机关单位档案管理的信息化建设研究

机关单位档案管理的信息化建设研究

邱艳红

宝应县科技局，江苏省扬州市 225800

摘要：目前我国信息技术和各行业发展十分快速，网络技术的出现和应用，打破了时间和空间对信息获取、保存、应用的阻碍，使管理工作变得更加严谨、高效，网络技术的更新换代引发了信息化发展的浪潮。机关事业单位的档案是记录、收集单位各项组织活动信息的重要载体，既是单位历史和发展的“活化石”，更是宝贵的无形资产。通过推进机关事业单位档案管理信息化建设，提高档案管理和利用的现代化水平，是机关事业单位档案事业发展的必经之路。

关键词：信息化；档案管理；创新；机关事业单位

引言

机关单位要加强对档案信息的利用，提升对档案信息资源的获取和整合能力，通过开展机关单位档案信息化建设，使得机关单位对档案信息的管理效率提升，保障在档案管理工作开展中，能发挥较高的管控作用，突出管理水平，保障在管理层面上，能获得较高的信息化建设效果。要能在信息化建设管理模式上不断创新，建立规范化运行指导机制，提升信息化建设管理水平，对档案管理人员提出明确的专业技能要求，引导其不断在工作中提升管理效果。

1机关单位档案信息化建设的意义

1.1提升档案管理效率

机关单位的档案包含单位的日常工作、活动记录，与上下级的工作对接记录等，数量庞大且信息之间关系复杂，需要档案管理人员多角度分析并对档案信息进行综合处理，以保证档案的后期利用能够全面、便利。然而传统档案管理对人工的分类依赖较强，纸质的档案文件分别分类整理又具有较大的工作量，常常需要在同一个岗位上耗费较多的人力，且档案管理的效率也并不会因此提升。实际上要提升档案管理效率需要涉及几个方面，除工作流程外还有人员的专业素养能力、处理档案所采用的方法，因而只是增加人力也无法实现对档案整理质量的保障。档案管理信息化建设转变了档案管理的方法，使其操作流程也得到了一定的简化，人力的节省不但节约了成本，还为整体工作的展开提升了效率。

1.2提高档案信息完整性与精准度

机关单位的档案数量十分庞大，且随着其发展，这些记录机关工作活动的信息的档案信息还会不断增加。传统纸质的档案管理模式对档案储存的方式地点有着极高的要求，为保证档案长时间的保存和应用，储存室必须通风防潮，否则档案很容易因发霉、生虫的因素而遭到破坏，最终导致档案的缺失。加上档案储存管理操作内容庞大，管理人员一旦发生疏忽就会导致档案缺失或内容信息记录不准确，档案失真等情况，个别管理人员甚至会因为一己之私而篡改档案信息。档案管理信息化可以缩减档案储存时的假设成本，仅靠一张存储硬盘即可以解决档案管理空间不足问题，同时档案信息在管理中的调取、应用也将开展得更加便利。除此之外，档案记录、存储管理也能确保档案传输的正确性和安全性，为机关档案管理做了良好的铺垫。

2人事档案管理信息化建设中存在的问题

2.1单位重视程度不够

就我国目前在人事档案管理方面的实际情况来看，很多单位根本没有深刻意识到这项工作的重要性，而是更注重专业技术方面，还存在一种外行领导内行的现象，并且认为档案信息对于部门的工作来说没有实际的意义和作用，所以在日常的工作当中经常会忽略这方面的工作。一些单位对于人事档案管理工作不够重视，在资金方面也缺少支持，进而导致从事档案管理工作的人员对档案工作逐渐失去热情，降低了档案管理这项工作的效率，并影响整个部门的工作。由于资金以及人才方面的缺乏，导致这项工作无法充分发挥作用。还有一些单位对档案管理这项工作没有正确的认知和理解，认为这项工作只是完成一些基本的任务就可以了，并没有对这些档案信息进行详细的管理。加强档案管理的信息化建设可以有效提高整个单位的管理水平，同时也可以加快单位信息化建设的脚步。相关部门想要切实提高自身的服务水平，首先要从内部人员管理方面进行改变和创新，将人才和岗位进行科学合理的分配，从而提升人事档案管理工作的效率和质量。人事档案管理这项工作作为事业单位的一项基础性工作是非常重要的，档案当中记载着每一个工作人员的身份、学历以及各方面的情况，是员工进行考核和提拔的重要参考。

2.2缺乏规范化和制度化

没有规范和科学的制度会让档案管理工作流于形式，并且增加检索信息的时间，而这些时间本可以被很好地利用起来。目前机关单位的档案管理工作缺乏有效的管理体系及良好的执行力，并且档案管理往往被当作一个后勤部门处理，没有意识到档案管理的重要性，或者即使制定了相应的规范条例但却很难真正执行，从而使得规章条例流于形式，未能起到真正的规范与制约作用。档案管理规范化的缺失进而还会影响到管理层的决策，因为信息未能被有效利用，常常使得做出的决策带有明显的瑕疵，从而影响整体流程的正常运转。

3机关事业单位信息化建设的具体策略

3.1提高管理意识，科学组织规划

增强意识，科学组织是机关事业单位档案管理信息化建设的基础，只有提高认识，才能认真思考，科学研究，强化落实。一是自上而下做好档案信息化建设工作的宣传和动员，提高对于档案管理工作的重视，引导、促进档案信息化工作推进，明确数字档案室建设任务，落实传统载体档案数字化工作、电子文件归档工作、电子档案管理工作，强化档案数据化、单套制和数据挖掘目标。

3.2完善档案管理制度，转变管理模式

档案管理工作的有效进行有赖于科学的管理制度和模式。转变模式需要从思想和行为两方面做起。从思想层面上来说，机关事业单位的领导首先要从自身开始意识到档案管理工作的重要性，这样才能更好地引导员工加强档案管理意识，从而改善档案管理工作。从实施角度来说，机关单位可以引入数据库，让员工运用数据库来检索数据，提升工作效率，这便转变了原有的管理模式。完善科学的管理制度也有利于提升档案管理水平。在管理制度的建设上要明确三方面内容：一是明确各个不同工作岗位的职责，做到权责分明，完善问责机制。只有明确了自己分内的职责，才能在追究责任时落实到个人，避免误伤无辜。同时也能加强个人的责任感，把自己的分内事做好，不拖延也不推诿。二是明确工作流程，要知道一项任务大致需要经过哪几个流程，不同岗位的工作流程也不尽相同。因此，要根据不同岗位制定不同的管理规范，以此更好地指导工作的进行。

3.3加快信息化平台的开发和建设

建立完善的信息化平台是实现信息化建设的前提条件，在进行信息化建设的过程中，要对档案管理工作中所应用的软件进行创新和完善，并且要建立更加完善的体系和数据库。因此，想要完成这方面的建设工作，就需要资金及技术方面的支持，相关部门要对档案管理增加资金方面的投入。进行资源规划和管理的时候，也要使用更加完善的软件。在进行数据库建设的时候，需要考虑整体平台的完整性，做好各环节之间的衔接工作，从而使档案管理工作变得更加方便快捷。

结语

综上所述，机关事业单位档案管理信息化建设策略的探索是促进机关事业单位档案事业发展的重要途径，是实现档案现代化的重要渠道。档案信息化建设既需要从顶层进行科学规划设计，提高认识、统一目标，也需要运用现代信息科学观念，系统的、专业地做好数字化建设工作，进而全面实现机关事业单位档案管理信息化建设的目标。

参考文献：

[1]何丹.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].传媒论坛，2021.

[2]姜红.当前我国档案管理信息化科学发展的研究[J].兰台内外，2021.

[3]石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J].文化创新比较研究，2020.