信息化时代企业档案数字化探微

信息化时代企业档案数字化探微

倪沙

中建西部建设股份有限公司 四川成都 610000

摘要：在互联网背景下现代信息技术早已普及，广泛的融入到大家的生活中、工作中，人们享受着信息化时代带来的各种便利。在信息化时代的背景下，档案工作也一步步迈向了数字化的新模式，数字化的模式有利于提高档案工作对企业的价值以及工作的质量。该文将从企业档案数字化出发，探讨企业档案数字化重要意义以及推动策略。

关键词：数字化 档案

习近平总书记曾强调：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展都离不开档案。

伴随着信息技术的快速发展，档案工作从传统工作模式转型升级为档案信息化、档案数字化，已经成为一个企业加强综合竞争力、提高发展质量的重要因素。因此企业必须重视档案数字化转型，以规范化为管理方向，融入企业发展、生产经营中，实现企业档案数字化升级发展。

1.企业档案数字化的意义

在信息化时代带来之前，我国档案管理工作一般采用外延型增长的模式进行，当需要处理的档案信息量变得较大无法及时处理。多数是以增加办公经费、扩充办公人员等办法来处理，导致用人成本、办公成本大幅增加。而在信息化时代到来的今天，把档案数字化应用到档案管理工作中，不仅能有效解决此问题，也能紧跟信息化时代的发展，改变传统的档案工作模式。由于在数字化档案的背景下不再将纸质作为载体，而是通过计算机等电子设备进行读取档案。这样的做法能大大的节省库房面积，减少档案在保管上费用，提升企业的经济效益。同时通过数字化档案管理，在计算机系统中提前对各种资料做好归档分类，在利用时可以快速检索，甚至是能做到全文检索，能大大的提升档案利用的效率。

2.档案数字化存在的问题

目前企业档案数字化有两个老生常谈的问题。首先是在理念上。偶尔会听到“档案无用论”，他们不明白档案数字化、数字档案馆的建立对于企业信息的收集、信息的利用从根本上节约的企业、员工的时间资源等。习近平总书记早就提出过“为党管档”的理论，早已将我们的档案事业提高到了新的台阶；其次是实现档案数字化的资金投入。企业档案数字化建设需要投入较多的资金成本，而且数字档案馆的前期规划、中期实施、后期维护都是与传统档案不一样的，需要人员有较强的前瞻性与学习能力。同时在各个阶段组织人员的保障、设备的更新都有更高的要求。

3.档案管理数字化推动的策略

3.1做好企业档案数字化建设，转变档案管理理念

档案数字化是突破传统档案的管理模式，应充分认识并理解信息化时代下数字化档案工作所带来的意义，积极地迎接信息化时代的到来。

第一，企业的管理者是各项工作开展的指挥者，只有管理者认识到档案工作对企业带来的益处，才能让档案工作走出“边缘化”的怪圈。加大对数字化档案管理的投资力度，及时引进先进的设备和技术来促进档案管理工作的开展。第二，档案管理的员工是数字化档案工作的实施者，档案的数字化转型的每项工作都需要他们来一点点完成。不应受传统档案管理模式的影响，习惯于企业档案工作中的手工管理模式，重收集轻统计轻高效利用。档案管理人员需要充分的意识到数字档案管理的重要性，必须改变思想保持学习的劲头，不断提高档案管理的自觉意识，提升对档案事业的认同感。第三，单位的其他人员是各类档案最原始的“产生者”，是档案资料收集过程中的参与者，也是档案信息化建设成果的使用者。单位的其他人员也是档案的利用者，数字化档案的根本目的就是为了更好的满足利用者的需求。档案管理人员因多与业务部门沟通，了解企业的规划、发展的情况以及利用者们的需求，才能不断的提升档案管理工作的敏感度，进一步促进档案工作的发展。

3.2做好软硬件保障，推进档案数字化转型

伴随着信息技术的普及，数字化转型是在一个企业必须要面对的问题，必须改变传统的模式与思维。根据企业的发展规划，结合本企业档案事业发展的情况，制定符合实际情况的档案工作信息化发展规划，配备先进的管理硬件和软件系统，硬件上要做到实用性、先进性、规范性。通过硬件设备开展的数字化转化档案，必须做到数字影像完整、准确、清晰，符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）的标准质量要求。并在此基础上结合企业实际情况制定企业自身的档案数字操作标准。软件上应做到规范性、开放性、扩展性、安全性。软件的功能上必须符合国家的相关法律法规，以及企业的保密工作需求；软件的设计上应做到页面清晰、功能简洁，便于人员对系统的使用，易于后期对系统的维护；要注重系统的兼容性，做好预留接口包括系统的二次开发、多系统对接等可扩展性问题。为档案软件的高效利用做好准备，同时一定要注意数据的安全性，确保档案数字化财产的安全。

3.3做好数字档案馆建立，实现档案高效快捷服务

建立档案数字化转型的最大要素便是建立数字档案馆。在档案馆中可以通过整理录制以数据库的形式进行存储，改变原有的纸质保存的单一方式。与之前的纸质档案管理相比，数字档案馆的档案管理要有更多优势。一是能够在数字档案馆的基础上建立专题库，对于档案资料分类更加详实；二是能增强档案的服务功能，增强档案查询效率；三是对档案存储空间的扩容，提高档案的信息容量。同样，能快速的完成档案的统计工作加强利用分析。数字档案馆的建立对档案的完整性和实用性有较大的作用。

3.4做好数字档案馆多系统对接，不断丰富馆藏

档案数字化相对于传统的档案相比，在利用的效率上是更上一筹的，但是如果只是单纯的利用，好像数字化档案又失去了部分的光彩，如果从被动的档案利用，转变成主动的档案资源共享。档案资源共享是指存储档案的机构以自己的档案信息库存量为基础，建立档案部门与各业务部门之间的互通、合作等。例如以档案系统为终点对接多个业务系统，由业务部门与档案部门共同梳理系统内有价值的资料，业务系统结束后直接推送归档内容入档案系统。业务系统使用的人就越多，数字档案馆的馆藏就丰富，馆藏的丰富，使用的人就越多，在档案收集的过程也就显得越发的容易，彼此的关系相辅相成。从而形成档案信息资源的信息互通，大大的提升档案服务的质量和效率。但应注意要加强每一个系统的兼容性和互通性，为大数据分析做好最好的准备。

档案信息资源共享不止是企业，可以是行业或者垮行业，可以是多个企业、行业部分或全部非密档案共享。通过档案信息资源网络共享，可以构建一个跨越地区、行业的强大的档案信息资源共享数据库。大大改变了传统档案在利用上对地区、时效上的局限性，实现档案信息的高效利用。

3.5做好企业档案数字化工作，助力档案编研提升

在数字化档案的不断完善下，给档案编研工作提供了便利的条件，例如2020年初新冠疫情的发生，围绕着“抗疫”建设两山医院的企业可以制作抗疫编研，从最开始借阅北京小汤山医院的设计图到两山医院的设计、从指挥单位对项目的分解到各分支项目单位落实要求的文件、从人员调动、物资保障、工程进度保障等，多角度、全方位真是的还原当时两山医院的建设情况。都可以通过数字化后的档案获取，不但可以减少收集和查询耗费的时间，还能更加快捷、高效率地完成档案编研工作，进一步提升了编研的效率。

3.6做好企业档案数字化，加强档案人才培养

要做好档案数字化，必须要加强档案人员对档案数字化的了解，应该定期举办相应职业技能培训，鼓励主动参加以数字化技术为主的培训活动及技能学习中，能够很好地提升档案人员的数字化档案方面的管理技能。另外可以尝试调入信息化部门人员，或者成立以档案部门、信息化部门共同成立的专项小组，由档案部门到信息化部门联合共同完成信息化的建设，在建设中，通过实践的实际操作，可以更加快速的增强档案人员对信息化的掌握能力，既可以提升档案人员的信息技术能力，还能培养拥有为数字化实践能力的档案人员。

3.7做好档案安全体系建设，确保档案安全运行

安全是档案数字化的底线。安全一旦出现威胁将对企业带来不可估量的损失。首先应做好档案安全系统建设，确保档案工作有条不紊的进行。要加强档案安全的监督管理、考核、奖罚措施。在后续的工作中，要根据实际情况不断修订完善规章制度，确保规章制度的落实。并成立档案安全突发事件应急小组，做好突发事件的实战演习，保证面对事件的有效应对。其次要加强档案软件的防护系统，避免黑客的造成的档案财产损失。要保证系统安全维护的资金，要按程序、规定、定期升级计算机病毒特征码、加强入侵检测，确保信息系统的安全。最后应做好信息化环境下的企业数字档案备份工作，防止自然或人为因素出现系统故障，导致企业档案数据的丢失，保障企业数字档案的完整和安全。

4.结论

信息化时代的到来，改变了传统的管理方式、工作模式。信息化时代倒逼着档案事业转型。企业档案数字化是符合信息化时代的发展的。档案数字化转型有利于企业的发展，协助企业提高工作效率，提升企业综合管理水平。

参考文献

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