事业单位档案管理要点分析

事业单位档案管理要点分析

麦爱媚

广州市增城区国家档案馆 广东 .广州 511300

摘要：新时期,事业单位档案管理工作要求相关工作人员应该肩负起自身的管理重责,严格按照事业单位档案管理规范要求,从多个方面针对档案管理工作内容进行健全优化。同时,积极结合有效的技术措施,构建良好的档案管理体系。其中,电子档案管理方式作为促进事业单位档案管理水平不断提高的重要途径,要求工作人员应该全方位掌握电子档案管理方式内容及要求,通过不断健全与优化电子档案管理机制,以确保事业单位电子档案管理质量与管理效率得以提高。

关键词：档案；分析；管理

前言：

档案管理作为事业单位日常管理工作的重要内容,理应得到事业单位内部人员的高度重视并加强管理。结合当前管理情况来看,传统纸质档案管理方式已经逐步被电子档案管理方式所取代,在管理质量与管理效率方面得到了双重提高。鉴于电子档案管理的重要性,论文主要以事业单位档案管理工作为研究对象,重点针对事业单位档案管理中电子档案管理途径问题进行统筹规划与合理部署,以期可以为事业单位档案管理水平的不断提高提供良好保障。

1、事业单位档案管理存在的不足

人事档案管理模式过于滞后。在人事档案管理方面,有些地区的人才市场,还没有跟上信息化时代的脚步,运用的还是手工操作的模式,致使企业和事业单位人力资源查找信息的效率比较低,并且还会延长求职者求职的周期,很难使求职者满意。有些人才市场档案管理人员的职业操守比较欠缺。人事档案管理的过程中,有些档案管理人员不能将自身的责任真正地承担起来,不能严格地遵循人事档案管理人员管理的规则进行工作,人工操作的水分太大,偏差就容易出现,导致不精准和不详细的人才档案数据,将人才市场人事档案管理首要的原则违背了,带给查找人才信息很大的麻烦。还有一部分人事档案管理人员,因为比较粗心,导致信息错乱和数据流失等低级错误的出现。

2、优化事业单位档案管理工作的方法

2.1全方位提高档案管理效率,减少人工管理失误问题

事业单位档案管理工作本身就兼具复杂性与烦琐性等特点,要求从事于档案管理工作的相关人员必须具备良好的职业素质与管理技能,认真负责地对日常档案管理工作进行统筹规划与合理部署,以确保事业单位档案管理效率得以全方位提高。然而根据实际情况来看,传统档案管理方式主要以纸质文件管理为主。在将纸质文件转化为计算机数据时,不仅会加剧工作人员的工作量,同时也容易出现人工管理失误问题。随着电子档案管理方式的推广与应用,档案管理工作不需要过多的人力支持,就可以实现档案归类与整合等工作流程。同时,档案资料也不需要再放置到专门的档案管理室当中进行保管,仅仅以电子化形式就可以长期保存。仅从这一点上来看就不难得知,事业单位通过实行电子档案管理方式不仅全方位提高了档案管理效率,同时也减少了人工管理失误问题。针对于此,事业单位方面应该加强对电子档案管理方式的应用力度。

2.2深化加强档案利用效率,便于提取与归档

电子档案系统对于档案录入过程有着严格的格式规定,要求档案管理人员必须按照电子档案系统格式规定要求进行合理录入。如此一来,不仅有效规避了传统纸质档案格式不统一以及信息质量差的问题,同时还有效提高了档案利用效率。最重要的是,电子档案可以有效规避传统档案管理方式存在的立卷烦琐问题,有效解决了以往档案利用效率不高的问题,并进一步提高了档案提取效率与归档效率。

2.3切实提高电子档案系统安全水平,助推电子档案管理工作发展进程

电子档案管理工作应该严格按照安全管理原则及要求,从多个方面针对电子档案安全管理问题进行集中化管理。结合当前情况来看,多数事业单位在电子档案系统安全管理方面予以了高度重视,如针对现有系统以及软硬件等设施进行了针对性优化与改造。为进一步提高电子档案系统安全水平,建议事业单位档案管理人员应该立足于当前信息化发展趋势,针对档案管理工作要求及细则问题进行合理确定。如可以从确立档案管理分类方法以及管控措施等方面,助推电子档案管理工作发展进程。与此同时,档案管理人员应该加强对单位网络使用安全以及硬件使用安全的高度重视。如可以定期针对服务器设施进行检查与维护,适当更新档案日志情况等,确保档案资源得以优化。需要注意的是,维护检查期间,一旦发现线路老化问题必须加以及時处理,防止对服务器设施造成不利影响。除此之外,对于档案管理使用的计算机系统设备应该定期进行杀毒处理,并利用杀毒软件或者防火墙软件等防止病毒干扰计算机系统的安全运行。

2.4深化管理人员资质能力,确保档案管理工作得以精准贯彻与落实

对于事业单位电子档案管理工作而言,管理人员的资质能力水平往往会对档案管理工作成效以及管理质量产生至关重要的影响。鉴于管理人员资质能力水平的重要性,建议事业单位方面加强对管理人员档案管理技能的培养力度。一方面,事业单位方面应该针对现有档案管理工作人员进行集中化培训与学习,确保每一位工作人员都具备独立操作计算机系统的技能技巧。另一方面,事业单位方面应该加强对档案管理人员的考核力度,根据档案管理人员日常工作表现情况以及资质能力表现情况进行合理考核。必要时也可以采取激励方式,提高管理人员的主观能动性,确保档案管理工作得以准确贯彻与落实。除此之外,档案管理人员也应该意识到自身工作的重要性,明确并掌握电子档案管理方式内容,并针对当前电子档案管理工作存在的不足问题进行积极改正,以及可以为事业单位电子档案管理质量的有效提升提供良好内在驱动力。

2.5以思政教育提振档案管理人员的岗位能动性

在"不忘初心、牢记使命"教育活动的推动下,单位党委应组织档案管理人员对标、对表找自己的工作差距,并在教育活动中向档案管理人员提出工作要求。工作要求应包含这样几个内容:(1)应发挥档案管理工作的职能优势,努力助力社会保障工作的精准开展;(2)应发挥自己的专业优势,为单位更好的服务社会、服务群众做出贡献;(3)应发挥党员职工的先锋示范效应,勇于承担档案资源开发与利用的重任。与思政教育工作相配合,基层党支部应聚焦目前的档案管理工作短板,帮助档案管理人员深化岗位意识建设。

2.6优化电子档案管理机制,推进各项管理工作的有序落实

事业单位电子档案管理工作应该严格按照统筹规划与合理部署的管理原则,针对单位当前档案管理实况进行全方位优化处理,以确保各项管理工作得以有序落实。一方面,事业单位应该根据自身实际情况,设置专门的档案管理制度,以确保电子档案管理机制得以顺利构建形成。与此同时,事业单位档案管理人员应该针对电子档案的录入方式、保存方式以及危机管理等问题制定统一的管理方法,以确保电子档案管理效果得以加强。另一方面,事业单位方面应该加强对电子档案管理机制构建问题的重视程度,最好可以设置专门的监督队伍,确保各项档案管理工作得以准确贯彻与落实。尽量避免因个人操作失误而对电子档案管理效率及质量造成不利影响。

结束语

档案管理人员应该勇于承担起自身的管理重任,明确掌握事业单位档案管理工作规范要求,并坚持按照统筹规划与合理部署的目标原则,重点针对电子档案管理问题进行深化研究与分析。其中,在电子档案管理途径的选择方面,最好可以立足于事业单位档案管理现状进行针对性选择,以确保事业单位档案管理效率与质量得以双重加强。需要注意的是,事业单位档案管理人员应该积极主动地结合新兴档案管理方式,通过不断优化与健全档案管理体系,进一步推动我国事业单位档案管理工作的可持续发展。

参考文献：

[1]林晓芳.新时期事业单位档案管理创新思路的探讨[J].农场经济管理，2018，（03）：57-60.

[2]谭艳艳.浅谈新时期事业单位档案管理的创新及优化[J].城市建设理论研究：电子版，2019，12（23）：156-156.