项目管理知识体系在招标采购管理中的有效应用

项目管理知识体系在招标采购管理中的有效应用

王阿婷

西北（陕西）国际招标有限公司 陕西省西安市 710075

摘要：随着科学技术的不断发展，各行各业都在积极的应用高新科技，这就会使人工的成本大致保持在同一水平上，可以压缩的空间逐渐消失。但是从当前的发展形式及整个供应链来看，采购成本的发展和压缩还是存在很大空间的，这需要相关企业引起足够的重视。传统采购大多是采用比价的方式进行，这种方式过于分散不利于形成规模效益，降低成本。当前社会中比较广泛使用的是更加集中的采购方式，集中的方式有利于帮助企业更大程度的降低采购的成本，可以从根本上为企业带来更多的经济效益。

关键词：项目管理；招标采购管理；应用

1招标采购的含义及作用

招投标制是商品经济的产物，最早在建筑行业被广泛的应用并获得了一定程度的认可。招标采购作为招投标制的一个具体表现方式，它的目的是为企业降低更多的成本，通过公开的投标竞价，选择更加适合的供应商，通过商议最终达成合作。招标采购的形式可以使企业更好地抬高身价，更加具有优势，可以“货比三家优中择优”，选择各方面更加完，善的供应商，例如：低报价、质量好、信誉佳、售后服务完善等。另外，招标采购可以从根本上防止腐败现象的出现，价格公开、渠道明确。

2 影响招标的主要因素

2.1 前期准备阶段

在前期准备阶段，招标人对所招标采购物资的熟悉程度、物资是否满足使用部门的功能需求、对市场行情是否了解、标段划分是否合理等都会影响招标质量。若物资技术需求未能满足使用部门的需要，那物资选型就是错误的;招标人未进行充分的市场调研，则可能无法合理划分标段，导致不同行业的物资混合在一起招标，招标人也无法据此拟定招标文件中的核心资格条件，导致没有合格的投标人投标引起废标，招标人在制定技术规格书时，对市场缺乏了解很容易直接采用某一厂家的产品技术规格或者将几个优质物资产品的高规格指标随意组合堆砌，此种做法容易引起投诉或者没有合格的物资满足技术规格要求，市面上不存在这样高规格的产品，导致废标。

2.2 招标过程

在招标文件编制过程中，资格条件、评标办法、技术规格书、合同主要条款等均需要明确，招标文件编制的好坏直接影响招标结果。在招标过程中，评标时间仅有短暂的一两个小时，十分考验专家的专业水平，也从侧面印证了招标文件的可行性，紧凑的评标环节、合理可行的评标办法、可验证的技术规格指标显得尤为重要，不仅可以指导专家快速评标，而且可帮助招标人选取理想的中标人，购买到性价比最优的物资产品。

2.3 合同签订

当招标人与中标人进行合同洽商时，对物资技术规格、数量、价格明确，对付款方式、验收标准与流程、备品备件、售后服务、质保期等确定是否按照招投标文件要求或者进一步协商，对双方违约责任是否明确，都将影响后续所购买产品的质量及使用体验。将相关约定写进合同，是从法律层面可以约束中标人，是把控物资招标质量的核心环节，以防中标人在投标过程中弄虚作假，保障招标人的利益。

3招标采购项目管理措施

3.1 组织措施

招标采购工作具备较强的复杂性，因此应基于采购的逻辑关系，确定项目进度管理任务，编制相应的组织保障计划。招标人在接受任务之后，应充分结合项目特征，选择具有丰富工作经验的采购人员，通过科学的组织方式，逐渐提高工作团队整体的专业素养。根据招标采购工作的要求分解任务，将权责落实到个人。除此之外，应依照责任矩阵与工作分解结构内容，完成实施性人力资源计划的编制任务，提前判定采购活动中因各种资源投入，如人力、物资、材料等，而可能产生的费用。

3.2 技术措施

技术措施主要针对项目推进中的沟通，在个人与群体中实现信息的交换和传递，以求达成共识。沟通的最终效果主要取决于对方的回应情况，主要表现在内部与外部沟通两个方面。招标阶段主要涉及招标人、投标人、评标专家、管理部门等各个主体，若各主体之间的沟通不畅，则很容易出现较为严重的后果。实现顺畅沟通的基础是信息管理，信息管理可以加强管理行为的规范性，达到提高工作效率、防控运营风险的目的，促进管理绩效的完善。为此，应提高招标采购信息管理的标准化程度。招标采购信息技术重点包括多媒体计算机技术、计算机网络技术以及各类专用软件的应用。

3.3 经济措施

招标采购过程中应重视成本控制管理，在保质保量、达到项目进度要求的基础上，应最大限度地降低采购成本投入。具体而言，应重视费用管理制度的建立和完善，保证审核与审批程序的正规性，同时在各类资源的使用问题上，尽量避免出现额外费用。另外，在人力资源方面，应科学安排，避免出现窝工以及长时间间歇工作的现象。也可以通过招标项目群管理的方式，实现信息资源的共享。

3.4 合同措施

在合同签订阶段，应再次明确招投文件中设备的价格、数量、技术规格，作为到货后的验收标准，进一步商定付款方式，一般推荐分阶段付款，含预付款、货到付款，质保金由投标人单独递交，更有利于招标人控制设备质量。此外，对于交货期、质保期、培训、售后服务、备品备件、日后升级、与其他系统的接口开放、质保期后维保费用承诺、违约惩罚等也要进一步明确，作为合同条款来约束投标人，避免引起纠纷时没有处理依据[

6]。合同签订前，招标人可进行交流咨询或现场实地考察，以更加明确地考察投标人的合同执行能力。

3.5坚持完善和简洁性原则。

标书的最终确定是需要考虑许多因素之后才能确定，只有完善的、全方位的评价体系才能保证企业的正常运行和发展。但是全方位的评价体系同时也存在弊端，不利于企业突出自身特点，失去侧重点，不能快速的发现供应商的优势。另外，全方位的评价会增加评价过程的工作量，延缓整个采购的过程，这会给企业带来一定的经济损失，这种影响是间接的。而且，评价系统中还注意体系的简洁性和简便性，将重点突出，这样有利于工作人员更好的进行辨别。企业应该更加注重合作方的信誉度、产品性价比以及合作方拟定的合作方案的可行性。

3.6采购后期工作

采购的早期和中期工作结束后，要进行采购的后期调节工作，后期的工作主要是各个部门之间的调节。关于物料分类管理方面的问题外，同时还有关于供应商在分类管理方面的问题。这一点对于企业来说是十分重要的资源和一种无形的资产。对于后期工作的重点在于利用好这些资源。传统模式记载信息在于采用人工账簿，这种方法不仅效率低，而且工作繁重。同时还存在很多失误，对于日后查看也带来诸多不便。当前，随着社会的发展，信息技术也不断发展。这点可以用于管理信息采购工作中，使这项工作便于查看。在采购工作的后期，包括制定采购计划，确定合作伙伴，对于标书的选择，物料的运输、入库等问题，涉及到很多部门。如果运用信息技术，就可以加速各个部门之间的流通，方便整个采购过程，减少企业的损失，增加企业的收入。因此，对于采购的后期工作也要格外的注意。

总之，目前企业招标采购工作虽然整体发展态势良好，但仍然存在着风险问题，企业需要做好风险影响因素识别工作，准确把握不同因素对风险的具体影响，同时采取切实有效的管控措施，防止招标采购风险出现，保证招标采购日常工作的高质量完成，维护国有企业的经济利益促进企业的长远稳定发展。

参考文献：

[1]翟晓菊. 让内控制度为招标采购保驾护航[J].  中国招标. 2021(02)

[2]程建宁.  如何有效降低通信运营企业采购失败率[J]. 中国招标. 2021(02)