县级民政档案资料的分类管理及其作用

县级民政档案资料的分类管理及其作用

孟祥玉

内蒙古兴安盟科右前旗民政局 内蒙古自治区 137713

摘要：民政工作的重点在基层，业务量大，内容繁杂；民政工作在基层的具体实践中，积累了大量的、丰富的原始档案材料。及时将这些档案材料进行分类归档，纳入县级民政部门档案馆（室），并认真做好开发利用，对于了解民政工作实践、总结借鉴历史经验、探索民政事业发展的客观规律、制定科学的发展规划，具有十分重要的意义。

关键词：分类管理；信息化建设；综合利用

民政档案是民政系统各级机关、企事业单位，在其以往的民政工作实践中直接形成的、保存备查的文件资料、图表、声像及其他各种形式的历史记录。这些档案资料十分珍贵，是民政事业发展的印记，具有实践性、历史性、原始性、多样性和价值性等特点。

民政工作是社会行政管理工作，承担着保障民生、维护社会稳定的职能；民政业务主要有社会救助、社会福利、社会事务、婚姻殡葬管理、行政区划地名管理、社区建设和社会组织管理等；民政的服务对象有低保对象、残疾人、孤儿、特困供养人员、社会团体和养老服务机构等等。因此，县级民政部门在业务档案的管理工作中，应依据基层民政工作实际，认真做好民政档案资料的收集、整理、鉴定、立卷归档和统计工作，便于民政档案资料的开发与利用。

1. 民政档案资料的分类

（一）基层政权和社区建设类

主要是上级的指导性业务文件和县级民政部门在指导村（居）民委员会换届选举、村务公开民主管理工作中，所形成的文件、方案、总结等材料，以及一些与之相关的有保存价值的声像资料和电子档案。具体是指：

村（居）民委员会建设的相关政策法规，设立村（居）民委员会的审批文件，村（居）民委员会换届选举实施方案，村（居）民委员会当选成员名单，工作总结等（保管期限为永久）；

村（居）民委员会换届选举的工作流程，村民自治活动的规范性文件，村规民约，村务公开民主管理活动资料，社区建设管理资料、社区建设成果，工作汇报等（保管期限为三十年）；

村（居）民委员会换届选举信访案件的调查处理结果（意见），民主监督活动记录，村级干部理论培训情况记录，社区服务记录，调研报告、工作简报等（保管期限为十年）。

（二）社会福利事务类

主要是上级的指导性业务文件和县级民政部门在管理社会福利行业、社会事务工作中，所形成的文件、方案、记录等材料，以及一些与之相关的有保存价值的声像资料和电子档案。具体是指：

社会福利事务工作的相关政策法规，养老服务机构和农村互助幸福院的审批文件、建设规划、管理方案、床位补助标准及发放记录，慈善公益活动中的资金募集文件、资金管理办法及资助活动记录，残疾人和孤儿的补贴补助标准及发放记录，落实政策人员补助标准及补助金发放记录，工作总结等（保管期限为永久）；

未成年人保护工作开展情况记录，流浪乞讨人员救助管护工作开展情况记录，养老服务机构和农村互助幸福院的安防检查情况记录、服务人员职业技能培训记录等（保管期限为三十年）；

社会福利服务工作活动资料，业务报表，调查报告，工作简报等（保管期限为十年）。

（三）社会救助保障类

主要是上级的指导性业务文件和县级民政部门在实施城乡居民最低生活保障制度工作中，所形成的文件、方案、活动记录等材料，以及一些与之相关的有保存价值的声像资料和电子档案。具体是指：

社会救助工作相关政策法规，救助对象认定规则和实施方案，救助金年度发放标准及资金收支台帐、救助对象审批材料，工作总结等（保管期限为永久）；

业务会议记录，城乡低收入家庭经济状况核对工作记录，社会救助对象日常管理资料，统计报表，社会公示记录等（保管期限为三十年）；

宣传培训记录，调查报告，社会救助信访记录，案件调查处理结果（意见），工作简报等（保管期限为十年）。

（四）民政行政管理类

主要是上级的指导性业务文件和县级民政部门在实施行政管理工作中，所形成的文件、方案、活动记录等材料，以及一些与之相关的有保存价值的声像资料和电子档案。具体是指：

社会行政管理工作相关政策法规，社会团体组织机构管理方案、审批文件、年度审核材料，行政区划工作规划、测绘成果、地名数据库、行政区域图、边界争议调处以及边界联检会商协议材料，婚姻登记管理资料，居民婚姻登记档案、离婚调解记录及协议，工作总结等（保管期限为永久）；

民政行政执法监督检查活动记录、通告文件、行政执法工作报表、殡葬服务行业建设资料等（保管期限为三十年）；

行政区划日常管理资料，设市设镇预测资料，信访案件调查处理结果（意见），调查报告，工作简报等（保管期限为十年）。

（五）民政综合类

主要是县级民政部门在财务管理、人事秘书、工会等工作中，所形成的文件、方案、活动记录等资料，以及一些与之相关的有保存价值的声像资料和电子档案。具体是指：

财务账簿和各类凭证，预决算报告，固定资产台账，统计报表，年度工作安排和总结，规范性文件，基建审批材料、机构设置审批文件、人事任免文件等（保管期限为永久）；

阶段性民政工作安排，工作汇报，活动方案与活动记录，职工工资审批资料等（保管期限为三十年）；

民政综合信访案件调查处理结果（意见），调查报告，工作简报等（保管期限为十年）。

二、民政档案资料分类的作用

民政业务涉及面宽，覆盖社会人群广，形成的民政业务档案种类繁多，数量庞大。要做好新时期的民政工作，离不开对这些档案资料的开发利用，查证数据，掌握规律，总结规范；为此，根据国家档案管理工作法规及有关要求，认真做好县级民政档案资料的分类管理，维持其实用参考价值，对于提高基层民政工作质量，推动民政事业创新发展，具有十分重要的作用。

（一）维护基层民政档案的完整与安全

认真做好民政工作文件资料收集整理，及时分类归档，使民政档案完整的贮存了本地区民政工作的历史资料及相关信息，客观的反映出各个时期基层民政工作改革发展的成果，最大限度的满足本地区总结民政工作、发展民政事业的需要。加强基层民政部门档案管理标准化建设，建立门类齐全、规范完善、服务方便快捷的民政综合档案馆（室），是保存民政历史真迹、保障民政档案安全的重要前提。

（二）充分开发利用民政档案资源

通过对馆藏民政档案资料的分析研究，有针对性的开展调研活动，形成一些有科学价值的档案信息编研成果，服务于本地区民政各项政策规划的制定实施和社会事业的发展，使民政工作在推动本地区的经济建设和维护社会稳定方面发挥出应有的作用。

（三）助力民政事业推陈出新

民政综合档案馆（室）是民政工作的“信息库”，馆藏档案资料为制定民政事业发展规划提供着重要科学依据和理论支持，对领导决策、理论研究等方面起到了重要的支撑作用。通过查阅资料，论证规律，借鉴经验，完善制度，明确民政工作创新发展思路，解放思想，探索实践，统筹协调，构建量足质优的民政社会化运行机制，将进一步提高民政工作质量，推动民政工作再上新台阶。

（四）为民政管理信息化建设奠定坚实基础

民政工作信息化建设是民政事业发展中不容忽视的重要环节，要积极推进民政工作信息化管理进程，将馆藏民政档案资料纳入民政信息化建设，实施科学管理，规范操作，并使之融入地方信息大数据平台，将民政部门的各项工作与本地区经济社会发展精准对接，可以较好的解决民政与其他领域的工作融合不够、整合效益发挥不充分等短板，实现信息共享、社会协同、融合共治，全面提升民政工作管理水平和工作质量，民政服务效能会更加明显。

（五）为编史修志提供准确数据和翔实资料

民政工作是社会事业，涉及到民生福祉，关系到社会稳定，服务领域广泛，社会效益显著；因此，在地方史志的编撰过程中，都设有民政篇目。做好馆藏民政档案资料的收集整理、分类归档，可以为地方史志的编撰工作提供有力支持，既丰富了地方史志的内容，又展示了民政事业的改革发展成果，扩大了民政工作的社会影响力，提高了民政工作的知名度。