不健全，导致高中学生电子档案信息大量泄漏，甚至成为诈骗分子敲诈勒索的对象，严重危害到了学生的生命财产安全。例如，2018年2月，徐玉玉案被选入“推动法治进程十大案件”。徐玉玉案在当时引起了全国关注，这名18岁的高中女孩，因为个人档案信息的泄露，被骗9900元，最终悲痛猝死。而此类案件依然频频发生，由此可见，电子档案在带来便利的同时，也存在较大的安全隐患，高中必须要加强电子档案安全性管理，保障学生个人及学校隐私。

三、高中电子档案与纸质档案并存管理实施策略

1.加大投入力度，提升档案管理重视度

无论是纸质档案还是电子档案，对于高中学校而言，其价值都是相同的，只是两者在使用方面存在较大差异。纸质档案作为电子档案的原始凭证，发挥着重要作用，而电子档案作为纸质档案保存形式的延伸，也具有诸多优势，因此，在档案管理工作中，必须要加大投入力度，增强电子档案与纸质档案的重视度，实现两种形式的共同运用。首先，做好档案管理定位，明确档案价值。对于高中学校而言，在档案管理中，必须要对纸质档案、电子档案的价值性、作用予以明确，让档案管理人员意识到两者的作用，切实增强档案管理人员的管理意识。其次，加大宣传力度，强化管理意识。在电子档案与纸质档案并存管理中，要注重档案知识的推广宣传，通过多元宣传途径来营造良好的档案管理环境，让档案工作者在潜移默化中养成档案并存管理的意识。可以利用校园网络平台或者微信公众号加大纸质档案、电子档案管理重要作用的推广宣传。例如，开展纸质档案与电子档案并存管理知识竞赛活动，设立奖项，并将比赛成绩作为档案管理人员晋升、薪酬发放的参考依据，这样高中档案管理人员就会积极参与其中，不断提升档案管理意识，为电子档案与纸质档案并存管理水平的提升奠定坚实基础。

2.完善档案安全管理机制，确保档案信息安全

高中电子档案与纸质档案并存管理中，安全管理处于重要地位，尤其是在社会快速发展中，各种违法犯罪活动不断，信息也成为犯罪分子开展违法犯罪活动的主要切入点，对此，必须要提高档案管理安全性，杜绝信息泄露，保障高中学生信息安全。首先，建立完善的档案管理机制，对纸质档案与电子档案的保存、管理流程予以明确，确保在使用当中严格按照规范操作，杜绝违规档案使用现象的发生；其次，建立档案管理责任追究制，无论是电子档案还是纸质档案，在管理中明确管理主体责任，落实管理义务，实施奖罚措施，切实保障档案信息安全管理工作的全面落实；再次，加强电子档案信息安全预警体系构建。在网络信息化时代，高中学生档案逐渐呈现信息化趋势，档案转接也以电子档案为主，极大满足了使用者需求，提高了档案调取的便利性，但档案信息化建设中安全管理问题始终存在，对此必须要通过安全预警体系构建来提高电子档案信息安全性。一方面，完善电子档案管理体系，定期对系统进行维护、升级，提高档案平台安全性；另一方面，建立电子档案安全管理预警机制，通过预警系统来实现对档案信息调取、转接、查阅的监督管理，一旦发现潜在风险能够及时应对，避免信息泄露。

参考文献：

[1]刘铁莉.基于仿生学的高校学生档案管理探析——以宁波市G高校为例[J].改革与开放,2020(09):91-94.

[2]张建娥.探讨数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的价值[J].兰台内外，2019（30）:35-36.

[3]张平存.高中学校档案管理在校园文化建设中的作用[J].兰台内外,2019(25):30-31.

[4]郭婷.大数据时代高校档案管理理念的转变[J].文学教育(上),2018(03):166-167.

[5]周艳梅.浅议高中学校档案管理创新及信息化应用[J].办公室业务,2018(05):109-110.