档案信息化建设与档案管理的思考

档案信息化建设与档案管理的思考

邱祥兴

中国空分工程有限公司，浙江杭州 310000

摘要：档案管理工作对于企业的发展与社会的稳定有着重要的作用，其被广泛应用于各行各业。随着近年来我国信息技术的飞速发展，原有的档案管理模式已经无法满足新时期档案管理发展的需求。如何推动档案信息化建设是新时期档案管理工作的重点。基于此本文对档案信息化建设与档案管理的相关内容进行了讨论，并提出了相应的优化措施。希望能够推动我国档案管理水平的提升，为广大档案管理工作人员提供参考与借鉴。

关键词：档案信息化；档案管理；思考

0、引言

信息技术的飞速发展提升了档案数据数量的增加速度，使得现有的档案信息类型变得更加多样化。在计算机技术、数据库技术等技术的支持下，现有的传统档案管理工作模式已经无法满足档案管理的发展需求，档案的信息化建设迫在眉睫。如何利用档案信息化提升档案管理工作的质量与效率，是新时期各行各业档案管理部门必须重视的问题^[1]。基于此本文对档案信息化建设与档案管理的相关内容进行了讨论，具体内容如下。

1、档案管理工作的意义

1.1档案是真实的历史凭证

档案大多形成于社会实践的活动过程，由真实的信息组成，是企事业单位进行工作决策的重要参考依据。档案资源能够从真实客观的角度反映某一历史阶段、某一历史事件的真实情况。为了更好的发挥档案资源的历史价值，挖掘档案资源中的信息，必须做好档案的合理存储、编码等管理工作，才能保证后续应用答案资源时的便捷性与有效性。

1.2档案管理具有服务功能

随着近年来档案管理行业的飞速发展，各大企业单位、事业单位对档案管理部门的重视程度也变得越来越高。在传统的档案管理工作中，档案管理人员只需要对档案资料进行妥当保存，即可完成档案管理工作。但随着档案管理行业的变革。现有的档案管理工作人员，开始越来越重视档案资源的开发与利用，如何妥善保管档案资源，并深挖档案资源中的价值，发挥档案管理的服务功能，是现阶段阶段档案管理人员的工作中心。在新时期必须加强档案信息化的建设，在档案管理工作中引入大量先进化现代技术。发挥档案管理的服务作用，提升档案管理工作的效率与质量。利用档案资源和档案管理工作，实现社会的进步与发展。

2、现阶段档案管理工作存在的问题

2.1档案管理工作方法过于单一

随着信息技术的不断发展，档案管理工作的方法也变得越来越多样化。为了提升档案管理工作的效率与质量，满足各行各业对于档案管理工作的要求。企业单位与事业单位需重视档案管理工作，加大对档案管理工作的投入，丰富档案管理工作的模式与方法。

但有的企业单位和事业单位在开展档案管理工作时，仍存在着档案管理工作方法单一的问题。这主要是因为：在这些企业中，档案管理工作不受重视，大部分负责档案管理的工作人员都不是出身于专门的档案管理专业。档案管理工作人员缺乏档案管理工作的经验，没有接受过档案管理工作的系统培训。在开展档案管理工作时，因为缺乏专业知识技术与能力，无法应用新的档案管理模式进行管理。这种现象会严重降低档案管理工作的效率，无法提升档案管理公司的质量，难以发掘档案资源的价值^[2]。

在新时期，要想推进档案管理工作方法的多样化发展，就必须引入先进的技术与设备。部分企业或事业单位对档案管理工作的重视程度较低。没有投入相应的资金更新档案管理技术与设备，这将严重阻碍档案管理工作的进一步发展。

2.2现有档案管理制度不够完善

制度是工作实现标准化发展的重要保障，其具有规范作用和约束作用。对大部分企业而言，以往的档案管理工作存在着随意性较强的问题。这与企业档案管理部门缺乏完善的档案管理制度有着密切的关系。要想推动档案管理工作质量与效率的提升，就要发挥档案管理制度的作用，提升档案管理工作的规范性。档案管理工作是一项十分严肃、十分细致的工作，在开展工作的过程中要依照相关标准与规范开展工作。只有确保了档案管理制度的合理性，才能为档案管理工作提供相应的保障。

现有档案管理制度中的问题主要体现在两个方面。第1个方面是现有的档案管理制度没有对工作与任务进行合理化分配，档案管理工作的权利与责任没有得到明确的划分。这就导致了，在实际开展档案管理工作的过程中，会出现一人身兼多职或闲人过多的问题^[3]。档案管理工作的不合理分配，导致了档案管理部门的人力资源遭到了严重的浪费，严重阻碍了党员管理工作综合效益的提升。第2个方面是现有的档案管理制度，关于考核的内容还不够完善。大部分企业的档案管理部门都存在着随意性较强、形式化严重的问题。这种问题与档案管理人员缺乏职业道德素养，对自身工作不够重视有着密切的关系。现有的档案管理制度缺乏与考核相关的内容，针对档案管理人员的失职没有对应的处理手段。档案管理人员在日常工作过程中缺乏积极性，持消极态度开展工作。大部分档案管理工作都是在面子工程的基础上所开展的，这将严重阻碍档案管理工作的进步与发展。

2.3专业档案管理人才比较匮乏

就档案管理工作的内容而言，档案管理工作是一项专业化要求较高、系统性较强、综合性较强的工作。档案管理工作人员在日常工作的过程中需要接受大量种类繁多的档案，长此以往难免会感到厌倦与繁琐。因此档案管理工作人员在开展档案管理工作的过程中，必须致力于档案的信息化建设，推动档案管理工作效率提升，才能减轻自身的负担。但在实际工作的过程中，档案管理部门缺乏相应的专业档案管理人才。现有档案管理岗位的薪资待遇，无法吸引更加优秀的专业人才，档案管理工作较大的工作强度，让专业人才望而却步。

随着档案管理技术的飞速发展，对于档案管理人才的综合性要求也变得越来越高。现有档案管理工作人员的知识结构，已经无法满足档案管理工作的发展需求，档案管理工作人员必须及时更新自身的知识结构，学习现代化的操作技能，才能跟上信息化档案建设的步伐。但在实际工作的过程中，大部分档案管理工作人员安于现状，缺乏相应的学习意识，在开展档案管理工作时只会按部就班，很大程度制约了档案管理工作的进一步提升^[4]。

3、档案信息化建设与档案管理的优化对策

通过上文的分析，我们不难发现，现阶段大部分企业的档案管理工作都存在着工作方法单一、档案管理制度不完善、专业人才匮乏的问题。这些问题将严重阻碍档案管理工作的进步与发展，很大程度上制约了档案管理水平的提升，无法深挖档案资源中的价值，难以发挥档案管理的服务作用。因此，在新时期要想推动档案信息化建设与档案管理的进一步发展，必须针对其存在的问题采取相应的优化措施。

3.1提升企业内部对档案管理工作的重视程度

我国的大部分企业单位与事业单位都将档案管理工作视为幕后工作，因此对于档案管理工作的重视程度相对较低。这与档案管理工作的工作性质有着一定的关系，档案管理工作难以取得显著的工作成绩，因此更加容易被企业管理层所忽视。在新时期，企业管理层应该提升企业内部对档案管理工作的重视，将档案管理工作与企业的决策相结合，深挖档案资源的作用。把档案管理工作视为企业未来发展的重点，让档案管理人员感受到企业对档案管理工作的重视，纠正以往档案管理工作人员的消极工作态度。要明确档案管理工作的任务分配，根据档案管理工作的具体内容，对工作中的细节进行划分，保障档案管理工作人员的工作量科学、合理，才能有效避免档案管理工作的形式化。为了提升企业内部对档案管理工作的重视程度，企业管理部门可以在企业内部的微信公众号上，向企业内部员工宣传档案管理工作的重要性，讲解档案管理工作的社会价值与服务功能^[5]。让其他部门的员工更加主动积极的参与到档案管理工作中，让档案管理工作实现全面化发展，在企业内部营造良好的档案管理氛围。

3.2推动档案的信息化建设，丰富档案管理的方法

就档案管理工作而言，收集档案资源是档案管理工作的首要环节，也是最为重要的环节。只有在收集档案资源时，就确保档案资源的完整性，才能推动档案管理工作后续的开展。在信息化时代，档案资源的种类和数量变得越来越多，不同业务档案之间存在着一定的差异。如果档案管理人员仍然按照传统的方式对档案进行分类与管理，那么将严重影响档案管理的效率。因此企业内部要推动档案的信息化建设，丰富现有的档案管理方法。建设信息化档案管理系统，将以往的档案资料进行无缝对接，把传统的档案资料上传到信息化档案管理系统中。并在档案存档的过程中建立相应的电子档案，在收集档案时就完成档案的备份工作，确保档案的完整性。信息化档案管理系统的应用能够有效提升档案资源的安全性，避免因外界环境因素，失火、潮湿等对纸质版档案造成的破坏。信息化档案管理系统还能提升档案的可读性，丰富现有档案的保存形式，将档案以音频、视频、文字、图画等形式进行存储^[6]。使档案能够更加真实客观的反映历史事件，提升档案的应用效率。

3.3完善档案管理的相关制度，实现标准化档案管理

为了确保档案管理工作的有效性，企业管理人员应该完善档案管理的相关制度。在制定档案管理制度时，应该结合企业的工作内容，对企业档案的管理形式、管理方法等内容进行规定。在制定档案管理制度时，还要考虑到我国的相关法律法规要求，确保档案管理工作的合法性。要通过档案管理制度，避免档案管理工作中存在的安全问题。利用档案管理制度，为档案管理工作人员提供坚实的后盾。除此之外，还要完善现有档案管理制度中的奖惩制度、考核制度。将档案管理工作的工作成果与档案管理人员的绩效相挂钩。对于档案管理工作表现较好的管理人员予以表扬与奖励，对于档案管理工作中表现不合格的管理人员予以批评与处罚。发挥档案管理制度的激励与约束功能，调动档案管理人员的工作积极性。

3.4引进综合档案管理人才，加强档案管理工作培训

在新时期，档案管理人员只具备档案管理相关的知识与能力，还远远无法推动档案管理工作的进一步发展的。因此企业内部应该提升档案管理人员的薪资待遇，通过招聘的形式吸引高质量的综合性档案管理人才。对档案管理人才的网络技术、信息技术以及数字化技术提出一定的要求。除此之外还要对已有的档案管理人员进行专题培训，组织信息化操作培训、职业道德素养培训的活动，让现有档案管理人员升级自身知识结构的同时，意识到档案管理工作的重要性。培养档案管理工作人员爱岗敬业的职业品德。

4、结束语

本文首先分析了档案管理工作的重要性，其次探讨了现阶段档案管理工作中存在的问题，最后针对档案信息化建设与档案管理，提出了相应的优化措施。在新时期广大企业单位必须重视档案管理工作的信息化投入，推动档案的信息化建设，才能更好地发掘档案资源的价值，推动企业的健康可持续发展。

参考文献

[1]赵丽颖.档案信息化建设与档案管理的认识与思考[J].科技资讯,2021,19(34):89-91.

[2]李潇.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2021(13):103-104.

[3]杜军.档案信息化建设与档案管理的思考[J].黑龙江档案,2021(03):166-167.

[4]李莹.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].科技风,2021(15):96-98.

[5]符诗晗.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务,2021(10):103+190.

[6]赵津华.档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外,2021(10):13-15.