试论新形势下的文书档案管理工作

试论新形势下的文书档案管理工作

杜艳艳

潍坊市不动产登记中心

【摘要】文书档案是单位办公室开展管理活动中形成的文件材料。文书档案管理工作具体包括日常文书档案的收集整理、保管利用等工作。加强文书档案管理工作事关单位管理的成效，需要认证研究梳理，强化管理质量提升。本文从文书档案的基本管理工作环节谈起，并提出自己的认识和思考，为文书档案管理质量提升提供借鉴。

【关键词】文书档案；管理；分析

文书档案管理工作是单位办公室工作的基础组成本部分，做好文书档案的收集整理和保管利用工作是办公室工作的基本职责。但是，因工作繁忙以及重视程度不够等原因，文书档案的实际管理工作还存在很多需要改进和提升的方面。

一、文书档案管理存在的主要问题

（一）人员业务知识匮乏。鉴于文书档案管理的重要性，单位虽然也能够重视文书人员的业务知识提升培训，但是因力度不够，措施和方法针对性不强，业务知识学习提升缓慢，基本的业务操作掌握不够，实际工作中不能够做到得心应手，文件材料的收集和归类不齐全不合理，影响了文书档案的质量水平。

（二）管理制度不健全。文书档案的质量标准如何，主要靠一套有效的规范性制度予以约束，特别是制度对于文书档案整理的规范性如何，档案的开发利用成效如何都会起到基本的保障性作用。但是，因为单位没有制定或形成切实可行的管理制度体系，没有制度对文书档案管理作为依据，也没有其他可以规范借鉴的标准，缺少基本的约束和规范，导致文书档案管理呈现无序化发展。

（三）管理意识薄弱。办公室的工作综合性强，头绪繁多，档案人员大都身兼数职，这种工作状况下导致档案工作处于边缘性工作，甚至无暇顾及直至搁置一边，长期处于这种状态下的文书档案管理工作处于尴尬的境地，甚至违反档案有关规章制度的要求。在新的形势下，单位办公系统和信息技术的应用需要文书档案管理紧跟形势发展要求，但是因档案管理意识的缺乏，这方面也严重落后于形势发展要求。

（四）档案现代化开展不够。对于文书档案管理仅仅满足于文件收集整理，整理归档和保管存放工作。日常文书管理可以通过计算机打印目录，除此之外没有其他现代化的管理设备，档案管理的信息化现代化水平低下，无法开展文书档案的信息化加工和开发管理工作。有的单位虽然在现代化设备管理方面每年都有一定的投入，但是很多情况下都是注重设备的淘汰更新方面，缺少对于硬件设备之外的文书档案管理系统建设投入，一定时期内文书档案的利用不如文件利用便捷，没能从长远的档案管理利用角度考虑实施现代化的手段管理。

二、积极开展文书档案的基础业务管理

（一）注重文书档案人员技能的培养提升。做好文书档案管理工作离不开几个方面的条件，一个是要有专门的文书档案管理人员；二是要确保文书档案人员胜任档案管理工作要求，能够独立开展档案管理的系列工作；三要为文书档案管理工作提供基本的时间保障。这三个方面缺一不可，但是确保档案人员胜任业务工作开展要求，具备档案管理的技术和技能是做好档案管理的核心关键，要从长期培养和科学管理的角度强化档案业务知识的引导和灌输，开拓档案人员业务技能提升的渠道，保证档案人员能够参加基本的教育培训和实地学习交流机会，让文书档案人员不断更新档案知识，提高业务技能。

（二）完善文书档案各项管理制度。要切实提高对档案管理制度建设重要性的认知，把建立和制定完整可行的档案管理制度作为文书档案管理的有效手段，有制度约束文书档案管理的各个环节，保障规范化开展文件材料的收集，整理等多个工作流程环节。要把文书档案制度建设管理纳入单位总体制度规划，与其他业务性工作制度共同对待，及时检查验收制度的落实和执行情况，发现问题及时整改，保障制度的有效性，促进整个文书档案管理工作质量的优化提升。

（三）重视文书档案管理工作。要把文书档案管理列入单位管理和工作考核目标，明确具体的工作任务，落实工作责任到人，做到文书档案管理工作有人抓有人管，有措施有目标，有方法有任务，以此推动工作的有效开展。要加大对文书档案工作的基本自己投入，为文书档案各项管理工作的开展提供方便；要加强对文书档案管理质量和管理秩序的管控，做到整理规范，上架排列有序，查阅利用便捷。此外，要加强对文书档案的检查，发现如文书文件缺失，文件排列次序混乱等情况要及时整改，确保文书档案质量的整体提升。

（四）积极开展文书档案数字化转换工作。要围绕更好发挥文书档案服务单位依法行政管理和提高决策治理水平，积极提升文书档案的现代化管理水平，做好与单位办公系统的有效衔接和电子文件向档案的转化。要加大文书档案数字化系统建设，满足文书档案的收集管理和高效率提供利用工作，充分发挥文书的服务作用；要及时开展所存传统载体文书档案向数字化的加工转换，以便于挖掘更多的有效档案信息，经过深层次的分析处理，提供文书档案不可替代的信息服务和管理工作支撑。

三、结束语

综上所述，文书档案是单位档案门类的重要组成，在单位管理和发展中具有举足轻重的价值作用。为此，强化和提升文书档案管理这项基础性工作必须引起单位的高度重视，从管理制度、人员配备和优化，基础的档案管理设施建设等多个方面着手，不断提升文书档案管理中的质量和效率。要适应现代化新形势的办公管理需求，加快文书档案的数字化转型提升，做好文书档案现代化管理的人才队伍的建设培养，为文书档案的现代化管理提供技术和管理支撑，促进文书档案的高效率管理和利用。

【参考文献】

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