论数字化档案资源开放化发展

论数字化档案资源开放化发展

王瑞

宁夏回族自治区电力设计院有限公司 宁夏 银川 750001

摘要：现有的信息技术发展趋势已朝着数字化、网络化、信息化的方向推进，按照档案管理部门的自身特点，设计出满足企业需求和个性化服务的档案应用模式，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。与此同时，档案工作者必须突破传统思想束缚，转变服务意识，把传统载体档案数字化，为企业制定出应有服务策略。

关键词：数字化档案；信息资源；利用策略

引言

在信息技术高速发展的背景下，各行各业的发展趋于数字化，特别是企业的经营管理过程中更为注重数字化应用，不断提高办公质量与效率。档案资源作为企业重要的无形资产，实现数字化管理尤为重要，为企业经营活动开展、战略决策部署提供有力的凭证。企业档案数字化是指通过应用现代信息技术将传统的纸质档案转换成新型的数字化档案，实现更准确、完善的档案信息库打造，为企业提供更便捷、规范、覆盖范围广的档案资源，同时实现资源的快速存储、检索、查阅及共享。不仅如此，通过档案数字化建设将档案资源利用率最大化，有助于提高企业管理工作效率，提升经济效益，推动企业可持续发展。

1档案资源体系建设的原则

随着信息化的快速发展，档案资源体系也必然会朝着更加完善和科学的方向发展。目前，针对档案资源体系的建设标准和原则，不同的研究人员和团队提出了不同的建议。但是通过研究可以发现，整体而言，研究人员都认为信息平等、数据共享以及特色化服务等特点是档案资源体系建设的重要特征。在现阶段，绝大多数的研究人员认为，在实施档案资源体系建设的过程中，需要严格遵循有关标准和原则，即职能决定原则、需求导向原则和地域化原则等。这些原则的基础内涵都是以人为本的思想和公正透明的观念，有助于促进档案资源管理工作的科学化和规范化发展。

2论数字化档案资源开放化发展

2.1树立数字化档案管理思维

《档案信息化标准体系建设指南》要求，在推进档案信息化标准体系建设过程中要树立数字化思维。档案管理模式优化并不是一朝一夕的事情，特别是在数字化建设背景下，要想对档案管理模式进行优化，首先，要转变工作思路，树立数字化档案管理思维。档案管理部门应该加大对数字档案管理的宣传力度，看到数字化建设对于档案管理模式优化的重要意义。特别是要结合当前时代发展背景，对于档案数字化建设的重要性进行分析。当前，我国已经迈入了信息化时代，任何事物的发展都与信息紧密相关，档案管理也要与时俱进，向着数字化档案管理方向迈进。其次，要加大档案管理人员的教育和培训。数字化档案管理模式的优化还需要档案管理人员的积极参与，因此有必要在引导档案管理人员树立数字化档案管理思维的同时，还要进一步提升档案管理人员的责任意识和工作意识，培养工作人员对于数字档案的敏感度，在具体工作中对于数字档案要严格按照档案收集的管理要求应收尽收，对于有价值的档案信息要纳入到数据库之中，并注重对数据资源的整合和利用。通过档案管理思维的转变，让档案管理工作人员在具体工作中主动地践行数字化管理理念，提升档案管理工作效率。

2.2技术路径

协同档案管理与企业业务系统。将增强数字化档案建设作为立足点，需要加强企业各业务系统与档案管理间的链接效果，在对方案进行设计的过程中，可增加资料查询功能，进而对企业资源管理持续优化。同时，根据数字化档案的具体状况，对企业数字化管理制度进行更新，确保档案管理系统能够维持在科学、稳定的运行状态之中，主要涉及文档一体化、文件保密、网络安全管理制度等，进而促进企业档案管理效率的全面提升。就企业来讲，档案存在着特殊性以及保密性等相关要求，需通过科学的措施对资源予以保护与管理。在对数字化档案硬件进行管理的过程中，需要尽量延长设备载体控制时长，并设置专门人员开展数字化档案硬件管理，减轻外界温湿度产生的负面作用。在软件控制方面，需要考虑密码以及权限管理等相关策略，促进档案保密效果的提升，并降低管理系统受到外部攻击以及恶意篡改的几率，确保数据的安全性和完整性。

2.3运用现代的数字化技术

时代在快速的向前发展，信息技术已经渗透到每一个领域当中，现阶段，将信息数字技术引入到档案资源管理工作中，可以有效提高档案资源管理工作的安全性和稳定性。数字化技术在具体应用的过程中还存在一定的问题，为了避免档案管理工作所存在的问题，需要加大力度将信息化技术应用在其中。档案资源在进行管理时应该应用信息加密技术，从而可以对保护系统中的数据、口令、文件进行有效的监管，保障输入体系和输出体系的安全和稳定。加密技术在具体应用的过程中会涉及到许多乱码信息，这些乱码信息比较复杂和难懂，在一定程度上可以有效保证档案资源的安全性。除此之外，也可以应用入侵检测技术，当下入侵检测技术比较流行，能够对恶意的攻击进行有效的识别，经过复杂的处理之后，使得信息系统具备抵抗外来网络侵略的能力，从而提高档案信息管理系统的稳定性和安全。档案资源在进行管理时，可以应用长期存取技术，能够进一步提高档案信息的完整度，实现档案信息长久稳定的存储。仿真技术、载体转换技术、迁移技术都可以应用于档案信息资源保护工作，通过模拟硬件和软件，可以降低档案信息流失的几率。迁移技术就是将档案信息从一个环境转移到另一个环境，通过进行数字信息的更换，使得外来网络很难识别具体的信息存在位置。载体转换保护技术，通过将数字化的信息资源进行转移，可以迷惑外来不法分子侵入的方向，有效保障档案信息资源的安全。

2.4档案数据资源共享利用

利用计算机云技术，通过建立数字化档案管理系统，实现企业资源共享，统一存储、统一搜索、统一借阅。在整个信息的动态化处理环节中，档案管理部门与员工保持密切的互动，将基本状况全面挖掘之后，在数据库系统内划分为不同的员工群体。在实际利用环节可根据员工需求对信息服务模式展开调节，根据部门的特性和实际需要展开设置，实现OA系统内单点在登录之后就能根据自己的需求，选择相应的服务内容和功能保障。当然要想获得更全面的用户需求信息，还需要在数据库当中设置借阅功能，借助数据挖掘技术将隐性的资源展开综合利用，建立信息定制服务和信息推送服务，通过智能化数据库以及员工岗位需求以便于展开后续的信息传播。这样通过数字化能全面提升档案室的服务水平。数字化的软、硬件设备推动了传统载体档案数字化工作快速开展。

2.5档案资源体系建设研究方向探析

档案资源是实施档案资源体系建设的重要基础条件。在理论研究中，还需要始终坚持以实践研究为基础的原则；同时对实践工作的具体需求和特点进行分析，在全面考量的同时，实现理论研究内容的扩展，进一步提升理论研究的层次。只有实现了理论研究和实践的有机结合，才能够相互促进，通过实践，检验研究成果，实现对理论的完善和补充；同时运用理论研究成果更好地指导实践，实现档案资源体系建设的规范化、科学化发展。

结语

综上所述，企业档案数字化建设是企业实现长足发展的必由之路，但这并非是一蹴而就的。而是需要从企业内部实际出发，全盘布局并分步实施，才能真正助推档案数字化的快速实现。

参考文献

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