强化清点工作措施，确保档案完整安全

强化清点工作措施，确保档案完整安全

王炳儒

浦北县初级卫生保健服务中心 广西钦州， 535300

摘要：国家对健康中国政策的实施，推动了城乡健康服务工作的有效开展，各地区都积极贯彻和落实健康发展的规划及措施，共同推进医药卫生相关体制的改革与发展。在此背景下，初级卫生保健服务发挥着重要的作用，其工作期间也是产生了大量的信息档案，为了确保这些信息档案发挥价值，需要做好其清点工作，保证档案的完整性与安全性。下面，文章就主要针对其清点工作措施进行分析，希望对相关工作的开展提供参考。

关键词：档案管理；档案安全；清点工作；强化措施

前言：档案清点工作是档案管理人员重要的工作内容，也是确保档案完整、安全的有力途径。为了强化清点工作的有序、有效开展，各个单位都针对档案管理工作制定了清点工作的明确要求和规范，这也为相关清点工作的开展提供了依据。在初级卫生保健服务工作中，往往需要涉及到诸多的档案资料收集、整理和保管，如城乡居民健康档案、农村改水改厕项目及环境公共卫生设施项目档案、农村农民健康教育与健康促进档案、妇幼保健和计划生育技术服务档案、乡村医生养老保障建档、计划免疫接种人群档案等。为了确保这些档案的完整、安全，需要单位和管理人员对清点工作做好落实和科学管理，提升清点工作的质量和效果。

1.档案清点工作的重要性

初级卫生保健服务工作过程产生诸多类型的档案，这些档案通过资料收集、整理、分类和立卷等环节的处理，并以不同类型在库房进行保存、管理和利用。档案在保管中有诸多类型，包括纸质、实物、声像、电子等形式，但任何档案都需要严格按照要求标准进行存放和管理。尽管档案资料都在专业和固定的库房内存放和保管，但由于在后期需要反复查阅、借阅和使用，这些过程很有可能会造成档案的破损、错放、丢失等情况的出现^[1]。通过对档案开展清点工作，就能够对档案资料的真实情况及时掌握，并结合档案状态采取相应的处理措施。如对到归还期但没有归还的，要催促借用人员及时归还；对长时间借用档案的人员，要定期提醒他们做好保管和保护工作；档案清点期间若发现存在错放等情况，可以及时纠正。通过开展档案清点工作，不仅需要做好档案核实和核查，还要对其存放的环境和设施等条件进行了解与检查，包括监控设备、消防系统、线路情况、空气湿度等，对它们存在的安全隐患及时排除，保证档案存放具有良好的条件。

2.强化清点工作的措施

2.1加强移交档案的整理检查

初级卫生保健服务工作中，形成和产生的档案资料，需要向单位档案管理人员做好移交工作，此时相关人员就需要做好移交档案的整理检查工作。首先，档案资料的收集和移交人员要做好资料的整理工作，依据档案接受标准和要求对各种档案资料进行分类、梳理，并结合档案目录对内容进行全面清点。完成档案整理和清点工作后，需要在档案移交册中进行档案数量、类别和时间等内容的登记。其次，档案管理人员要对移交的档案质量和数量进行初步的检查，单位可以采用《档案检查表》书面形式及内容，来对移交的档案进行规范检查，此表涉及到的内容有档案的完整性、质量状态、实体和电子档案的对应、涉密档案等^[2]。最后，在档案正式移交和保管时，档案接收人员需要再次核查《档案检查表》的内容，并严格依据其内容明细进行档案资料的检查和核对，确保档案资料能够完整和规范移交。

2.2做好接收档案的清点审验

为了确保档案的完整、安全，在档案入库时档案管理人员要对接收的实体档案再次开展清点审验工作。首先，档案管理人员需要对档案数量准确清点，按照“逐件和逐卷”的原则对入库的档案数量全面清点，结合档案目录和《档案检查表》等内容对实体档案数量做好核对，确保它们具有一致性。当大量档案资料入库时，为了避免审验出现错误，单位要求组织多个人员开展数量清点，保证工作能够高效、准确完成^[3]。其次，档案管理人员要做好档案质量的检查。检查工作内容主要涉及的内容有：档案整洁度检查、档案盒项目填写检查、目录和页码等编写检查。最后，在完成对档案数量和质量的清点核对且保证没有问题后，才能够进行入库手续的办理。

2.3强化档案出库入库的清点核查

随着信息化和数字化技术的迅速发展，单位已经实现了数字化的档案保管，往往对外借阅并不会提供档案原件。但如果确实需要档案原件的出库和入库，就需要严格遵守相关规定和要求做好清点核查工作。如果档案出入库的数量比较少，则主要通过“申请单”对档案信息核查并准确登记和记录。如果档案出入库的数量比较多，为了确保出入库资料满足借用人员需求，且保证出入库的档案具有良好质量，需要档案管理人员和借用人员对相关档案资料共同清点，双方还需要针对出入库的档案进行交接手续的办理工作。如果遇到特殊情况，需要对档案原件进行借阅的，需要严格遵循档案原件的借阅要求，对档案原件数量和状况等状态做好清点与记录工作，并和借用的人员或者单位进行出库交接手续的办理

^[4]。当上述档案归还入库时，档案管理人员需要对档案数量和状况等进行再次清点与核查，一定要保证档案的完整和安全。

2.4落实档案资料的定期盘点

在对档案资料清点工作期间，为了保证档案具备良好质量，需要定期对其开展盘点工作，通过定期盘点全面掌握档案资料情况，且能够结合盘点的结果对档案存在的问题及时采取整改措施。按照档案管理和建设要求标准，在定期盘点工作开展中，要做好盘点周期的确定、盘点内容的明确、盘点数据的核对等内容。档案管理部门需要结合实际情况做好盘点周期的确定，如年度和五年度盘点计划的制定，管理人员按照年度周期对分管库房内的档案进行盘点，要求每年12月结束前做好年度盘点，且以5年为界限对所有档案开展一次全面盘点，完成档案盘点后还要对档案情况做好总结，并形成规范的盘点报告。在开展定期盘点工作时，一定要做好对盘点内容的明确。要按照“逐件逐卷”的原则对档案全面盘点，避免出现遗漏情况，盘点过程还要对档案状况做好检查，若发现档案存在破损或者霉变等现象，一定要做好记录、上报，便于及时、准确采取有效的处理措施。完成档案的盘点后，要按照要求进行《盘点登记表》的填写，对盘点情况、出现问题、问题解决情况等详细登记^[5]。同时档案盘点后还要对相关台账做好保留，并整理成相应的工作报告，报告涉及到盘点的具体时间、档案状况、整改情况等。最后，要做好对盘点数据的核对工作。结合具体的清点情况，按照档案登记表以及管理系统对各项档案数据检查，如果发现数据存在异常要及时上报，并通过核实后进行数据的调整与更改。

结语：综上所述，在初级卫生保健服务工作中存在诸多档案资料的产生与保管，为了确保这些档案的完整、安全，做好档案清点工作至关重要，而想要实现档案清点工作的有效落实与开展，强化清点工作的效果，文章从加强移交档案的整理检查、做好接收档案的清点审验、强化档案出库入库的清点核查、落实档案资料的定期盘点等方面对其工作强化措施进行具体阐述，为相关档案资料清点和管理工作提供助力。

参考文献：

[1]韩建华.社区卫生服务中心公共卫生档案管理工作探讨[J].黑龙江档案,2021(02):142-143.

[2]王媛,周璐.浅析库存档案定期清点的目的和意义[J].办公室业务,2019(24):82+91.

[3]王丽萍.社区卫生服务中心档案现代化管理问题及应对策略[J].黑龙江档案,2021(04):56-57.

[4]常亮,李嫘.某社区卫生服务中心电子健康档案应用现状分析[J].中国卫生产业,2018,15(08):56-57.

[5]王捷.社区卫生服务中心人事档案管理的重要性与途径探讨[J].全科口腔医学电子杂志,2019,6(16):17+24.