提升人事档案在人资管理中作用的路径探索

提升人事档案在人资管理中作用的路径探索

胡悦

秦皇岛市山海关区委机构编制委员会办公室 河北省秦皇岛市 066200

摘要:本文以人事档案为中心进行叙述，以人事档案在人力资源管理中的作用为主要内容，从人事档案与人力资源管理的关系、人事档案管理中存在的问题以及提升人事档案在人力资源管理中作用的路径探索三个方面分层剖析，其目的在于推动人事档案管理更加规范，促进人力资源管理工作更加顺利。

关键词:人事档案；人力资源管理；

引言:在我国人事管理制度中，人事档案有着它不可动摇的地位。承载着我们每个人真实的自然情况、人生轨迹。记录着档案所有者的政治面貌、学习工作经历、社会关系以及奖惩情况。人事档案管理是通过对档案的收集整理以及保管统计的工作。本文对人事档案现存问题以及人力资源管理的新路径提出了以下想法。

1.人事档案与人力资源管理的关系

1.1 简析人事档案

人事档案是我国人事管理方面特有的一项制度，通过查阅个人档案，可以简要清晰的了解一个人的成长过程，从学业水平到社会经历，是个人信息的重要载体，是个人及组织重要的用工证明以及劳动保障的真实依据，有着真实性、灵活性和机密性，是法律承认的书面材料之一。在信息技术发达的今天，大数据时代已经来临，人与人、人与用人单位之间形成了巨大的互联结构，各个用人单位的人力资源管理部门可以实时调取职工的相关档案记录，并且对这些信息进行处理，根据员工个人情况以及社会经验进行更好的岗位匹配、制定个性化的薪资标准从而使职工和用人单位都达到满意。

1.2简析人力资源管理

人力资源管理是各用人单位重要的管理手段之一，需要管理者掌握组织行为、人力资源开发和劳动法等各种专业性知识，通过发布招聘、组织考核以及定期学习等各种方式达到单位与职工间的共同进步。对员工进行合适的调度才能知人善任，符合企业发展的各项需要从而提高用人单位的整体水平^[1]。

1.3人事档案与人力资源管理的关系

以人为本是人力资源管理最重要的一点，把员工放在了管理需要的第一位，如此说来，就体现出人事档案不可替代的作用，因为它详实记录了职工的个人生产实习经历、奖惩记录以及一系列的客观资料。因而可知，人事档案与人力资源管理相辅相成，缺一不可。人力管理需要档案来提供依据，而职工的人事关系变更又需要管理部门来及时进行补充。由此可见，人事档案对于事业单位的人力资源管理不可或缺。

2.人事档案管理中存在的问题

2.1领导及机构相关人员人事档案管理的意识薄弱，并对其重要性存在严重误区

人事档案管理工作每天面对的是毫无生气的档案袋、文件夹，这些使得档案管理工作极其琐碎、无趣，而且难以看到可见的工作成果以及绩效提升。所以部分档案管理人员对其工作重要性没有正确的认知，以为只要做好档案装订、存储，不缺失文件不泄露内容，同时在上级需要的时候及时提供就万事妥当。

2.2 人事档案管理人员专业素质低

人事档案是具有法律效力的书面文件之一，有着绝对的机密性，所以档案管理人员要有极度的责任心以及相关从业资格。然而，我国这方面的人才短缺，编制不够充足，以及某些单位或者从业人员不够重视自己的工作，造成相当一部分单位的人事档案管理工作者是其他岗位的兼职人员，而且在档案管理方面付出的时间严重不足^[2]。由于缺少对此方面的学习，导致工作方法不适合管理工作，这对档案管理也造成了不可弥补的反作用。在信息化全面覆盖的今天，档案管理工作需要更专业的人员来完成。

2.3 档案管理人硬件设施配套缺乏

不只是人员方面，硬件设施等客观情况也不容乐观。许多单位对人事档案管理停留在一个比较肤浅的认知层面，这就造成了大部分的人事档案工作还停留在陈旧的手工操作时代。办公室、档案室以及调取地点分配不清晰，使档案保护以及保管达不到规章制度上的要求。没有对应的档案管理系统，工作人员无法及时了解档案去向。硬件设施的缺乏导致信息化无法及时完成，进而对人力资源管理产生十分不利的影响。

3.提升人事档案在人力资源管理中作用的路径探索

3.1 提高对人事档案管理的重视程度

只有从管理者真正重视这两方面内容，深刻知晓档案管理对于人力资源方面的重要性，才能促使其他部门对人力管理工作的配合，做好职工的档案归档管理、准确详实地记载每一条记录，保证档案管理井然有序^[3]。对每名员工进行个性化的提升计划，对员工的短板或者专长做专业的提升及培养，使职工和用人单位达到双赢。

3.2 坚持客观公正的原则，培养高素质的档案管理人员

作为法律材料之一，档案必须要做到简洁明了，最重要的是真实，一旦有错误信息，就会造成与人员实际情况不符，此档案也失去了应有的意义。这就要求事业单位的档案管理者秉承公平公正公开的宗旨做到以事实为依据，以法律为准绳，准确无误的记录每名职工的信息。可以因地制宜地补充一些职工的兴趣爱好、职业规划等，确保从档案就可以体现员工的从业资质、身体素质、职业履历等信息，确保归档的内容是切实有效的。从事档案管理的人员也应该根据时代变化及时更新自己的工作方法。主动为人资管理提供相关的依据。

3.3 加强人事档案的数字化管理

大数据发展的时期已经到来，我们要紧跟时代脚步，用可靠的人事管理系统对档案进行信息化采集，完善单位的档案管理网络，学会正确运用先进的管理软件对员工信息进行统计查找，建立相应的档案数据库，以便各单位间实现档案共享，提高档案数字化的覆盖范围，也方便各用人单位在人力管理方面效率的提升。

3.4 建立健全档案保管制度

2020年4月，北京市对劳动法规定的年龄范围内，所有本市户籍国有事业单位的雇佣人员建立人事档案。此项举措也为各市档案管理做出了表率。各地方相关机构也应当紧随其后，建立适合自己当地的人事档案管理方法，使档案这个重要部分在事业单位用工时物尽其用。有关领导也应提高政治觉悟，明确档案管理者的工作流程及监管流程，确保档案管理者认真重视每一份职工档案，使档案保管制度严格执行^[4]。

结束语:

人事档案管理已经抛开壅闭的陈旧模式变革为新时期的开放性方式。从多重复杂的人工管理转向了顺应时代发展的现代化管理，从纸质档案转为了无纸化办公。也只有将档案的电子化可持续发展，才能更好的适应我国经济社会快速成长的今天，更好的便利于档案管理者以及我们每一个人。

参考文献：

1. 马岗先.信息化时代人事档案的风险管理[J].兰台内外,2020(30):68-69.

2. 湛晶.浅析新时代人事档案数字化管理[J].兰台内外,2020(32):7-9.

3. 尚文锦.当前新形势下人事档案管理工作的优化讨论[J].办公室业务,2020(20):164+177.

4. 谢馨慧.人事档案精细化管理改革方法及提升质量探析[J].陕西档案,2020(05):50-51.