信息化时代档案管理对策分析

信息化时代档案管理对策分析

黄鹏

黄河水利委员会黄河档案馆，河南 郑州， 450003

摘要：档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，对事业单位的协调、高效运转产生至关重要的作用。随着我国信息化技术的不断发展，档案的信息化管理已经逐步深入各个单位。新中国成立以来，信息化技术不断发展，人事档案管理工作得到了转型升级，切实有效做好该项工作，能够使其人事管理效率和各项管理工作取得更大的发展。

关键词：信息化时代；事业单位；档案管理；管理对策

档案管理不但与事业单位各项工作的开展密不可分，还和人员管理、人事任免等方面挂钩。在这种趋势之下，将档案管理工作落到实处不仅可以提升工作质量，还能促进档案价值的最大化发挥，保障档案信息管理的安全性与完整性。随着信息化时代的来临，档案管理工作经过多个方面的完善与优化，逐步取得一定成就，然而从客观的角度出发来看，此项工作整体效率依然差强人意，要想达到预期目标，仍需加倍努力。

1 档案管理信息化的优势

1.1 档案查询、使用优势

传统的档案信息存储大都以纸质的模式进行传承、存储，档案信息不断的增多，在查找、整合、运用中都存在一定的困难。同时，纸质的档案信息不能够实现共享性，不能满足多部门运用一份档案信息，需要一个部门运用完档案信息之后，才能供另一个部门运用，这不仅使档案管理部门服务工作成果低下，也使其他部门工作效率低下。而建设档案管理信息化，可依据网络平台，在大数据、云计算的支撑下，获取、查阅、分析、共享单位的档案资源，缩减档案多信息资源的管理工作流程及管理人员工作输出的时间值，以档案资源的有效性管理及工作服务成果助力于事业单位的进一步发展。

1.2 实现信息共享

当事业单位档案管理实施信息化之后，仅需提供给使用人员特别的权限就可以在第一时间查询到所需信息。并且，当完成信息化联网建设之后，就能让信息资源达到实时共享的目的，如果有关部门需要对档案资源进行查询，此时仅需要指定的证明材料就能马上得到所需信息。

1.3 让档案管理更为规范化

在以往的、老式的档案管理工作中，由于大部分的档案数据、信息都需要工作人员来填写和录入，但是工作人员之间的个体差异比较大，不同部门的工作人员在填写、审核档案数据信息的时候，存在一定的差异性，最终会影响档案数据信息中整体的内容和格式，无法保证档案数据信息内容、格式的规范化。由此，单位要借助于信息化手段来开展档案管理工作，能够让档案管理更为规范，方便档案信息、资源的统一管理，实现档案信息、资源及时共享。同时，在档案信息化建设、管理中，通过专人专岗的形式，让档案管理更为规范化、系统化。

2 事业单位档案信息化管理工作中存在的问题

2.1 缺乏科学有效的工作标准

尽管目前事业单位对档案管理的信息化都比较重视，但是将信息化技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、档案信息化管理所要达到的具体效果等问题都没有进行仔细的探讨。在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在把信息化技术应用到档案管理时陷入了一定的被动局面。因此，要想改变这种现状，就要建设统一的信息化标准，这样才能促进档案信息的有效共享，提高其利用价值。

2.2 管理人员水平良莠不齐

通过对现阶段事业单位档案管理工作情况进行分析后可知，很多单位并没有将目光放在档案管理工作的开展之上，对于所招聘的档案管理专业人才所设定的薪酬待遇缺乏合理性，也没有定期或者是不定期开展系统性的培训工作，导致管理人员水平良莠不齐。档案管理没有严格依据统一的要求实施，存档分类模糊不清，在查阅过程中既费时又费力，继而导致工作水平大打折扣。不只是这样，事业单位当中的工作人员也存在着流动性强的特点，这样就导致无法在第一时间做好档案交接工作，继而增加档案丢失的次数。除此之外，部分单位为了招揽各种各样的复合型人才，会将职工家属分配到指定的岗位中，但是大部分职工家属并不具备较高的综合能力，也没有参加过专业化的培训，所以在具体工作期间难免无法端正工作态度，继而导致工作效率差强人意。

3 事业单位档案管理信息化建设对策

3.1 重视档案信息安全管理

档案管理信息化在单位工作中运行及建设，重视档案资源的安全性存储及管理工作的开展。（1）依据档案资源存储的安全性设置专门的局域网，单位的外网不可随意的接入，并安装好防火墙，做好数据通信和访问的监控，进而有效的抵御病毒侵袭。（2）提升计算机环境安全防护能力，单位以强有力的软硬件设备，保证计算机系统本身的安全，日常工作中做好计算机病毒的查杀，提升档案管理信息化运行水平。（3）单位档案资源的存储，以档案管理信息化运行为导向，采用档案数据备份技术，确保档案数字化信息能够永久存储。同时为了防止黑客的攻击，采用标签水印技术，一旦档案数据信息被窃取，可进行及时追回，让单位宝贵的档案信息在网络上存储与运用、管理更为安全性。

3.2 引入电子政务，提高业务水平

针对档案管理系统来说，其在现阶段每一个事业单位中均得到了大面积的使用，借助管理系统能够以最快的速度实现档案的登记、归档等，与当前工作节奏相吻合，为档案管理工作顺利实施提供保障。从相关工作者的立场出发，其可以给纸质档案构建与之相匹配的电子档案，旨在演变成“双套制”，继而实现对信息管理网络的科学优化。电子档案存在着较多的优势，比如存储稳定、查询便捷等，深受各大事业单位的热烈追捧。还有很多单位积极引入了以下几种模式：一是大数据；二是云计算，在提升工作质量的基础上，还强化了档案的准确性与安全性。在指定的时间内对管理系统做好升级工作以及维护工作，在第一时间进行漏洞修补，制定出有效的应急方案，以此来迎合档案管理存储的实际需求。

3.3 树立档案信息化管理观念

单位要想取得理想化的档案管理成效，需要树立档案信息化观念，让档案信息化项目能够顺利开展下去。通过在实际工作中的总结、调查可以发现，目前在信息化建设工作中，根本不能展示出一定的功能、作用与优势，档案的存储方式、管理方式较为落后。同时，目前单位中的档案管理人员呈现出分散化的现状，缺乏一定的主观意识和参与意识。因此，一定要让档案管理人员具备较强的信息化管理观念，基于档案查找、档案借还、档案复制、档案传递、档案管理等层面，强化信息化建设，减少人力、物力、财力支出。事业单位要强化对档案信息化建设的教育、宣传，由上到下落实档案信息化建设工作，通过激励、沟通、奖励的方式，让员工深切感受到开展档案信息化建设的迫切性与重要性。在档案信息化建设期间，单位一定要投入更多资金和技术方面的支持，加大基础设备投入，并且要聘请专业人士来负责档案管理与建设工作，相关人员不仅要具备档案管理的工作经验和专业的理论知识，还要能够熟练操作系统软件，这样才能够取得理想化的信息化管理成效。

3.4 建立科学统一的档案管理标准

针对档案管理工作，每个事业单位都有自己的审核过程。想要在管理工作中实现信息化，就要理顺这些管理流程，然后把这些流程统一进行规划，纳入干部人事档案管理信息系统中。信息化管理中每个岗位职务分明，确保档案管理工作的每个环节都能有序进行，进而在工作中不断积累经验，建立科学合理的管理制度，规范档案管理信息化的整个操作过程。

4 结束语

为了促进事业单位档案管理在常规工作期间更加高效地为大众服务，将信息化技术渗透其中不但可以为单位管理提供强而有力的技术保障，还能促进其管理质量与效率的有效提高。本文立足于实际情况，从多个方面围绕着信息化时代事业单位档案管理工作展开论述，并提出合理化建议，旨在加快事业单位发展的脚步。

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